Zalety archiwum elektronicznego
Zanim przejdziemy do omówienia poszczególnych rozwiązań, zastanówmy się, jakie korzyści niesie elektroniczna archiwizacja dokumentów:
- oszczędność miejsca – w dużych przedsiębiorstwach archiwum zajmuje całe pomieszczenie; przechowywanie plików w chmurze pozwala lepiej zagospodarować dostępną przestrzeń;
- ochrona dokumentów przed fizycznym zniszczeniem – materiałom w formie elektronicznej nie grozi pożar czy zalanie;
- szybki dostęp do akt – za pomocą paru kliknięć można wyszukać potrzebną umowę lub fakturę;
- łatwa organizacja – pliki można segregować według różnych kategorii.
Szereg zalet sprawia, że coraz więcej przedsiębiorstw jest zainteresowanych nowoczesnymi metodami archiwizacji dokumentów.
Skanowanie dokumentów i optyczne rozpoznawanie znaków (OCR)
Zanim papierowe faktury czy umowy trafią do elektronicznego archiwum, należy je najpierw zeskanować. Coraz większą popularność zyskuje również metoda OCR (Optical Character Recognition), czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Najprościej mówiąc, chodzi o identyfikację tekstu w zeskanowanym dokumencie. Dzięki tej technice możliwe jest błyskawiczne wyszukiwanie informacji w pliku. Koniec z czasochłonnym kartkowaniem umów w poszukiwaniu konkretnego paragrafu.
Przechowywanie plików w chmurze
Tak zwana chmura jest obecnie jednym z najpopularniejszych sposobów przechowywania elektronicznych dokumentów. Przedsiębiorcy mają do wyboru kilka bezpiecznych platform. Pliki można otwierać w dowolnym miejscu z dostępem do internetu, a nowoczesne systemy szyfrowania chronią przed nieautoryzowanym dostępem.
Technologia blockchain – bezpieczeństwo na najwyższym poziomie
Blockchain to rejestr zdecentralizowanych plików, które mogą być użytkowane przez grupę wybranych uczestników w bezpieczny sposób. Dane są przechowywane w wielu węzłach, dlatego w razie awarii jednego z nich nie dochodzi do utraty. Co więcej, technologia ta chroni przed manipulacją. Raz zapisany dokument nie może zostać łatwo zmieniony, a każdy dostęp do danych jest monitorowany.
Rola sztucznej inteligencji w archiwizacji dokumentów
Narzędzia AI pozwalają na automatyzację wielu procesów. Algorytmy mogą przypisywać nowe pliki do wybranych kategorii, pomagać w ekstrakcji danych, analizować treść wybranych materiałów czy znajdować i usuwać duplikaty. Zastosowanie wybranych narzędzi opartych na sztucznej inteligencji przyspieszy pracę i usprawni zarządzanie danymi.
Nowoczesne metody archiwizacji dokumentów zapewniają większe bezpieczeństwo i dostępność danych, pozwalają na efektywniejsze zarządzania firmowymi materiałami. Nic więc dziwnego, że cieszą się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców, którzy nie chcą zostać w tyle na tle konkurencji.
