Dokumentacja pracownicza zawiera dane osobowe, dlatego wymaga szczególnego podejścia w kontekście przechowywania. Od 2019 roku akta osobowe można archiwizować w formie papierowej lub elektronicznej, co z jednej strony daje pewną swobodę i elastyczność, z drugiej strony często wymaga udoskonalenia procedur w zakresie bezpieczeństwa.
Jak długo przechowujemy dokumenty kadrowe?
Dokumenty kadrowe na ogół przechowujemy 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Zasada ta dotyczy przede wszystkim pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast akta tych, z którymi nawiązano stosunek pracy między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku, przechowujemy:
- 50 lat – jest to termin ogólny,
- 10 lat – jeśli przekażemy do ZUS niezbędne dokumenty.
Dokumenty pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku przechowujemy 50 lat – tutaj przepisy nie przewidują żadnych wyjątków.
W jakiej formie przechowywać akta osobowe?
Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić elektroniczne teczki pracowników, zatem są też uprawnieni do archiwizacji danych w wersji cyfrowej. Przy czym jest to uprawnienie, a nie obowiązek. Wciąż jeszcze można prowadzić archiwum w formie papierowej. Sporo firm właśnie tak robi, zwłaszcza jeśli może poszczycić się dużą liczbą byłych pracowników.
Na czym polega bezpieczne przechowywanie dokumentów kadrowych?
Bezpieczne przechowywanie to problem, który można rozpatrywać na wielu płaszczyznach. W pierwszej kolejności mówimy oczywiście o ochronie danych osobowych, którymi wręcz przepełnione są dokumenty kadrowe. Trzeba zapewnić im ochronę w taki sposób, aby nie doszło do ich wycieku. Po drugie bezpieczne przechowywanie polega na utrzymaniu dokumentów w dobrym stanie do terminu zapadalności. Nie chodzi wyłącznie o to, aby wypełnić archiwum teczkami, lecz aby z poszczególnych kartek można było odczytać najważniejsze informacje. Papier jest w tym przypadku zawodny – trudno wyobrazić sobie, że przechowywany przez 50 lat pozostanie w stanie nienaruszonym. Dlatego trzeba stosować techniki jego zabezpieczania. Więcej o tym, jak powinno wyglądać przechowywanie dokumentów, możesz przeczytać poniżej https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-kadrowe/.
Zabezpieczenie dokumentów elektronicznych
Kadrowe dokumenty elektroniczne również wymagają zabezpieczeń, jednak od zupełnie innej strony. Ich organizacją zajmuje się firma Rhenus Office Systems Poland. Pełna oferta dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/. Pamiętaj, że jednym z wymogów przechowywania e-teczek pracowników jest ich odpowiednia ochrona przed wyciekiem danych.
