Zatrudnienie pracownika

124Dzięki naszemu, polskiemu systemowi prawnemu, a zwłaszcza Kodeksowi pracy, proces zatrudniania pracownika jest nie lada wyzwaniem pełnym pułapek i wymagającym dużej czujności. Warto od samego początku wypracować sobie pewien schemat, czy procedurę jak to robić. Przygotować dokumenty i szablony „na miarę” swojej firmy.

 

Zacznę od rekomendacji, którą warto wziąć do serca:

Wypracuj procedurę i dokumenty związane z zatrudnianiem pracownika z prawnikiem lub specjalistą w zakresie HR

 

 

 

 

Nie bazuj na internetowych poradach, gotowych wzorach dokumentów, szablonach jednych na każdą okazję. Dokumenty kadrowe czy związane z zatrudnianiem, ich właściwość, sposób archiwizacji są niezwykle ważne i nie można tego robić byle jak i na odczepnego.

Nie znajdziesz w tym wpisie żadnego gotowca, żadnego szablonu umowy ani regulaminu pracy. Takie dokumenty trzeba dobrze przygotować z uwzględnieniem specyfiki firmy i branży. Ja absolutnie nie czuję się specjalistą w tym zakresie i nie podam żadnych gotowców. Dzisiaj zajmę się tylko informacjami ogólnymi, pewnego rodzaju drogowskazem, ale tę drogę musisz pokonać sam w towarzystwie specjalisty.

 

 

Są różne formy zatrudnienia. Głównie dzielą się na dwa rodzaje:

  • umowy o pracę – których zasady i warunki zawarcia czy przebiegu reguluje kodeks pracy (w tym głównie: umowy o pracę na czas określony, umowy o pracę na czas nieokreślony, umowy na zastępstwo)
  • umowy cywilno-prawne – podlegające uregulowaniom kodeksu cywilnego ( w tym głównie: umowy zlecenie, umowy o dzieło, umowy o współpracy z jednoosobową działalnością gospodarczą)

Nie będę się tutaj zajmowała kwestią, która z tych form jest bardziej opłacalna dla pracodawcy. W sieci można znaleźć wiele takich kalkulatorów i wyliczanek, jakie wynagrodzenia, jakie składki, jakie podatki, ile na rękę, itd.

 

Każda z powyższych form zatrudnienia ma swoje plusy i minusy i każda jest tak naprawdę dedykowana do innego charakteru pracy jaką wykonywać ma pracownik. Ogólne zalecenia i zasady wyglądają jak poniżej:

 

  1. umowy o pracę na czas określony często stosuje się dla okresu próbnego, zatrudnienia sezonowego lub w celu prowadzenie określonego w czasie ale długotrwałego projektu wymagającego zatrudnienia w pełnym lub znacznym wymiarze godzin (na przykład budowa biurowca, autostrady);
  2. umowę o pracę na czas nieokreślony podpisujemy z pracownikiem, z którym chcemy związać się na dłużej, od którego wymagamy lojalności, związania z firmą, na stanowisku, które w firmie będzie przez długi czas i/lub związane jest z istotnym dla firmy i jej zysków obszarem;
  3. umowę zlecenie podpisuje się w przypadku krótkotrwałych prac, zadań, zleceń, kiedy potrzebujemy „dodatkowych rąk do pracy” czy kompetencji na pewien okres czasu. Nie zależy nam na lojalności pracownika i nie jest nam potrzebna ścisła kontrola nad wykonywanymi zadaniami. Najczęściej nie są to też zadania czy projekty kluczowe dla istnienia czy rentowności firmy;
  4. umowa o dzieło dotyczy prac o charakterze autorskim, napisanie oryginalnego tekstu, tłumaczenie, przygotowanie i wygłoszenie dużej prezentacji lub wykładu, przygotowanie autorskiej strategii rozwoju firmy. Umowa o dzieło może być podpisana podczas programu doradczego zakończonego raportem lub autorskiego szkolenia przygotowanego specjalnie dla danej firmy. W przypadku takiej umowy nie może być żadnej wątpliwości, że powstaje unikalne dzieło, które pozostaje na całkowity użytek zleceniodawcy.
  5. umowa o współpracy z jednoosobową działalnością gospodarczą (w tym umowy agencyjne) dobrze sprawdzają się przy zatrudnianiu samodzielnego specjalisty odpowiedzialnego za efekt i rozliczanego z rezultatu. Świetnym przykładem są agenci, pośrednicy, handlowcy, których wynagrodzenie jest zmienne i zależne od uzyskanego przez firmę przychodu, zysku, nowych klientów, kontraktów, itp. Taki współpracownik jest niezależny od struktury firmy, nie podlega kodeksowi pracy, może wykonywać pracę dla innych podmiotów pod warunkiem nie naruszania zasad poufności i zakazów konkurencji, niejednokrotnie samodzielnie pokrywa i rozlicza koszty swojej działalności, jak również ponosi jej ryzyko.

 

Rzeczywistość bywa daleka od opisanych powyżej zasad, wiem o tym, jednak jako etyczny przedsiębiorca postępuję zgodnie z nimi i to doradzam innym. Takie zasady są zdrowe, właściwe, etyczne i nie narażają pracodawcy na kłopoty w razie kontroli.

 

Bez względu na to jaki typ umowy zawieramy z pracownikiem wzory umów funkcjonujące w danej firmie powinny być przygotowane przez prawnika z pełnym uwzględnieniem obowiązujących regulacji prawa, w tym dotyczących danej branży, czy specyfiki branży. Jeszcze raz przestrzegam przed podpisywaniem umów ściągniętych jako gotowe szablony z sieci.

 

Bezwzględnie pracownik pojawiający się w pracy powinien otrzymać i podpisać umowę w takiej czy innej formie najpóźniej pierwszego dnia pracy. Umowy takie można podpisywać z wyprzedzeniem, czyli przed rozpoczęciem pracy, przy czym należy wyraźnie zaznaczyć kiedy rozpoczyna się stosunek pracy czy od kiedy zaczyna obowiązywać umowa cywilno-prawna.

 

W przypadku umów cywilno-prawnych nie ma specjalnych wymagań dotyczących potrzebnych podczas zatrudniania dokumentów, oczywiście nie licząc wymagań branżowych, certyfikatów umożliwiających podjęcie danej pracy, czy zaświadczeń. Prawnik z pewnością przygotuje odpowiednią listę takich dokumentów.

 

Niezwłocznie po stawieniu się pracownika do pracy

W chwili kiedy pracownik stawi się do pracy we wskazanym miejscu i bez względu na formę zatrudnienia pracownik powinien otrzymać:

  • umowę do podpisania, czas na zapoznanie się z nią (w przypadku skomplikowanych umów i warunków pracy proponuję przedstawić projekt umowy kandydatowi wcześniej, tak aby miał czas na zapoznanie się z nią, wyjaśnienie niepewności, czy nawet ponegocjowanie warunków, lepiej nie zostawiać tego na pierwszy dzień pracy)
  • zakres obowiązków, działań, oczekiwany efekt projektu, itp.
  • narzędzia i instrukcje niezbędne do wykonania zadania czy wykonywania pracy,
  • wszystkie wymagane dokumenty z jakimi powinien się zapoznać lub podpisać (dotyczy w głównej mierze pracowników zatrudnianych na umowach o pracę),
  • regulaminy wewnętrzne, zasady i procedury jakie na danym stanowisku lub wykonując dane zadania winien znać pracownik,
  • kontakty do osób, z jakimi będzie współpracował.

 

Umowy o pracę:

W przypadku umów o pracę podstawowymi i w większości przypadków niezbędnymi dokumentami jakie muszą być podpisane i dostarczone przez pracownika są:

  1. umowa o pracę;
  2. dokładnie wypełniony kwestionariusz osobowy;
  3. kopie świadectw kwalifikacji ogólnych i specjalistycznych;
  4. kopie świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy (do naliczenia urlopu i świadczeń);
  5. kopia dyplomu lub świadectwa ostatnio ukończonej szkoły;
  6. oświadczenie pracownika PIT-2 dla celów obliczania podatku;
  7. oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminami pracy i wynagradzania;
  8. zaświadczenie z poprzedniego zakładu pracy o wysokości podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w bieżącym roku (nie dotyczy osób zatrudnionych na początku roku kalendarzowego);
  9. oświadczenie o zamiarze wykorzystywania zwolnienia od pracy przewidzianego Kodeksem pracy art. 188 (dni opieki nad dziećmi do lat 14);
  10. deklarację przystąpienia do grupowego ubezpieczenia pracowniczego (dobrowolnie);
  11. oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku w zakresie związanym ze przetwarzaniem i gromadzeniem danych obowiązującym w firmie (np.: na potrzeby ubezpieczeń, dodatkowych świadczeń zdrowotnych, koniecznych do wyrabiania dokumentów podróżnych takich jak wizy, itp.);
  12. oświadczenie o zapoznaniu się z polityką bezpieczeństwa;
  13. oświadczenie o zapoznaniu się z zagrożeniami i ryzykiem zawodowym na danym stanowisku pracy.

 

W terminie najpóźniej do dwóch tygodni od rozpoczęcia pracy Pracownik jest obowiązany zrealizować:

  1. Lekarskie badania wstępne (i dostarczyć zaświadczenie)
  2. Szkolenie wstępne BHP ogólne i stanowiskowe.

Wstępne badanie lekarskie oraz szkolenie BHP winno odbyć się na koszt i za skierowaniem pracodawcy. Jeżeli pomimo wystawionego skierowania pracownik nie odbędzie szkolenia czy nie podda się badaniom pracodawca nie może dopuścić go do wykonywania obowiązków i ma prawo rozwiązać z nim umowę o pracę.

 

Podpisane przez pracownika oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania oznacza, że taki regulamin w firmie winien być i najlepiej jak będzie przygotowany przez prawnika lub specjalistę w zakresie HR z uwzględnieniem specyfiki firmy i branży, a przede wszystkim przepisów prawa.

 

Jak widać powyżej pośród obowiązkowych dokumentów nie ma zakresu obowiązków. Prawo nie narzuca w tym zakresie formy pisemnej. Oczywiście jest ona niezwykle użyteczna, jednak z punktu widzenia przepisów prawa można zapoznać pracownika z obowiązkami słownie. U nas w firmie funkcjonują opisy stanowisk, które są szersze niż zakresy obowiązków. We wpisie na temat rekrutacji pisałam o tym jak stworzyć taki opis stanowiska.

 

Oczywiście poza dokumentami na początku okresu zatrudnienia należy zapewnić pracownikowi miejsce do pracy, dostęp do toalety, wody bieżącej itd. Wydaje się to być oczywistością, jednak zdarzają się zaniechania w tym zakresie.

 

Teczka osobowa

Prawo nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem w specjalnych teczkach osobowych, które przechowywane mają być w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieupoważnionych do danych i dokumentów w niej zawartych. W praktyce oznacza to, że teczki powinny znajdować się w kasie pancernej lub zamykanej szafce w zamykanym pomieszczeniu z kontrolą dostępu.

Jeżeli firma przechowuje dane pracowników na serwerze firmy to również odpowiedzialna jest za bezpieczeństwo tych danych.

Dobrze jest ustalić z prawnikiem czy doradcą w zakresie HR jak powinny wyglądać i jakie dokumenty zawierać teczki osobowe.

Teczka osobowa ma 3 części.

Poniżej podaję przykładowy skład teczki osobowej:

A) w części A znajdują się dokumenty związane z okresem przed zatrudnieniem pracownika w danej firmie:

  • kopie świadectwa z ostatniego miejsca zatrudnienia
  • kopia dyplomu ukończenia szkoły
  • zaświadczenie lekarskie przed rozpoczęciem pracy

B) część B zawiera dokumenty związane z aktualnym zatrudnieniem

  • podpisana umowa lub umowy o pracę,
  • kwestionariusz osobowy,
  • porozumienia zmieniające warunki zatrudnienia i wszelkie zmiany dotyczące umowy o pracę
  • oświadczenia pracownika,
  • badania lekarskie w trakcie okresu zatrudnienia,
  • nagrody, upomnienia, nagany,
  • poświadczenia odbytych szkoleń, w tym BHP,
  • regulamin pracy, regulamin wynagradzania, inne regulaminy

C) w części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy

  • wypowiedzenie umowy o pracę,
  • porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę,
  • zaświadczenie o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy
  • obiegówka, karta odejścia pracownika, itp.
  • inne porozumienia z pracownikiem podpisane podczas okresu wypowiedzenia,
  • świadectwo pracy.

 

Wdrażanie

Człowiek rozpoczynający nową pracę jest w stresie. Wszystko jest dla niego nowe, każdy jest zagadką. Inni współpracownicy, klienci i Ty jako szef, czy właściciel firmy. Nie zna zasad pracy, standardów, narzędzi, może nie znać maszyn, wyposażenia, czy oprogramowania. Nie ma pojęcia o panujących w firmie zwyczajach, czy kulturze organizacyjnej. Bywa, że w pierwszych dniach pracy uruchomienie czajnika w kuchni może być problemem. Każdy z nas inaczej reaguje na zmianę, a nowy pracownik jest w procesie zmiany. Trzeba wykazać dużo zrozumienia takiej osobie i cierpliwości, co czasami nie jest takie łatwe. Złościmy się lub nasi ludzie, bo znowu trzeba to samo powtarzać, bo przecież już mu wszystko było tłumaczone a on nic nie kuma. Bo przecież to jest proste jak drut i powinien sam wiedzieć zamiast o wszystko pytać po kilka razy dziennie. Poza tym sami mamy swoją robotę. Nasze zniecierpliwienie, w pewnym stopniu uzasadnione, zwiększa stres nowego pracownika, zaczyna on lub ona we wszystkim się gubić, zapomina, wykonuje zadania na opak.

Chcąc oszczędzić sobie zdenerwowania i jemu również, dobrze jest zrobić dwie rzeczy:

  1. zaplanować proces wdrażania – kto, co, kiedy ma pokazać, przekazać, poinstruować, jakie nowy pracownik ma dostać dokumenty, jakie schematy, narzędzia, wiedzę i od kogo;
  2. określić osobę lub osoby odpowiedzialne za wdrożenie nowego pracownika na każdym etapie;
  3. poświęcić na to czas swój lub zorganizować tak pracę osób zaangażowanych we wdrożenie aby oni mieli na to czas.

Im lepiej przyłożymy się do procesu wdrażania pracownika tym szybciej zacznie on być efektywny dla firmy.

Nie zapominajmy również o odpowiedzialności samego zainteresowanego, czyli pracownika za jego proces wdrażania. Jemu również powinno zależeć na tym aby jak najszybciej wejść w rytm pracy i stać się efektywnym i potrzebnym firmie pracownikiem. Sam musi się przyłożyć do szkolenia, słuchać instrukcji, dopytywać, dowiadywać, może nawet uczyć się wieczorami. Nie chcemy zatrudniać osób niesamodzielnych i takich, które trzeba będzie prowadzić za rękę przez długi czas, z drugiej strony musimy mieć pewność, że pracownik na okresie próbnym otrzymał pełną wiedzę, instrukcje i narzędzia potrzebne do właściwego wykonywania pracy. Tylko wtedy możemy z czystym sumieniem pod koniec okresu próbnego określić, czy chcemy go zostawić w naszej firmie. Dopiero wtedy jesteśmy w stanie ocenić jego kompetencje, zaangażowanie, samo motywację, poziom samodzielności i odpowiedzialności.

Do tego tak naprawdę służy okres próbny.

 

Okres próbny

Jest to czas próby i nie należy z niego rezygnować. Okres próbny jest i dla pracodawcy i dla pracownika. Obie strony testuję i sprawdzają, obie podejmują decyzję i mają do niej takie same prawa.

Czy okres próbny musi trwać 3 miesiące? Nie, nie musi. Może trwać nawet rok. Może jeden miesiąc. To wszystko zależy od specyfiki firmy, branży, stanowiska lub rodzaju powierzonych zadań.

Pracownik na początku okresu próbnego ma prawo nie wiedzieć, pomylić się, nie ogarnąć. Jeszcze raz zaznaczę, że często na okresie próbnym, a zwłaszcza w pierwszych dniach pracy każdy może działać poniżej jego możliwości i kompetencji.

Warto rozmawiać z takim pracownikiem, pokazywać, co było nie tak i sprawdzać czy weryfikuje swoje błędy, czy je naprawia i nie popełnia więcej. Warto dawać jak najwięcej instrukcji, być może nawet kilka razy o tym samym.

 

Wszystko to o czym tutaj napisałam to ogólny zarys. Jeszcze raz zaznaczę, że warto w sprawach pracowniczych, czy związanych z zatrudnianiem, czy z przebiegiem pracy konsultować się ze specjalistą, jeżeli się nim samemu nie jest. Ja nim z pewnością nie jestem i również korzystam z takiej pomocy.

 

Pozdrawiam,

[email protected]