Rekrutacja w małej firmie – rozmowa kwalifikacyjna

 

roz2Proces rekrutacyjny jest jak gody. Kandydat stroszy piórka, wypina pierś i próbuje uwieść pracodawcę. Cv, listy motywacyjne, referencje są preludium do tańca godowego, a rozmowa kwalifikacyjna jest jego zasadniczą odsłoną.

 

Zasadnicza część uwodzenia odbywa się na rozmowie kwalifikacyjnej. Jak prowadzić rozmowę aby wybrać właściwą osobę? Jak wyczuć kandydata? O co pytać? Jak się zorientować czy on się sprawdzi? Chciałbyś dostać konkretne odpowiedzi? Gotowe recepty? Niestety mam złą wiadomość.

 

 

Jak myślisz? Dlaczego wielkie korporacje mają tak długotrwałe i skomplikowane procesy rekrutacyjne? Z jakiego powodu poddają tych biednych kandydatów wycieńczającym umysł testom, wywiadom, wielokrotnym rozmową z różnymi ludźmi, narażają ich na tygodnie stresu, godziny przepytywań, minuty prawdziwych vivi sekcji? No właśnie dlatego, że nie ma gotowych recept. Ja też jej nie podam na ten temat jak poprowadzić rozmowę kwalifikacyjną. Gdybym to zrobiła byłabym nieuczciwa. Jedynie mogę podać wskazówki, pewien drogowskaz, coś co ułatwi i zwiększy szanse na znalezienie właściwej osoby do pracy.

 

Każdy kandydat jest inny, każda rozmowa jest inna nawet jeżeli rekrutujemy na to samo stanowisko, mamy je dobrze opisane i wiemy jak powinien wyglądać idealny kandydat.

 

Stres kwalifikacyjny

W przypadku rozmowy kwalifikacyjnej mamy do czynienia z żywym człowiekiem, z jego emocjami i co tu kryć, z jego stresem. Większość kandydatów na rozmowie jest zestresowanych w większym czy mniejszym stopniu. Niewielu z nas w stresie jest w stanie w pełni wykorzystać swoje możliwości, pokazać się z jak najlepszej strony, zaprezentować w pełni swoje kompetencje. Na dodatek tak jak każdy ma inny próg bezpieczeństwa, po jakim zaczyna się stres, tak samo każdy z nas inaczej na stres reaguje. Jedni są nadmiernie pewni siebie i nadrabiają miną a nawet pewną pychą, a inni zamykają się w sobie. Jak w takim razie naprawdę zorientować się czy na rozmowie jest dana osoba ze swoimi kompetencjami, czy tylko gównie ze stresem?

 

Tak jak specjaliści uczą kandydatów jak pisać cv, również uczą jak zachowywać się, jak odpowiadać na rozmowie kwalifikacyjnej. Z jednej strony większość z tych doradców krzywdzi swoich klientów, podpowiadając im podawanie opowieści czy odpowiedzi nieprawdziwych, sztucznych, wydumanych. Opierając się na dobrym założeniu czynią dużą szkodę. Kiedy rozmawiasz z kandydatem dość szybko usłyszysz jak recytuje nie swoją kwestię. Odpowiada tak jak został nauczony lub mu podpowiedziano, a nie zgodnie ze sobą. Z drugiej strony taki doradca obniża stres. Kandydatowi przychodzącemu na rozmowę wydaje się, że jest do niej dobrze przygotowany, więc może poczuć się odrobinę bardziej komfortowo.

 

Powiesz, że są tacy, którzy czują się jak ryba w wodzie w stresie i stres zwiększa ich efektywność. Tak, są tacy, sama do nich należę. I wiem jaką cenę się płaci za taką efektywność i jaki jest potem dyskomfort po zakończeniu rozmowy i po tym jak stres minie. Poza tym wysoka efektywność nie musi oznaczać pełnej szczerości i otwartości.

 

Zadbaj o atmosferę na rozmowie

Jeżeli chcesz naprawdę poznać tego człowieka, chcesz aby mówił prawdę o sobie i swoich kompetencjach, to staraj się obniżyć stres u swojego rozmówcy. Twoja sroga mina, napięte mięśnie twarzy, ściągnięte brwi a spod nich groźny wzrok nie pomogą w uzyskaniu rzetelnej informacji o kandydacie. Nie ma powodu robić z siebie bardziej mądrego i bardziej ważnego szefa niż to konieczne. Srogim szefem jeszcze zdążysz być. Na rozmowie okazuj kandydatowi życzliwość, wyrozumiałość i ludzkie traktowanie, a masz większe szanse, że zacznie on być sobą, a nie będzie próbował ogarnąć stres lub nie będzie nadmiernie robił przedstawienie. Przeprowadziłam setki rozmów kwalifikacyjnych i nauczyłam się, że luźniejsza atmosfera, uśmiech, drobne odsłonienie siebie (przyznanie przed kandydatem, ze jestem zmęczona, albo głodna i stąd moja skwaszona mina), drobny żart (najlepiej z siebie lub własnej firmy) lub delikatny komplement (na temat butów, torebki, u kobiety, samochodu lub zegarka u mężczyzny) pozwolą zmniejszyć dystans i rozluźnić atmosferę. Nie bój się tego. To jest Twoja firma, Twoja rozmowa, jeżeli rozluźnienie atmosfery spowoduje, że rozmowa potoczy się w nieprawidłowym kierunku to zawsze możesz ją zakończyć, przerwać i wszystko inne. To Ty jesteś u Siebie i ustalasz warunki. Im bardziej obniżysz stres kandydata tym większe szanse, że przestanie stroszyć piórka i zobaczysz jego prawdziwą postać.

 

Przedstaw firmę i stanowisko

W zasadzie kandydat wie gdzie przyszedł i na jakie stanowisko aplikuje. Być może nawet wyszukał w google’ach wszystkie dostępne na Wasz temat informacje, wyuczył się na pamięć zawartości Waszej strony. Tym nie mniej opowiedz czym zajmuje się firma i na jakie stanowisko szukasz pracownika. W dużym ogóle powiedz na czym miałyby polegać obowiązki. Jedynie w dużym ogóle. Na tym etapie nie wchodź na szczegóły (a już na pewno nie o wysokości wynagrodzenia), bo potem kandydat będzie opowiadał o tym co Ty chcesz usłyszeć a nie o swojej historii, lub będzie ją dostosowywał do tego co usłyszał na początku. Przedstawienie firmy i stanowiska będzie dobrym wstępem do rozmowy.

 

Pytania

Kolejny problem w rozmowie to o co pytać, bo że pytania mają być otwarte, to każdy wie. Ale o co pytać? Większość kandydatów przygotowuje się tak czy inaczej do rozmowy, być może jest to kolejna rekrutacja, w jakiej bierze udział w tym miesiącu. Być może odpowiadał już na dziesiątki pytań. Z pewnością na te w stylu:

 

Co pan wniesie do naszej organizacji?

 

Jakie są pana największe sukcesy/porażki?

 

Co pana motywuje do pracy?

 

ma dokładnie wyuczone odpowiedzi i zna je jak drugoklasista pacierz.

 

To o co pytać?

  1. O doświadczenia – czym się zajmował, co robił. Dopytaj o szczegóły. W przypadku sekretarki do prowadzenia biura w małej firmie określenie, że kandydatka w poprzedniej firmie przygotowywała umowy z kontrahentami nic nie znaczy. Równie dobrze przygotowywanie umów mogło polegać wydrukowaniu tekstu, przybiciu pieczątek, podsunięciu szefowi do podpisu i odesłanie do kontrahenta, jak również na negocjowaniu i ustalaniu z drugą stroną warunków umownych zawartych w umowie, czy redagowaniu jej treści. Dowiedz się na czym polegała dana czynność. Jeżeli szukasz samodzielnego handlowca, to potrzebujesz kogoś kto nie tylko umie budować relacje z klientem, zna techniki sprzedaży, ma w niej doświadczenie, ale również kogoś kto potrafi przygotować profesjonalną ofertę, może nawet przetargową, wie jak stworzyć proste narzędzie marketingowe, jak zbudować przekaz i jak zdefiniować produkt. Być może samodzielnie fakturował i ustalał warunki dostawy. Prawdopodobnie w Twojej firmie handlowiec musi umieć więcej niż samo sprzedawanie.
  2. O kompetencje – o to możesz pytać w sposób pośredni i bezpośredni. Jeżeli chcesz poznać znajomość języka angielskiego to przejdź na angielski w trakcie rozmowy. Jeżeli chcesz poznać znajomość danych przepisów to zapytaj o konkretny przepis. Rozmawiasz z tokarzem, pokaż mu jakiś wyrób i zapytaj jak by to zrobił. Daj kandydatowi problem do rozwiązania. Handlowca zapytaj jak poradziłby sobie z jakąś sytuacją z klientem. Pytaj o produkty konkurencji, o znajomość konkretnych produktów lub konkretnych klientów. Kierowcy zapytaj ile lat jeździ zawodowo samochodem i ile tysięcy kilometrów przejechał. Księgowej zapytaj o znajomość przepisów nie tylko podatkowych i rachunkowych ale również kodeksu pracy, bo prawdopodobnie w Twojej firmie będzie potrzebna taka wiedza.
  3. O definicje – dowiedz się od kandydata jak on rozumie pewne pojęcia. Czym jest dla niego profesjonalizm, kim jest dobry klient, czy nawet dobry szef. Na czym, według niego, polega sprzedaż, marketing, zarządzanie. Zapytaj o definicje funkcjonujące w Twojej branży, sprawdzisz kompetencje i dowiesz Cię, czy kandydat faktycznie wie o czym mówi i czy to zgadza się z twoimi definicjami.
  4. O zachowanie – zapytaj jak by się zachował, co by zrobił w hipotetycznej sytuacji. Tylko nie pytaj jak reaguje na stres, bo dobrze wyszkolony kandydat odpowie, że świetnie, że stres go motywuje. Opowiedz prawdziwą lub wymyśloną historyjkę z trudną sytuacją jaka może zdarzyć się na danym stanowisku pracy i poproś aby kandydat powiedział jak by sobie z tym poradził, jak by zareagował, co zrobił.
  5. O zainteresowania – to pytanie pozostawiam do Twojej decyzji. Osobiście nie mam potrzeby pytania o takie rzeczy. Nie mają większego wpływu na wykonywanie pracy, no chyba, że hobby i pasja mogą w tym przeszkodzić. Po kimś kto w cv wpisał, że jest himalaistą czy alpinistą raczej należy się spodziewać, że będzie znikał na całe tygodnie z roboty. Koniecznie trzeba o to dopytać na rozmowie. Jednak kiedy w cv mamy standardowo: jogging, narty, piłka nożna to nie powinno przeszkadzać w wykonywaniu obowiązków.
  6. O powody dla jakich chce zmienić pracę, lub szuka jej w takim miejscu jak Twoja firma – odpowiedzi na to pytanie bywają czasem tak zaskakujące i jednocześnie wiele wyjaśniające. Osobiście polecam zadawanie takiego pytania.
  7. O warunki – takie jak oczekiwane wynagrodzenie, okres wypowiedzenia lub termin w jakim mógłby podjąć pracę. Nie radzę komentować ani ustosunkowywać się do zaproponowanej kwoty wynagrodzenia. Nie teraz, no chyba, że wiadomo już, że nie jest to preferowany kandydat. Wtedy aby „nie robić mu nadziei” możemy rzucić od niechcenia: „za dużo”. Zapytaj czy są jakieś dodatkowe uwarunkowania, czy chce coś powiedzieć, dodać, o czymś uprzedzić (na przykład zdarza się, że pracownik podczas rozmowy o pracę wie, że za dwa miesiące będzie musiał iść na zaplanowany zabieg chirurgiczny lub wykupił już wakacje dla całej rodziny. Powinieneś o tym się dowiedzieć podczas procesu rekrutacji. Jeżeli kandydat ukryje takie informacje, to najlepiej o nim nie świadczy. Jeżeli, nie daj Boże, dowiesz się o czymś takim podczas podpisywanie umowy o pracę, to lepiej jej nie podpisywać.

 

W miarę możliwości dobrze jest utrzymać wyżej opisaną kolejność pytań. Nie zaczynaj od definicji, oczekiwanych warunków, czy, nie daj Boże, od światopoglądu na początek rozmowy. W sytuacji wysokiego stresu w jakim jest kandydat na początku rozmowy wejście na tematy „trudne” i wrażliwe” może utrudnić rozmowę.

 

O co nie pytać:

  1. o doświadczenia niezgodne z prawem;
  2. kobiet o to czy mają zamiar być w ciąży;
  3. o tzw.: dane wrażliwe;
  4. o poglądy, wyznanie, orientację seksualną, choroby.

 

Przynajmniej nie bezpośrednio. Możesz tak pokierować rozmową, że kandydat, który poczuje się swobodnie na rozmowie sam Ci to powie. Jednak nigdy nie możesz mieć pewności, czy usłyszałeś prawdę, więc zadawanie takich pytań w zasadzie nie ma uzasadnienia. Poza tym może zostać źle odebrane i nawet narazić nas na przykre sytuacje, łącznie z podejrzeniem o mobbing, dyskryminację, itp. Co do ewentualnych chorób to i tak kandydat musi przejść badania lekarskie przed rozpoczęciem pracy.

 

Wyjaśnianie pytań

Zdarza się, że trzeba kandydatowi wyjaśnić pytanie, doprecyzować, opowiedzieć w jakim celu o to pytasz. Podczas rozmowy kandydaci często mają kłopot ze zrozumieniem pytań. Czują się niepewnie lub wietrzą podstęp. Są nieufni, często mają gonitwę myśli. Staraj się mówić jasno, wyraźnie, budować proste zdania. Jeżeli widzisz niepewność w oczach rozmówcy, „zawiesza się” lub błądzi z odpowiedzią i mija się z pytaniem, to doprecyzuj. Nie zakładaj, że nie odpowiada, bo chce oszukać. Nie odpowiada bo prawdopodobnie nie rozumie pytania albo nie rozumie po co zostało ono zadane. Wyjaśnienie pytania, doprecyzowanie i podanie celu w jakim je zadajesz poprawi atmosferę na rozmowie, poprawi komfort kandydata i zwiększy szansę na uzyskanie prawdziwej odpowiedzi, zgodnej z poglądami, wiedzą i doświadczeniem Twojego rozmówcy a nie z tym co on uważa na temat tego co chcesz usłyszeć. Oczywiście, że nie ma potrzeby tłumaczyć się z każdego pytania. Wystarczy zrobić to raz, czy dwa podczas rozmowy, a zobaczysz, że zdziała cuda. Zaczniecie się lepiej rozumieć, a odpowiedzi będą szczere i głębsze.

 

Słuchaj, pracodawco, słuchaj i notuj

Miej uszy i oczy szeroko otwarte. Nie zastanawiaj się nad tym co sam za chwilę powiesz, nie szykuj kolejnego pytania, tylko słuchaj. Dobrą pomocą jest przygotowana wcześniej lista pytań, które chcesz zadać. To pomoże usystematyzować rozmowę i nada jej właściwy kierunek. Uważnie słuchaj tego co jest mówione. Staraj się usłyszeć więcej, nawet to co nie jest powiedziane. Jeżeli masz wrażenie, że kandydat jest niespójny, co innego mówi, a co innego okazuje lub podaje sprzeczne informacje, to dopytaj. Dowiedz się, czy dobrze zrozumiałeś. Czasami trzeba zadać tak zwane pytanie upewniające: „czy chce pan powiedzieć, że…?”, „Czy mam rozumieć, że…?”

Podczas rozmowy rób notatki. Po kilku rozmowach jednego dnia, czy kilkunastu w tygodniu nie będziesz już pamiętał co w danym kandydacie było ciekawego a co powodowało zapalenie się czerwonej żarówki w Twoje głowie. Zapisuj wrażenia, odpowiedzi, dane. Możesz nawet nadawać ratingi kandydatowi. Ten na sześć, a ten na trzy. Cokolwiek chcesz, byle tylko notować.

 

Efektywnie i nie tylko

Spotkałam się ostatnio z teorią, że do zespołów należy zatrudniać osoby o zupełnie innym światopoglądzie, sposobie bycia, temperamencie, doświadczeniach niż my lub inni członkowie zespołu. Takie podejście wzbogaca zespół. Bez wątpienia, nadaje mu wielo-wymiarowości, pozwala dojrzeć więcej, szerzej, zwiększyć efektywność. Wszystko to prawda i z pewnością się sprawdza w dużych zespołach. Jednak na co dzień, do pracy w małej firmie, w kliku a nawet paroosobowym zespole nie wyobrażam sobie dużej efektywności z osobą, która zupełnie nie pasuje do reszty, jest inna pod każdym względem. Taki eksperyment raczej się nie uda. W małej firmie musimy czuć chemię ze swoimi pracownikami, musi nam być ze sobą dobrze, a nie tylko efektywnie.

 

Pozwól na zadawanie Ci pytań

Zachęcaj do tego, powiedz sam z Siebie o tym czym zajmuje się firma, opowiedz o warunkach zatrudnienia, okresie próbnym, dodatkowych świadczeniach, nawet jeżeli kandydat o to nie zapyta, to pod koniec rozmowy powinien o nich usłyszeć o ile wcześniej nie został przez Ciebie wyeliminowany. Kandydatowi, którego masz zamiar odrzucić nie przekazuj zbyt wielu szczegółów.

 

Pracodawco, Ty też jesteś na rozmowie kwalifikacyjnej

Jeżeli uważasz, że rozmowa kwalifikacyjna i uwodzenie nie dotyczy Ciebie, to się mylisz. Kandydat musi „kupić” Ciebie tak jak Ty „kupujesz” jego. Kiedy masz na rozmowie dobrego pracownika, wartościowego, odpowiadają Ci jego kompetencje, doświadczenia, rozumiecie się w lot, wiesz, że pomoże Twojej organizacji wznieść się na szczyty, toś szczęściarz. Taki kandydat to złoto. Nie możesz tego zmarnować. Pokaż mu korzyści jakie odniesie z pracy dla Ciebie, niech to się stanie jego pragnieniem. Niech zacznie o tym marzyć. Zmotywuj go do przyłączenia się do Twojego zespołu. Tylko rób to uczciwie. Nie obiecuj czegoś co nie jesteś w stanie dostarczyć. Jeżeli wiesz, że czasami będzie trudno, a może nawet bardzo trudno to powiedz mu o tym, uczciwie. Powiedz również o spodziewanych nagrodach. Powiedz na czym będzie polegała praca i zakresy odpowiedzialności, jakie będą cele i jakie oczekiwania. Uczciwie. Jeżeli ściemnisz na rozmowie, to pracownik szybko dozna rozczarowania i się zwolni.

 

 

No dobra, było o tym jak prowadzić rozmowę ale którego kandydata wybrać?

Mam dla Ciebie dwie ważne wiadomości:

 

Kandydat idealny praktycznie nie istnieje

 

Prawdziwą wartość kandydata poznasz dopiero wtedy, kiedy trochę w firmie popracuje

 

 

Więc kogo zatrudnić? Jak wybrać najbardziej optymalnego pracownika spośród tych, z którymi rozmawialiśmy? Sprawdzać referencje czy nie sprawdzać? Kiedy przeprowadzać i czy w ogóle kolejne rozmowy z kandydatami? Co to list intencyjny i z czym się wiąże? Jak powinien wyglądać list intencyjny?

O tym wszystkim następnym razem. To jeszcze nie koniec procesu rekrutacji.

 

Do zobaczenia,

Kasia