Rekrutacja w małej firmie – rozmowy kwalifikacyjne zaliczone i co dalej?

signature2Proces rekrutacji w małej firmie nie zaczyna się w momencie publikacji ogłoszenia ani nie kończy w momencie wyboru kandydata.

 

W poprzednich wpisach o rekrutacji w małej firmie (wstęp do rekrutacji i o rozmowie kwalifikacyjnej), pisałam o tym jak przygotować opis stanowiska, na co zwracać uwagę czytając aplikacje i jak prowadzić rozmowę kwalifikacyjną. Teraz czas odpowiedzieć na pytanie jak wybrać najlepszego kandydata?

 

Kandydat idealny

 

Pisałam już poprzednio, że kandydat idealny nie istnieje. Mało tego, często trudno jest porównać jednego kandydata do drugiego. Działy HR w dużych korporacjach mają do tego celu wystandaryzowane narzędzia. My mamy tylko własny intelekt, przeczucie, doświadczenie. A że łatwo o pomyłkę? Niestety tak.

 

 

To, że idealny pracownik nie istnieje to nie jedyna zła wiadomość. Inna jest taka, że często poznajemy się na pracowniku dopiero wtedy kiedy zacznie pracować. Okres próbny jest tym, z czego absolutnie nie radzę rezygnować. Jeszcze o tym wspomnę później.

 

Przeprowadziliśmy kilka rozmów z kandydatami, mamy notatki na temat każdego z nich. Rozkładamy na stole wszystko co o nich wiemy. Ten wysoki, ten niski, ten zdolny a ten doświadczony. Każdy inny. Każdy ma coś, a czegoś mu brak. Do tego czujemy chemię, a do tego nie. Ten ma świetne referencje, ktoś go zna lub znał, ktoś go chwalił, klient go polecał, kontrahent się nim zachwycał, a Tobie coś w nim nie leży, nie pasuje. W głowie pojawia się mętlik i dużo wątpliwości. Co z tym zrobić?

Najlepiej zacząć od końca. Wyeliminować tych, którzy nam zupełnie nie pasują. Mają za niskie kompetencje lub inne niż te, których szukasz. Może brak doświadczenia, a Tobie na tym najbardziej zależy, bo nie będziesz mieć czasu ani możliwości na długi proces wdrażania i szkolenia. Odłóż na bok aplikacje, których nie spełniają Twoich oczekiwań w największym stopniu. Obejrzyj teraz to co zostało. Ilu kandydatów nadal wchodzi w grę? Pięciu? Dziesięciu? Dwudziestu? Jeżeli dwudziestu, to znowu należy przejrzeć notatki z rozmów. Może oczekiwania finansowe danego kandydata są za wysokie? Może nie możesz na kogoś czekać trzy miesiące aż zakończy pracę u obecnego pracodawcy? Staraj się patrzeć bardziej wnikliwie. Może popatrz na to inaczej, wybierz najbardziej psujące aplikacje. Jeżeli nadawałeś ratingi kandydatom wybierz tych o najwyższych notach. Oczywiście, że nadałeś im je subiektywnie podczas rozmowy. W sumie to Ty zatrudniasz, wiec Twoja subiektywna ocena ma duże znaczenie. Ogranicz liczbę kandydatów do kilku osób i zastanów się czy nie zaprosić wybranych kandydatów na drugą turę rozmów.

 

Druga rozmowa

 

Ostatnio coraz częściej decyduję się na drugą turę rozmów podczas prowadzonych u nas procesów rekrutacji. Z trzech powodów:

  1. mogę dopytać o sprawy budzące moje wątpliwości,
  2. jeszcze raz posłuchać i przyjrzeć się kandydatom, zweryfikować swoje wcześniejsze odczucia i opinie,
  3. spotkać kandydata w sytuacji obniżonej niepewności (bo już tu był i już nas zna) i niższego poziomu stresu.

 

Nie wspominałam o tym wcześniej uważając, że tego typu praktyki są już wyjątkiem, jednak z poczucia obowiązku nadmienię, że odradzam przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych poza siedzibą firmy. Powody jak sądzę są oczywiste i nie ma co o nich mówić. Wyjątkiem są bardzo świeże, początkujące start-upy, które nie posiadają biura.

 

Kiedy planujesz kolejne rozmowy z wybranymi kandydatami zastanów się czy nie warto zaprosić na nią również kogoś z Twojego obecnego zespołu? Kogoś kto miałby z tym nowym pracownikiem pracować na co dzień. Taki „myk” może mieć bardzo dobry wpływ na obecnego i przyszłego pracownika jak również konkretne korzyści dla Ciebie:

  1. pracownik Twojej firmy zaproszony na proces rekrutacyjny będzie miał poczucie współuczestniczenia w tym co dzieje się w firmie, poczuje się doceniony i bardziej związany z firmą;
  2. dostaniesz inny punkt widzenia, świeży, może jakąś celną opinię lub spostrzeżenie na temat kandydata. Co dwie głowy to nie jedna, co trzy pary uszu to nie dwie;
  3. pracownik, który będzie miał jakikolwiek, nawet nieduży, na wybór kandydata będzie chętnie współuczestniczył w całym procesie wdrażania nowego pracownika. Poczuje się odpowiedzialny i dumny. Nie zostanie mu nikt „nowy wciśnięty na siłę”;
  4. kandydat spotka się z kimś z kim ma pracować, więc to nowe będzie już trochę oswojone. Może się okazać, że Twoja osoba nie przypadła mu do gustu, ale już bezpośredni współpracownik jak najbardziej i vice versa.

 

W drugiej rozmowie kwalifikacyjnej dopytaj o rzeczy, co do których masz wątpliwości lub o co nie pytałeś poprzednim razem lub przeciwnie, jeszcze raz o to o co pytałeś. Zweryfikujesz czy nadal otrzymujesz takie same informacje. Pozwól Swojemu pracownikowi na zadawanie pytań. Wbrew pozorom może on dużo wiedzieć na temat potrzebnych kompetencji, bo jest „bliżej” danego stanowiska niż Ty. Kierowca będzie wiedział o co pytać innego kierowcę. Handlowiec wie jakiego typu człowiek odniesie sukces w sprzedaży na Waszym rynku. Obserwuj i słuchaj, słuchaj, słuchaj. Weryfikuj to co usłyszysz ze swoimi spostrzeżeniami z poprzedniej rozmowy. Rób notatki i zapisuj spostrzeżenia.

 

Warunki zatrudnienia

 

Druga rozmowa może być dobrym momentem na dyskusję o warunkach zatrudnienia. Jednak nie zawsze o wszystkim można rozmawiać z pracownikiem siedzącym obok. Na to radziłabym uważać. Czy podawać warunki, jak wynagrodzenie, rodzaj formy zatrudnienia, długość okresu próbnego czy świadczenia dodatkowe w sposób sztywny i nie podlegający negocjacjom? To już zależy od sytuacji. Na ile jesteś już pewien kandydata? Na ile możesz sobie pozwolić na ustępstwa w tym zakresie? Na ile Twoje możliwości mijają się z oczekiwaniami? Na to nie ma reguły. Nie ma również powodu aby się z tym spieszyć. Warunki zatrudnienia zawsze zdążysz podać, zwłaszcza jeżeli masz je dość sztywno ustalone. Można kandydata o nich poinformować już wtedy kiedy dokonasz wyboru, można przez telefon, e-meil lub nawet w samym liście intencyjnym.

 

Ważne jest to aby możliwie w pełni i uczciwie przedstawić kandydatowi warunki zatrudnienia. Albo podczas rozmowy kwalifikacyjnej albo podczas rozmowy kiedy poinformujesz go o chęci zatrudnienia. Radzę sobie te warunki wszystkie wypisać na kartce i wyrecytować. Bez tego istnieje ryzyko, że zapomnimy powiedzieć o czymś ważnym. Warto powiedzieć o:

  1. formie zatrudnienia,
  2. nazwie stanowiska,
  3. wymiarze,
  4. wynagrodzeniu,
  5. zasadach premiowania i sposób rozliczania za wyniki pracy,
  6. okresie próbnym (czas trwania, warunki przedłożenia umowy, warunki w trakcie okresu próbnego, np.: brak premii, świadczeń, itp.),
  7. świadczeniach dodatkowych (abonamenty, karnety, bony świąteczne, ryczałty, itp.),
  8. warunkach pracy (fizyczna, warunki bhp, przerwy, akordy, praca na dworze, w hali, wyjazdy poza miejsce zamieszkania, dni wolne od pracy jeżeli więcej niż w przepisach prawa, itd.),
  9. przynależność służbową i miejsce w strukturze firmy,
  10. szkolenia i sposób wdrażania do pracy,
  11. wymagania dodatkowe, np.: dyspozycyjność, konieczność samo doszkalania i co to oznacza, znajomość przepisów prawnych, wewnętrznych procedur i ich stosowanie, itp.,
  12. wymagania prawne o ile takie istnieją,
  13. inne (specyficzne dla branży, firmy).

 

Zakładam, że z opisem stanowiska i zakresem odpowiedzialności kandydat został już wcześniej zapoznany. Pozwól zadać sobie pytania na ten temat i odpowiadaj zgodnie z prawdą. Nie ubarwiaj rzeczywistości aby przyciągnąć dobrego pracownika, bo kiedy rozpocznie pracę to szybko zorientuje się, że został oszukany. A jeżeli jest naprawdę dobry to momentalnie znajdzie sobie inną pracę niż u Ciebie. Nie zmieniaj też warunków zatrudnienia dla jednej osoby. Inni pracownicy poczują się niefajnie jeżeli nowy dostanie lepsze warunki niż oni w przypadku jeżeli zadania, cele i zakresy odpowiedzialności są podobne. W małej firmie wszystko wszyscy wiedzą i widzą.

 

The winner is…

Kiedy zakończysz kolejną turę rozmów dobrze jest wybrać sobie dwóch, trzech kandydatów. Radzę nie „stawiać na jednego konia”. Może się okazać, że kiedy zdecydujesz się na danego kandydata, zapoznasz go z warunkami, zadzwonisz i oświadczysz, że chcesz go zatrudnić, to on wtedy:

  1. poinformuje cię, że właśnie otrzymał awans lub podwyżkę w obecnym miejscu pracy;
  2. pomylił się co do okresu wypowiedzenia, obecnego wynagrodzenia, stanu zdrowia, możliwości podjęcia pracy w danym terminie itp. i musi zmienić zaproponowane podczas rozmów warunki;
  3. właśnie przypomniał sobie, że wtedy kiedy ma rozpocząć u Ciebie pracę ma już wykupione wczasy;
  4. chciałby jeszcze dostać pakiet na siłownię, karnet do teatru, abonament w prywatnej klinice i bilet miesięczny na tramwaj.

Nie staraj się przekupywać takiego pracownika. Jeżeli nie był uczciwy podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub stara się wywierać na Ciebie presję w taki sposób aby wynegocjować lepsze wynagrodzenie lub dodatki, to najlepiej o nim nie świadczy.

 

Pamiętaj, że w małej firmie na etapie radosnej działalności gospodarczej potrzebujesz ludzi na dłużej niż jeden projekt, prawdopodobnie bardziej uniwersalnych, wielozadaniowych, być może mniej wyspecjalizowanych ale samodzielnych, odpowiedzialnych, poszukujących nowych rozwiązań. Świetny specjalista, który ma wąskie kompetencje i wymaga szczegółowych instrukcji, czy stawiania konkretnych zadań może się w małej firmie na początku jej działalności nie sprawdzić. Szukaj ludzi dopasowanych i łatwo dopasowujących się, potrafiących brać inicjatywę i odpowiedzialność, takich, którzy dobrze radzą sobie w zmiennej rzeczywistości i z różnymi zadaniami. Tego jest się trudno nauczyć, to się ma albo nie. Wydaje mi się, że na początkowym etapie rozwoju firmy takie kompetencje są kluczowe. Wysokiej klasy specjaliści będą potrzebni później.

 

List intencyjny

 

Kiedy już znalazłeś odpowiedniego kandydata, obaj zgodziliście się na warunki pracy, to warto podpisać list intencyjny. Wiem, że z prawnego punktu widzenia ma on niewielkie znaczenie, jednak z psychologicznego dość istotne. Ty deklarujesz na piśmie, potwierdzając własnym podpisem, że człowieka zatrudnisz do pracy w danym terminie na konkretne stanowisko. Możesz podać warunki, takie jak wynagrodzenie i formę zatrudnienia jeżeli kandydat ma takie życzenie. Koniecznie poproś go zwrotnie o jego własnoręczny podpis na liście intencyjnym. Niech on również złoży swoją deklarację.

 

Oczywiście, że to jeszcze nic nie oznacza i zdarzyło mi się, że kiedyś ktoś nie pojawiał się umówionego dnia aby rozpocząć pracę. Jednak są to naprawdę wyjątki, a tego typu pisemna deklaracja jest czymś co motywuję i sprawia, że obie strony czują się zobowiązane „na piśmie”. To nadal działa, na szczęście.

 

Okres próbny

 

Jeszcze obiecałam kilka słów o okresie próbnym:

  1. Radzę z niego nie rezygnować, nawet jeżeli znasz kandydata osobiście. Jeżeli już nie masz innego wyjścia i on się upiera a Ty bardzo chcesz go zatrudnić podpisz taką umowę, która umożliwia w miarę szybkie i bezbolesne rozwiązanie umowy w danym okresie po rozpoczęciu pracy.
  2. Jego długość wcale nie musi trwać 3 miesiące. U mnie w firmie zdarzały się i okresy próbne jedno miesięczne, były półroczne, a nawet roczne. Wszystko zależy od stanowiska i oczekiwań jakie masz do kandydata. Jeżeli jest to menadżer na wysokim stanowisku zatrudniony do uruchomienia nowego biznesu, to trzy miesiące są okresem zbyt krótkim aby móc w pełni ocenić wynik działań takiego menadżera. W przypadku recepcjonistki czy księgowej można i w ciągu miesiąca zorientować się czy posiadane kompetencje odpowiadają faktycznie Twoim oczekiwaniom.
  3. W okresie próbnym warto często spotykać się z pracownikiem i na bieżąco sprawdzać w jaki sposób realizuje zadania. Czy sobie radzi, czy też nie? A jeżeli sobie nie radzi, to z powodu braku kompetencji, chęci, czy instrukcji? Czy powód jest po stronie nowego pracownika, czy też nawalił system wdrażania do pracy? Bo jeżeli ten drugi, to żaden kandydat na to stanowisko będzie miał kłopot z prawidłowym wykonywaniem powierzonych mu zadań.
  4. Okres próbny jest również dla pracownika. On też ma prawo powiedzieć, że nie ma ochoty pracować na danym stanowisku.

 

Czy to już koniec procesu rekrutacji? Niestety nie.

Kolejnym ważnym etapem jest moment samego rozpoczęcia pracy i wdrażanie pracownika. Ten temat zasługuje na osobny wpis i to chyba nie jeden.

 

Pozdrawiam i niezmiennie zapraszam do lektury mojego bloga.

[email protected]