Radosna Działalność Gospodarcza

20849783_s

Jak to jest na początku w firmie?
Jakie zagrożenia mogą się pojawić?
Jak rozwijać się będzie moja firma?

 

Etap radosnej działalności gospodarczej.

Wspaniały czas dla firmy. Najlepszy! Jesteśmy na początku działalności. Mamy energię i motywację. Rodzi się nasze dziecko, nasza firma. Na początku każdy robi wszystko. Ty jako właściciel zajmujesz się wszystkim. Jesteś w stanie samodzielnie przeprowadzić każdy proces. Jedziesz do klienta i Sam robisz prezentację produktu, Sam go wytwarzasz, wiesz o nim wszystko. Sprzedajesz produkt, uzyskujesz zamówienie od klienta i Sam je realizujesz. Wiesz jak wystawić fakturę, wiesz jak wysłać produkt do klienta, może nawet osobiście wsiadasz w samochód i go wieziesz. Potem fakturę z podpisem wkładasz do odpowiedniego segregatora. To Ty kupiłeś te segregatory, ponazywałeś je, poustawiałeś na półce w odpowiedniej kolejności, wiesz co w nich jest. Być może masz dwóch, trzech pracowników. Prawdopodobnie każdy z nich jest w stanie wyprodukować, sprzedać produkt i to udokumentować w postaci faktury lub paragonu. Każdy z Was posiada wiedzę na temat tego co w danej chwili robią pozostali, nad czym pracują. Każdy wie gdzie w firmie jest dany dokument.

Firma na etapie radosnej działalności gospodarczej jest bardzo elastyczna, zmiany dokonują się szybko, decyzje podejmowane są w sekundę. Łapie się każdą okazję, każdego klienta i robi się dla niego rzeczy niemożliwe.

Na tym etapie działalność firmy jest prosta i jeszcze nie okrzepnięta. Ty, jako jej właściciel uczysz się rynku, testujesz, sprawdzasz co działa a co nie. Przyglądasz się konkurencji. Jak promują swoje produkty? Jakie one są? Uczysz się klienta, jaki on tak naprawdę jest i jakie ma potrzeby lub jakie korzyści są dla niego atrakcyjne. Uczysz się tego metodą prób i błędów. Na początku opisałeś klienta, lub masz jakieś wyobrażenie na jego temat, teraz sprawdzasz czy miałeś rację, czy faktycznie taka osoba, jest zainteresowana korzyściami jakie Ty dostarczasz. Może trzeba coś zmienić? Jeżeli tak, to proszę bardzo, zmieniamy od ręki. Prowadzisz promocję swojej firmy i swoich produktów, towarów czy usług w sposób nieskoordynowany, na zasadzie brania każdej fali. Testujesz co się sprawdza a co nie. Są nawet rzeczy, które robisz za darmo, inwestujesz w przyszłe zyski. Tylko po to aby więcej klientów mogło o firmie usłyszeć i przyjść do was lub się zgłosić.

Twoja rola na tym etapie jest rolą i kierowniczą i operacyjną. Sam fakturujesz, produkujesz, Sam sprzątasz, przygotowujesz ofertę i wystawiasz PITy czy CITy czy inne sprawozdania. Każdy przelew przechodzi przez Ciebie, każdy papier ma Twój podpis. Uczysz pracowników Twoich standardów, uczysz ich intuicyjnie, bez struktur szkoleniowych, bez opisów stanowisk, uczysz ich jak mają pracować i jak mają wyglądać efekty ich pracy. Pokazujesz im czego od nich oczekujesz. Pokazujesz jak wyglądają Twoje standardy i jak się według nich zachowywać, postępować, itp. Na przykład: uczysz handlowca i recepcjonistkę jak ma wyglądać obsługa klienta. Jak mają się do niego zwracać, w jaki sposób promować produkt, jakich używać słów. Ty wyznaczasz standardy.

Wiesz o wszystkim co się w firmie dzieje, wszystko jest w Twojej głowie, ewentualnie w głowie sekretarki, czy handlowca. Posiadasz wiedzę kompletną na temat Swojego przedsiębiorstwa i każdej osoby w niej pracującej. Lubicie się, spędzacie ze sobą dużo czasu, może nawet kolegujecie, czy przyjaźnicie. Chodzicie razem na piwo. Jesteście team’em, jeden za wszystkich, wszyscy za jednego. Twoi pracownicy patrzą na Ciebie i biorą przykład. Zarażasz ludzi Swoim entuzjazmem, determinacją, wiarą. Będą tak ciężko pracować jak Ty, będą tak zaangażowani jak Ty, robią wszystko tak jak Ty. Ale nie więcej! Uczą się przez obserwację. Nie możesz wymagać od nich czegoś, czego Sam nie robisz. Jeżeli nie poświęcasz się dla firmy oni też się nie poświęcą, jeżeli nie pracujesz po nocach oni też nie będą i jeżeli Twoje wymagania na tym etapie będą takie, to prawdopodobnie stracisz ludzi. Uwierzą w tę firmę i w Ciebie tylko wtedy kiedy Ty w nią uwierzysz. Będziesz się migał, kręcił, oszukiwał, ludzie też będą. Na tym etapie pracownicy widzą wszystko i niczego nie wybaczają.

Wasza siedziba jest mała, jeden lub dwa komputery, jeden samochód, dwie, trzy maszyny. Niezbędne minimum. Księgowość prowadzi Wam koleżanka albo tanie biuro rachunkowe. Marketingu nie ma, HRów też, jedna osoba siedzi w biurze i prowadzi całą administrację, logistykę, wszystko, reszta biega za zleceniami, zamówieniami, klientami. Promocja ogranicza się do niezbędnego minimum. Zasoby są małe, koszty też.

Jesteście elastyczni i zwinni jak cholera, szybciej niż konkurenci wykorzystacie okazje i trendy rynkowe. Pracownicy są lojalni, zmotywowani i dają z siebie wszystko ale z drugiej strony jak Ciebie nie ma to nie wiedzą co mają robić. Z każdym problemem biegną do Ciebie. Kiedy brak szefa i wydarza się coś nieprzewidzianego to firmę ogarnia chaos i panika. Podział obowiązków pomiędzy ludzi w firmie jest niejasny, umowny i zmienny. Wszyscy robią wszystko, nikt za nic nie jest odpowiedzialny. Działania często są impulsywne, akcja – reakcja. Reagujecie na to co przynosi dzień. Często działania są bez planu albo jest on jedynie w głowie szefa, czyli w Twojej. Pracownicy działają intuicyjnie lub potrzebują od Ciebie szczegółowych instrukcji, nie wykazują samodzielności, o wszystko wolą się zapytać.

Sprzedaż jest mała i mało zyskowna, być może więcej inwestujesz w firmę niż na niej zarabiasz. Nie prowadzisz bazy danych. Każda oferta jest w Twojej głowie, ewentualnie na Twoim komputerze. Masz pełną wiedzę na temat każdej transakcji, ale nie jest ona usystematyzowana, nie ma controllingu (czyli skumulowanych danych i programu, który umożliwiałby generowanie raportów finansowych, takich jak sprzedaż do klientów, sprzedaż i efektywność handlowca, efektywność sprzedaży w okresach czasu, marże i narzuty na poszczególnych produktach, opłacalność poszczególnych transakcji, itp.), nie ma danych historycznych. Nie ma nawet takiej potrzeby, bo przecież Ty wszystko masz w głowie.

Na etapie radosnej działalności gospodarczej klient będzie odbierał firmę jako mało profesjonalną. I będzie miał rację. Profesjonalizmu jest tu niewiele. On będzie się przejawiał w pewnych miejscach, tam gdzie jest to łatwe i można go osiągnąć bez dużych nakładów, na przykład: w obsłudze klienta. W innych sytuacjach działacie na „czuja” i jak wyjdzie. Dopiero uczycie się co znaczy profesjonalizm w Waszej branży.

Duża elastyczność może wywoływać chęć częstych zmian. Zanim poprzednia zmiana zdąży przynieść efekt, już wprowadzamy kolejną. Wydaje nam się, że produkt jest do niczego to go zmieniamy. Zbyt wcześnie i zbyt często. Klient traci orientację, nie wie czego od firmy się spodziewać. Mamy pomysł na biznes, na markę, a potem coś pojawia się nowego w głowie właściciela i już robimy inaczej. Klienci nie ufają takim firmom właśnie ze względu na ich nieprzewidywalność. Firma jest a za chwilę jej nie ma, firma ma jakiś produkt czy usługę, a za chwilę ma inny. Najpierw jest on zielony, a po chwili okrągły. Wiele działań jest chaotycznych i nieprzemyślanych. Dalekich od profesjonalizmu. Jest to etap „podwiązywania sznurkiem”, robienia tak, „żeby było dobrze”, „zamiatania pod dywan”, „wtop” i wielu tym podobnych. Jest to etap rozwoju firmy kiedy błędy, wpadki oraz bylejakość i chodzenie po omacku się wydarzają i mają prawo się wydarzać. Oczywiście w ramach etyki, uczciwości biznesowej i rozsądku. Klient nie jest z firmą związany, a marka słaba na tyle, że jej nic nie zaszkodzi.

Kiedy moja firma była na tym etapie mieliśmy biuro o powierzchni 17m2, w którym momentami pracowało 5 osób. Magazyn był w postaci pudełek poukładanych na parapecie okna. Jedno na drugim. Po kilku miesiącach nie było w biurze światła dziennego. Nie było to profesjonalne. Mieliśmy tani, prosty program do fakturowania i księgowania. Żadnych zasad zamawiania od dostawców, wszystko na wyczucie. Za to każdy stawał na głowie, żeby zrealizować zamówienie. Sama jeździłam wieczorami na lotnisko, żeby wyciągnąć z Urzędu Celnego produkt, który potem wiozłam do szpitala. Faktura powstawała na drugi lub trzeci dzień i często trafiała nie tam gdzie powinna. Zupełny brak profesjonalizmu ale z drugiej strony taka elastyczność była naszą przewagą.

Plusy firmy na tym etapie to niezaprzeczalnie:
– elastyczność i zwinność biznesowa,
– dostosowanie do klienta,
– entuzjazm,
– zaangażowanie,
– duża kontrola procesów przez właściciela (wiesz o wszystkim co się dzieje w firmie),
– uniwersalność pracowników (każdy potrafi wszystko),
– niskie koszty działalności,
– brak formalizacji,
– lojalność i motywacja pracowników.

Minusy czy trudności jakie może firma na tym etapie odczuwać:
– małe zasoby, w tym finansowe,
– mała stabilność i finansowa i proceduralna,
– niskie obroty i dochody,
– duża wrażliwość na zawirowania rynkowe,
– wszystko w głowie szefa – brak baz danych, brak ogólnie dostępnej informacji,
– brak opisanych stanowisk i zakresów odpowiedzialności,
– brak danych, raportów i informacji controllingowej nawet w głowie szefa,
– paraliż firmy podczas nieobecność właściciela,
– mały profesjonalizm,
– mała wiedza o rynku, konkurencji, kliencie,
– mała lojalność klientów
– słaba marka na rynku.

Zagrożenia:

– zbyt niskie przychody i zyski, które mogą doprowadzić do:
utraty płynności finansowej,
konieczności cięcia kosztów,
braku finansowania rozwoju,
obniżenia jakości produktów, usług, serwisu,
demotywację Twoją i pracowników;
– chaos organizacyjny powodujący:
spadek jakości produktów, usług i serwisu,
demotywację,
ucieczkę klientów, utratę zamówień i dochodów;
– niewłaściwy wizerunek marki na rynku skutkuje:
odejściem klientów od firmy, utratą zamówień i dochodów,
utratą Twojego dobrego imienia;
odejściem pracowników;
– nierównomierny rozwój firmy, doprowadzający do powstania tzw.: wąskich gardeł (np.:uzyskiwanie zamówień, których nie jesteś w stanie zrealizować)
– tak zwane „złote strzały”;
– zwątpienie właściciela.

Jak sobie radzić na tym etapie? Przede wszystkim uczyć się. Dowiedzieć się jak najwięcej o rynku i o kliencie, czy swoim produkcie. Okrzepnąć w tym. Podjąć decyzję co do misji firmy, wizji, klienta i marki i konsekwentnie to realizować. Może jeszcze raz trzeba „przerobić” Siedem najważniejszych pytań w części „Początki”. Trzymać się Swoich wartości, Swojej idei. Patrzeć na konkurencję, uczyć się na ich przykładzie i naśladować to co możemy biorąc pod uwagę skromne zasoby, a potem znaleźć Swoją odpowiedź na pytanie „z jakiego powodu klient miałby kupować od nas?”(co ja nazywam przewagą konkurencyjną). I tutaj od razu zaznaczę – na tym etapie jest duża pokusa aby budować zasadniczą przewagą konkurencyjną firmy na plusach tego etapu działalności. I słusznie, bo aż się prosi. Tylko należy mieć świadomość, że jak Ci firma urośnie, a urośnie, to prawdopodobnie nie będziesz miał tej elastyczności co na początku. Ani zwinności, ani zaangażowania. Staniesz przed koniecznością stworzenia przewagi konkurencyjnej, z którą będziesz mógł żyć dłużej niż trwać będzie okres radosnej działalności gospodarczej. U nas tak było, chwaliliśmy się naszą elastycznością, naszym niesformalizowaniem, a teraz już nie mamy takiej elastyczności i mamy procedury i już nie jest tak łatwo wszystko z nami załatwić. Przyjdzie moment, że będzie trzeba budować to co Was wyróżnia spośród konkurentów, na czymś, co będziesz w stanie dostarczyć klientowi nie tylko w okresie radosnej działalności gospodarczej ale również potem.

 

To co może się zdarzyć i czasami się dzieje na tym etapie rozwoju firmy, to po początkowej euforii dochodzi do zniechęcenia i utraty wiary w to co robimy. Zwłaszcza kiedy firma pozostaje w radosnej działalności przez kilka lat lub nawet dłużej. Na to zniechęcenie należy uważać. Na początku jesteś na fali, firma pnie się w górę, jest euforia. Pierwsze sukcesy, pierwsze zamówienia i kontrakty. Działasz jak na haju. Nic nie może Cię powstrzymać. Jednak każda fala kiedyś się przełamuje i lecimy w dół. Im dłużej trwasz na tym etapie tym większe ryzyko. Spada zaangażowanie, motywacja, wiara. Pojawia się zwątpienie. Czy aby na pewno? Czy dobrze robimy? Czy to się uda? Dlaczego nic nie zarabiamy? Wypruwasz Sobie flaki a efekty są marne? Jest to naturalny moment. Każda fala się kiedyś przełamie. Najważniejsze jest nie ulegać wtedy emocjom, nie ulegać zwątpieniu, tylko zrobić chłodną analizę sytuacji. Podejdź do tego profesjonalnie. Weź kartkę papieru i zrób analizę sytuacji. Opisz co masz, gdzie jesteś, jakie są zalety i korzyści Twojej oferty, Twojego produktu, czego się już nauczyłeś? Napisz co wiesz o rynku, o otoczeniu firmy. Popatrz na to. Gdzie leży błąd? Może coś przeoczyłeś? Może jest gdzieś jeszcze niewykorzystana szansa? Może warto coś zrobić inaczej? Zrób bilans tego co masz, jaki masz produkt, jakich klientów, jakie otwarte zamówienia i kontrakty. Jakich masz pracowników? Jakie macie kompetencje? Dlaczego klienci są nadal z Wami? Nie poddawaj się w momencie, kiedy przełamuje się fala. Wiesz dlaczego trenerzy zespołów siatkarskich mówią, że jeżeli przegrywasz set, to zrób to z jak najmniejszą różnicą punktów? Jak myślisz? Dlaczego? No właśnie, żeby kolejny set rozpocząć na wyższej wierze w siebie, lub mniejszym zwątpieniu. Postaraj się rozgraniczyć własne zwątpienie czy zmęczenie od rzeczywistej sytuacji firmy. Nie rezygnuj tak łatwo. Nie tkwij też w radosnej działalności przez dziesięciolecia. Musisz w pewnym momencie ruszyć z miejsca. Firma w ten sposób działająca nie odniesie sukcesu rynkowego, musi albo paść albo rozwinąć się dalej. Chociaż rozumiem, że może to być dla Ciebie trudne. Po paru latach takiej działalności, pomimo jej niezliczonych minusów, jest Ci doskonale znana. Może nawet poczułeś się w tym dobrze. Na Twoje nieszczęście.

Na tym etapie uważaj też na wspaniałe okazje, na złote strzały, do których będziesz namawiany. Szybki biznes, dobry deal i jesteś ustawiony! Przestrzegam. Takie rzeczy nigdy nie działają! Szybkie pieniądze są pieniędzmi których za chwilę nie ma. Powinieneś budować biznes trwały, na lata a nie na parę miesięcy. Na etapie radosnej działalności gospodarczej aż się prosi aby ulec pokusie. Uważaj na takie pokusy!

Kolejne zagrożenie na tym etapie to nierównomierne rozwijanie procesów w firmie. Najczęściej polega to na wyciskaniu maksymalnej sprzedaży. Tak bardzo jej szukamy, tak dużo sprzedajemy, czy uzyskujemy zamówień, że nie jesteśmy w stanie ich zrealizować! Klient zaczyna się denerwować, że nie dostaje usługi czy produktu, my nie wyrabiamy się na zakrętach, żeby zrealizować zamówienie ale i tak nie dajemy rady, bo nie wyrabiamy z produkcją, bo nam pracownik poszedł na urlop lub nie ma komu zafakturować sprzedaży lub nie mamy pieniędzy na wykupienie towaru z cła. Nie ma nic gorszego niż nierealizowane zamówienie od klienta. W ten sposób łatwo go stracić.
Jako właściciel musisz patrzeć na wszystko, na całość procesów i systemu jakim jest firma, czy każdy z elementów działa właściwie i czy rozwijają się równolegle. Czasami nie warto robić sprzedaży za wszelką cenę albo zarzucać magazyn towarem, którego nie sprzedasz, bo nie masz takiej sieci handlowej.

Jeżeli kiedyś pracowałeś w korporacji możesz mieć wrażenie, że powinieneś robić w swojej firmie tak jak to robiliście w korpo. Próbujesz przeflancować to co było tam na swoje podwórko. Powiem tak, a niech Cię ręka Boska broni! Żadnych korporacyjnych procedur, zasad, strategii, narzędzi, budżetowania i tym podobnych na tym etapie. Nie teraz. Zachowaj sobie te wspaniałości na etap struktur i procedur, a teraz zapomnij. A jeżeli musisz, naprawdę musisz, bo inaczej się udusisz, to zastanów się w jakim celu chcesz wprowadzić do Swojej firmy korporacyjne narzędzia. Czy po to aby ją rozwinąć i zabezpieczyć przed zagrożeniami? Czy po to aby było ładnie i profesjonalnie? Na etapie radosnej działalności gospodarczej nadmierne sformalizowanie, budowanie skomplikowanych strategii i wprowadzanie szczegółowych procedur może zadusić ducha radości, elastyczności i wszystko to co jest największym plusem firmy w tym momencie. Wydaje Ci się, że przecież to tak wspaniale funkcjonowało w korporacji. Cudownie, ale twoja firma to nie korporacja. Jeszcze nie.

I jeszcze jedna ważna uwaga:
Nie bój się popełniać błędów. Są częścią naszej rzeczywistości. Ucz się na nich, wyciągaj wnioski. Nie bój się trudności, one są najlepszymi nauczycielami. Wymuszą na Tobie wprowadzenie rozwiązań, które wzmocnią Twoją firmę. Miej tolerancję dla błędów pracowników.
Jest to etap, który wiele wybacza ale z pewnością nie wybaczy nieuczciwości, działań nieetycznych i „chodzenia na skróty”. Jeżeli pojawią się w firmie na tym, czy na jakimkolwiek innym etapie, będzie trudno je „wyplenić” i doprowadzą Twoją firmę do upadku.

Podsumowując – jak najlepiej wykorzystać to co dzieje się w etapie radosnej działalności gospodarczej?
1) Ucz się rynku, produktu, klienta, konkurencji, otoczenia firmy i jej samej, ucz się pracowników i jak nimi zarządzać,
2) udzielaj ludziom, którzy z Tobą pracują szczegółowych informacji, w ten sposób ustanowisz pierwsze standardy i procedury,
3) nie zrzucaj na innych odpowiedzialności, wszystko kontrolujesz to i odpowiedzialność jest cała Twoja,
4) pozyskuj pierwszych klientów i zamówienia,
5) uczy się podstaw księgowości i zarządzania, dużo rozmawiaj ze Swoją księgową czy księgowym, wypytuj o wszystko co robi i dlaczego tak,
6) ustal swoją wizję, misję, wartości, zdefiniuj klienta i produkt i sprawdź czy to jest to o co Ci chodziło, czy to jest spójne z Toba i Twoimi wartościami (patrz część bloga pt.: „Początki” ),
7) ustal wizję marki i zacznij ją powoli wdrażać (polecam uwadze Twojej dwa wpisy o marce),
8) zdobądź pierwsze zasoby rzeczowe, finansowe, informatyczne i ludzkie,
9) określ Swoje priorytety,
10) zacznij zbierać dane, kup oprogramowanie, które pozwoli uzyskiwać proste raporty finansowe i naucz się go,
11) rozwijaj firmę równolegle, nie zapominaj o żadnym aspekcie jej działalności, patrz gdzie są „wąskie gardła”,
12) nie wprowadzaj korporacyjnych zasad, procedur, nadmiernych formalności, budżetów i narzędzi,
13) nie poddawaj się zwątpieniu,
14) nie chodź „na skróty”, żadnych „złotych strzałów”,
15) myśl i kieruj się rozsądkiem – ZAWSZE!

Jest to etap inwestycji, nie dorobisz się kokosów na firmie w tym etapie, nawet nie powinieneś. To jest okres siania, inwestycji, wkładasz w firmę czas, pracę, pieniądze. Na 120 a nawet 200%!

Firma zacznie się rozrastać, coraz więcej zamówień, coraz większa sprzedaż, coraz więcej procesów w firmie spowoduje, że zaczniecie „puchnąć”, nie wyrabiać się na zakrętach, nie będziesz wychodził z roboty i o coraz to większej liczbie spraw będziesz zapominał. Nie pojedziesz do klienta, bo będą papiery do zrobienia. Twoi ludzie staczną się zabijać o siebie ganiając jak mrówki aż zapomną za czym tak ganiają. Ktoś komuś zapomni coś przekazać, ktoś będzie ciągle na zwolnieniu, a zawsze dotąd był zdrowy jak ryba, pojawią się skargi od klientów lub stracicie kontrakt. Spadnie jakość usług lub produktów lub serwisu. Nie wystarczy kasy. Zabraknie na premie świąteczne lub zapłatę dla dostawcy. Zagonicie się z ślepą uliczkę.
Kiedy tak się stanie, to cudownie! Wspaniale! Oznacza, że musicie wejść w kolejny etap rozwoju firmy – specjalizację.

Ale o tym kolejnym razem,
Pozdrawiam,
Kasi@

  • JC

    Bardzo dobry opis początków działania firmy. Niestety wiele znanych mi przedsięwzięć nigdy nie wychodzi poza ten etap, z przyczyn , które autorka doskonale diagnozuje. Podoba mi się język i treści. Będę tu regularnie bywać, bo wile można skorzystać czytając przemyślenia autorki.

    • Dziękuję. Mam nadzieję, że kilku osobom taki wpis pomoże przetrwać ten etap i wyjść z niego dalej rozwijając firmę.

  • JC

    Bardzo dobry opis początków działania firmy. Niestety wiele znanych mi przedsięwzięć nigdy nie wychodzi poza ten etap, z przyczyn , które autorka doskonale diagnozuje. Podoba mi się język i treści. Będę tu regularnie bywać, bo wile można skorzystać czytając przemyślenia autorki.

    • Dziękuję. Mam nadzieję, że kilku osobom taki wpis pomoże przetrwać ten etap i wyjść z niego dalej rozwijając firmę.

  • Na początku jest duży entuzjazm i w sumie dobrze by było, żeby chyba pozostał. Młodym przedsiębiorcom nie jest łatwo, bo na ich drodze nie brakuje pułapek prawnych czy finansowych dlatego ważne, żeby nie tracić odpowiedniego nastawienia 🙂

    • Sama prawda. Łatwo nie jest i nie można się poddawać. Dziękuję za komentarz i zapraszam częściej.

  • Na początku jest duży entuzjazm i w sumie dobrze by było, żeby chyba pozostał. Młodym przedsiębiorcom nie jest łatwo, bo na ich drodze nie brakuje pułapek prawnych czy finansowych dlatego ważne, żeby nie tracić odpowiedniego nastawienia 🙂

    • Sama prawda. Łatwo nie jest i nie można się poddawać. Dziękuję za komentarz i zapraszam częściej.