Projekt Własna Firma

QIBYJSNETBZ jakiego powodu nazwałam wpis w ten sposób?

Dlaczego Projekt Własna Firma?

Prowadzenie małej i średniej firmy można porównać do prowadzenia jednego dużego projektu i kilku mniejszych w tym samym czasie. Jeżeli znasz się na prowadzeniu projektów, zarządzałeś projektami lub uczestniczyłeś w projektach w poprzednich miejscach pracy i wiesz dużo na ten temat to z pewnością te umiejętności pomogą Ci w prowadzeniu małej i średniej firmy.

 

 

 

 

 

 

Projekt Własna Firma (PWF) składa się z wielu projektów. Podstawowe to:

1) Sprzedaż,

2) Marketing,

3) Logistyka,

4) Produkcja,

5) Zarządzanie personelem,

6) Finanse,

7) IT,

8) Rozwój firmy (strategie, nowe rynki, nowe produkty).

 

To co istotne i niezwykle ważne, co odróżnia prowadzenie własnego biznesu od prowadzenia projektów w dużej korporacji, to:

1. Punkt widzenia – zarządzając własną firmą patrzysz na projekty z każdej perspektywy.

  1. Od dołu – prowadzenie projektu w korporacji lub „cudzej” firmie przypomina wspinaczkę na górę. Mamy plan, widzimy górę, mamy narzędzia i zarządzamy wchodzeniem. Patrzymy „od dołu”, z punktu widzenia wchodzącego. Ewentualnie mamy wizję jak wygląda wierzchołek góry. Może nawet widzieliśmy jego zdjęcia lub ktoś nam opowiedział. Może kiedyś byliśmy na tym wierzchołku. Jednak wykonując projekt nasz punkt widzenia jest od dołu.
  2. Od góry – zarządzając przedsiębiorstwem patrzymy z punktu widzenia helikoptera unoszącego się ponad górą. Widzimy drogę pod górę, widzimy każdy zakręt, widzimy tych, którzy się po niej wspinają. Wiemy co jest za każdym zakrętem. Mało tego, mamy ogląd na to co jest z drugiej strony góry, dokąd prowadzi droga, widzimy cały krajobraz aż po horyzont.
  3. Od dołu i od góry – prowadząc własną firmę patrzysz i z dołu i z góry. Ogarniasz obie perspektywy. Wiesz jak poprowadzić wspinaczkę, przygotowujesz narzędzia, zasoby, pracowników, wspinasz się razem z nimi i potrafisz też wskoczyć do helikoptera. Skontrolować gdzie jesteście, w jaką stronę idziecie, co Was czeka po drugiej stronie góry, czy na horyzoncie zbierają się chmury, czy też wypogadza się. Masz oba oglądy. To Cię różni od pracownika korporacji i od szefa korporacji. Ten dualizm. Poza tym pamiętaj, że spośród Twoich pracowników tylko Ty jeden masz ten podwójny ogląd. Nie oczekuj, że będą widzieli i będą rozumieli to co Ty widzisz i rozumiesz będąc raz na dole i raz na górze.

2. Rodzaj pracy nad projektami:

  1. Ilość – prowadzisz kilka lub nawet kilkanaście projektów biznesowych w tym samym czasie.
  2. Praca – nadzorujesz projekty, zarządzasz nimi ale również w nich uczestniczysz i jesteś ich wykonawcą. Kierownikiem projektu, zarządzającym i pracownikiem wykonawczym.
  3. Zbiory i podzbiory projektów – większe, zasadnicze projekty w Twojej firmie składają się z wielu mniejszych. Na przykład projekt sprzedaż składa się z projektów: sprzedaż w 2015 roku, szkolenie nowych handlowców, strategie produktowe itp. Projekt marketing składa się z projektów: plan promocyjny na 2015 rok, wprowadzanie nowych produktów na rynek itp.
  4. Jednoczasowość – wiele projektów w firmie toczy się w tym samym czasie, zazębiają się ze sobą, są od siebie uzależnione, powiązane. Ty znasz te powiązania, planujesz w czasie nie jeden projekt, tylko kilka, widzisz zależności między nimi, widzisz jak jeden wpływa na drugi, wiesz, że wynik trzeciego uzależniony jest od wyniku piątego, a nie zrobisz go o ile nie dokończysz projektu czwartego.
  5. Continnum – niektóre projekty, którymi zarządzasz prowadząc własny biznes lub które wykonujesz w Swojej firmie nigdy się nie kończą. Często nie będzie odpalenia szampana, nie poklepiesz się po plecach, że super robotę odwaliłeś, bo patrząc z punktu widzenia helikoptera wiesz, że nie wystarczy wspiąć się na jedną górę. Wiesz, że zaraz będzie do pokonania jezioro, a potem jeszcze wodospad i bagno. To jest jak nigdy nie kończąca się podróż.

3. Odpowiedzialność – to Ty jesteś odpowiedzialny za powodzenie, za sukces, za szczęśliwe zakończenie projektu. Każdego w Twojej firmie. Masz większą odpowiedzialność ale również masz większy wpływ. Będąc osobiście zaangażowanym w każdy ważniejszy projekt możesz na bieżąco obserwować i analizować czy projekt jest właściwie prowadzony. Mając wyższy i szerszy ogląd możesz weryfikować plan i go modyfikować. Patrząc z helikoptera unoszącego się ponad górą możesz znaleźć łatwiejszą lub szybszą drogę dojścia na szczyt. Nie tylko możesz, Ty powinieneś to robić. Powinieneś prowadzić Swoją firmę i każdy w niej projekt w sposób najbardziej efektywny. Uda Ci się to o ile nie będziesz zapominał o helikopterze.

 

Nie zapominaj o „helikopterze”. Wiem, że w codziennej pracy małej firmy jest to bardzo łatwe. Wiem to bo sama tak miałam. Walczyło się o codzienność, o zamówienia, o sprzedaż, o bieżące sprawy. Jak zrobiłam 500 kilometrów samochodem jednego dnia żeby spotkać się z klientem i nakręcić sprzedaż, a kolejnego dnia kolejne 300 kilometrów i jeszcze w nocy pisałam ofertę, to daleko mi było do helikoptera. Właściciel małej firmy musi ją pchać pod górę każdego dnia. Wspinać się na ten wierzchołek, jeden czy drugi. Walczyć z dnia na dzień. Gdzie tu czas na helicopter view? Jak zajmujemy się sprzedawaniem, to wszystkie ręce na pokład, prezesa również, i jedziemy w pole szukać zamówień. Tak jesteśmy tym zajęci, prezes również, że kto by tam pomyślał o tym, że trzeba zaplanować produkcję na te nowe zamówienia. A jeżeli już prezesowi przyszło to do głowy, to już na pewno nie zaprzątał sobie głowy kwestią skąd weźmie kasę na materiały do zwiększonej produkcji. Wiem, że tak wygląda rzeczywistość w małej i średniej firmie. Bardzo trudno jest nam, właścicielom się oderwać. Niestety, będę brutalna, jeżeli nie nauczysz się pamiętać o helikopterze, nie nauczysz się być i tu i tam, i na dole i na górze, to nie wyjdziesz z tej codzienności, a ona Cię przytłoczy. Nie jest to łatwe. Co z tej przyszłości, perspektywy i tego wszystkiego, jeżeli nie zrobimy obrotu w tym miesiącu? Jeżeli zabraknie „do pierwszego”?

Napiszę teraz coś przewrotnego, coś, co może wywołać w Tobie bunt.

Oczywiście, że zabraknie do pierwszego i oczywiście, że nie zrobisz obrotu jeżeli nie wejdziesz od czasu do czasu do helikoptera. Jeżeli nie zaczniesz patrzeć na Swoją firmę z szerszej i wyższej perspektywy. Będąc ciągle na poziomie wspinacza w jednym lub dwóch projektach w firmie i skupiając na nich większość Swojej energii i uwagi niestety masz duże szanse na niepowodzenie.

 

Chcesz odnieść sukces? Wystarczy od czasu do czasu spojrzeć z wysoka, na każdy proces jaki toczy się w firmie i na wszystkie razem. Nie oglądaj w kółko jednej góry, na przykład Mont Sales, podleć Swoim helikopterem do Mont Finance czy Marketing Peak. Zobacz co tam się dzieje, sprawdź czy wszystko idzie równolegle. To trochę tak jak z prowadzeniem wojsk w bitwie. Musisz wiedzieć co się dzieje na każdym skrzydle. Jeżeli pójdziesz do ataku na jednej flance, to stracisz pozostałe z pola widzenia. Czasami nie ma wyjścia, trzeba to zrobić ale dla dobra batalii, wróć po pewnym czasie do punktu dowodzenia na wysokim wzgórzu i ogarnij całość Swoim wzrokiem.

 

Staram się przedstawić ten temat jak najbardziej obrazowo. To nie są trudne rzeczy. Problem polega jedynie na tym, że często mamy tendencję do skupiania się na jednym projekcie. Ci, którzy osiągają sukces w biznesie potrafią jednocześnie patrzeć w kilka miejsc, z kilku poziomów i prowadzić jednocześnie kilka projektów. Jedni mają to wrodzone, pozostali się tego uczą.

 

Inną ważną zaletą odnoszącego sukcesy przedsiębiorcy jest umiejętność nadawania projektom priorytetów. Który z nich jest w chwili obecnej najważniejszy? Na którym masz się skupić osobiście? Który można zlecić komuś innemu? Nie oszukujmy się, nikt z nas nie jest multipotencjalny, nie ma trzech mózgów, sześciu rąk i czterech par oczu, a etat Pana Boga jest już zajęty. Nie pociągniesz każdego ważnego projektu w firmie z tym samym osobistym zaangażowaniem. Im wyżej wzlecisz na swój punkt widokowy, tym więcej ogarniesz wzrokiem ale tym mniej szczegółów będziesz widział. W małej firmie przyda Ci się umiejętność właściwego oceniania ważności projektów. Tego co można na chwilę obecną odpuścić i gdzie włożyć całą moc. Jak to zrobić? Jak się tego nauczyć? Jak ocenić, który projekt jest najważniejszy dla firmy? No właśnie złapać szerszą perspektywę. Tylko z poziomu helicopter view będziesz umiał ocenić, który projekt ma największe znaczenia dla firmy i jej przyszłości. Wsiądź w latającą maszynę, zrób ogląd sytuacji z góry, a potem wróć na ziemię i bierz się do roboty. Nawet jeżeli inni pukają się w głowę i mówią, że nie rozumieją w jakim celu mają to robić. Tylko Ty jesteś w stanie to ocenić, bo widziałeś więcej i szerzej.

 

Twój helikopter będzie się unosił coraz wyżej i zyskiwał coraz większy zasięg wraz z tym jak będzie rosła i dojrzewała Twoja firma. Ty również będziesz coraz więcej czasu w nim spędzał. Jednak na początku działalności będziesz patrzył na dwie, trzy sąsiednie góry i ich najbliższe otoczenie i szybko wracał na ziemie. Tak jest najzdrowiej. Mając młodą firmę i będąc na początku drogi nie możesz wskoczyć na nie wiadomo jaką wysokość, bo stracisz z oczu podstawę działania firmy. A już na pewno nie możesz tam zostać. To jest częsty problem osób, które zarządzając wcześniej dużym przedsiębiorstwem zakładają własną małą firmę. Są tak wysoko, że tracą rzeczywistość z pola widzenia. Innym problemem początkujących przedsiębiorców jest zbyt niski ogląd w przypadku osób, które pracowały jako szeregowi pracownicy czy nawet menadżerowie w większych firmach. Nie potrafią objąć wzrokiem więcej niż jeden, dwa projekty i na nich się skupiają.

 

Na początku istnienia Twojej firmy prawdopodobnie najważniejszymi projektami będą: sprzedaż, produkcja (zapewnienie produktów czy usług) i logistyka (dostarczanie produktów i usług) oraz finanse. To na nich będziesz się skupiać w większości Swojego czasu. Na pozyskiwaniu klientów, na sprzedawaniu i dostarczaniu produktu czy usługi, na płynności finansowej. Inne obszary, takie jak marketing, zarządzanie personelem, rozwijanie działalności, strategie, IT itp., będziesz rozwijać mimochodem, od czasu do czasu lub jak Cię „przypili”. I tak jest prawidłowo. W miarę wzrostu firmy będziesz coraz wyżej i coraz mniej będziesz się angażować w codzienną pracę firmy i bezpośrednią realizację projektów głównych lub pobocznych. W mojej firmie po kilku latach nie wiem o wielu projektach pobocznych i nie mam pojęcia jak są realizowane. Znam ich efekt i na niego czekam. Nawet jeżeli nie będzie w 100% zgodny z założeniem, to z mojego punktu widzenia wiem na ile błędu możemy sobie pozwolić i już widzę kolejne szanse czy możliwości doprowadzenia firmy do punktu, w którym chciałabym aby ona się znalazła za jakiś czas. Przy czym większość pracowników nie ma pojęcia o tych punktach i dla nich porażka jednego projektu jest porażką. Dla mnie już nie. Z wysoka, kiedy ogarniasz wzrokiem cały krajobraz nie ma znaczenia, czy zdobyliście jedną górę czy nie. Ważne, że zdobyte są inne, a tą jedną można ominąć, obejść lub się przez nią przekopać. Kiedyś dojdziesz do takiego etapu, proszę Cię tylko o cierpliwość i wytrwałość.

 

Jest jeszcze jeden moment w życiu małej i średniej firmy kiedy właściciel wchodzi głębiej i niżej w projekty. Kiedy wysiada z helikoptera na długi czas i wspina się na górę jako wykonawca projektów. Są to sytuacje kryzysowe, kiedy firma staje w obliczu zagrożenia. Wtedy Ty jako właściciel, jako kapitan schodzisz z mostka i sam łapiesz za wiosła lub trzymasz liny żagli. W sytuacji kryzysu w firmie musisz szybo zdiagnozować który z projektów (sprzedaż, finanse, a może produkcja, czy zarządzanie personelem) są kluczowe dla przetrwania firmy. Powtórzę: dla przetrwania firmy. Nie dla rozwiązania sytuacji. Kiedy statek znajdzie się w burzy, żaden kapitan jej nie powstrzyma, nie rozwiąże tej sytuacji, musi skupić sią na tym aby statek ją przetrwał. Podobnie jest z firmą w tarapatach, czasami nie mamy wpływu na zawirowania zewnętrzne, jako właściciele musimy skupić sią na takim projekcie w firmie, który zapewni jej przetrwanie. Więcej na ten temat będę pisała kiedy przyjdzie pora na zajęcie się tematem kryzysów w firmie.

 

Kolejny ważny aspekt Projektu Własna Firma to chęć posiadania dwóch lub trzech a nawet więcej takich projektów przez początkujących przedsiębiorców. Najpierw taki zaczyna projekt Firma A. Po paru miesiącach, może po roku kiedy to Firma A całkiem dobrze sobie radzi pojawiają się same, znikąd, „cudowne” propozycje i pomysły na biznes. Celowo słowo cudowne umieściłam w cudzysłowie. Uważaj na takie pomysły i propozycje. Osobiście szczerze odradzam.

Już słyszę ten protest! Dlaczego? Przecież właśnie dostałeś takich parę. Od znajomych, kolegów, znajomych znajomych, szwagra lub kuzyna szwagra. Wspaniałe okazje! Nic tylko brać. Pewne interesy, wszystko nagrane, super pomysły. Jasne! Wiesz ile ja takich propozycji miałam w życiu? Przez te dwanaście lat prowadzenia własnej firmy? Ile takich pewniaków? Mnóstwo. Dziesiątki. I wiesz dlaczego moja firma przetrwała dwanaście lat i prosperuje bardzo dobrze? Bo się nie dałam na to namówić. Wiesz ile tych pewnych biznesów, do których mnie namawiano przetrwało dłużej niż dwa, trzy lata? Jeden! Jeden jedyny. Tak to niestety wygląda. Niestety większość przedsiębiorców żyje w przekonaniu, że oni będą tym jedynym. Większość dziewczyn startujących w konkursie piękności też sądzi, że mogą zostać Miss Polonia. Chcesz brać udział w takim konkursie? Bardzo proszę, tylko licz się z ryzykiem przegranej. Bardzo poważnym ryzykiem.

 

Opiszę ten mechanizm. Młody przedsiębiorca, zaangażowany, pełen siły, motywacji i kompetencji zakłada własną firmę, uruchamia PWF. Rozwija się ona dobrze. Przychodzi zysk, przedsiębiorstwo wypracowuje trochę pieniędzy. Właściciel ulega czarowi, zachwytowi, urokowi przedsiębiorczości. Po dwóch latach działania pierwszej firmy zakłada kolejną. Pierwsze przyszło łatwo to i drugie przyjdzie. Skoro kupuję od rolnika jabłka, to dlaczego nie sprzedać mu łopaty do śniegu? Czy nie naprawić samochodu? Mało tego, kumpel, czy szwagier zna gościa, który ma do sprzedania maszynę do produkcji łopat i warsztat samochodowy. Dobrze prosperujący. Więc młody przedsiębiorca zaczyna projekt Firma B ze szwagrem i za chwilę Firma C z gościem. Znasz ten mechanizm? Pewnie spotkałeś się z nim nie raz. Mało tego, czasami zdarza się, że ten przedsiębiorca jeszcze pracuje na pół etatu w innej firmie, bo tam zarabia pieniądze, więc po co tracić pewny dochód i ubezpieczenia? Znasz takich? I cóż się dziwić, że ponad 70% firm w Polsce pada w ciągu pierwszych 5 lat działalności. Mnie to nie dziwi.

 

Zniechęcam do prowadzenia dwóch czy trzech a na pewno więcej Projektów Własna Firma na początku działalności pierwszej. Nie poprowadzisz ich w sposób właściwy. Nie ma takiej fizycznej możliwości. Aby PWF się udał trzeba się w niego zaangażować, włożyć w to swój czas, swój wysiłek, pracę i energię. Jeżeli włożysz w niego 50% „pary”, to nie wyjmiesz z tego 50% efektu. Wyjmiesz z tego o wiele mniej. Może nawet nie 10%. Przypomnij sobie jak robiłeś coś w życiu z pełnym zaangażowaniem, z pełnym oddaniem i poświęceniem. Jaki był efekt? Dlaczego uważasz, że firma Ci się uda i osiągniesz sukces jeżeli będziesz swoje wysiłki i zaangażowanie dzielił na kilka firm?

Są tacy, którym się to udaje!, powiesz. Tak?, zapytam, a jacy to są? Znasz takie przykłady osobiście czy tylko z telewizji i gazet? Czy przypadkiem ich zaangażowanie nie polegało głównie na inwestycji zarobionego wcześniej kapitału? Jeżeli tak, to lepiej sprawdź jak zarobili ten kapitał, bo raczej nie w kilku biznesach na raz.

 

Z własnego doświadczenia i z obserwacji wiem, że dopiero po kilku latach, może nawet po dziesięciu, funkcjonowania firmy pojawia się przestrzeń na kolejny biznes, na kolejną firmę lub obszar działalności. Dopiero wtedy, kiedy Twój zasadniczy Projekt Własna Firma ustabilizuje się, wskoczy na właściwe tory, nabierze rozpędu, gdy będą w niej pracować ludzie, którzy mogą poprowadzić większość najważniejszych w firmie projektów samodzielnie, dopiero wtedy można zacząć kolejny PWF.

 

Oczywiście jest to moja szczera rekomendacja, a wybór należy do Ciebie. To Twój projekt i Twoja odpowiedzialność.

 

Na sam temat zarządzania projektami napisano wiele książek, organizowanych jest wiele kursów, szkoleń i programów. Jeżeli masz ochotę to zachęcam do pogłębiania wiedzy w tym zakresie, chociaż mówiąc szczerze, ja żadnego takiego kursu nie odbyłam. Bo prowadząc firmę nie jest ważne czy umiesz zarządzać jednym czy dwoma projektami. Ważne jest czy umiesz zarządzać wszystkimi projektami i potrafisz dostosować je, jak również Twój punkt widzenia do sytuacji w jakiej jest Twoja firma. Schodzisz na ziemie i wznosisz się nad horyzont w odpowiednim momencie.

 

PWF jest wyjątkowym projektem, z wielu powodów o których już wspomniałam ale najważniejszy to ten, że jest to projekt, który ma trwać wiele lat i z założenia nie ma zakończenia, nie ma punktu końcowego, mety, jest tylko niewyraźna wizja gdzieś, tuż za horyzontem, do której dążymy i która cały czas nam ucieka.

 

Prowadzenie projektu Własna Firma to piękna, nigdy nie kończąca się podróż. Życzę Ci jak najwięcej satysfakcji i jak najwięcej pięknych widoków podczas tej podróży.

Kasia