Początek rekrutacji w małej firmie – preludium do tańca godowego

OLYMPUS DIGITAL CAMERAWybór właściwego kandydata nie jest prosty. W małej firmie nie stać Cię na błędy, nie możesz Sobie pozwolić na przyjęcie kogoś kto będzie się wdrażał do roboty miesiąc, kto będzie oczekiwał długiego szkolenia.

 

Nie zapewnisz dodatkowych świadczeń. Nie posiadasz sztabu HRowców, którzy przesieją kandydatów dla Ciebie i ty dostaniesz wyselekcjonowaną pierwszą ligę. Sam musisz się ze wszystkim uporać, przeczytać aplikacje i z każdym kandydatem spotkać.

Jak rekrutować? Jak zatrudnić właściwą osobę? Kogo zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną? Jak prowadzić takie rozmowy?

No właśnie! Rozmowy. Większość przedsiębiorców uważa, że pierwszym etapem zatrudniania pracownika jest rozmowa kwalifikacyjna, a ja uważam, że absolutnie nie.

 

 

 

Proces rekrutacji powinien zacząć się dużo wcześniej. Od opisu stanowiska. Jeżeli tego nie zrobisz, to prawdopodobnie nie znajdziesz właściwej osoby bo nie będziesz wiedział do czego. Czym dany pracownik miałby się zajmować, jakie obszary w firmie należałyby do jego zakresów odpowiedzialności.

 

Zrobienie opisu stanowiska jest bardzo prostą rzeczą. Zwłaszcza w małej firmie. W paru punktach wyjaśnię jak to zrobić.

 

  1. Zastanów się jakie czynności, jakie działania, jakie obszary w firmie miałaby dana osoba przejąć, czym miałaby się zajmować. Zapisz je na kartce papieru lub w tabeli w wordzie. Staną się one zadaniami, czy obszarami. Poniżej przykład takiej tabeli dla, nazwijmy to, sekretarki administracyjnej (czyli osoby, która zajmuje się wszystkim w biurze) w małej firmie.
Zadania, obszary, działania Odbieranie telefonów

Umawianie spotkań z klientami

Udzielanie klientom podstawowych informacji na temat oferty firmy

Przygotowywanie i wysyłanie ofert handlowych

Załatwianie reklamacji klientów

Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

Obieg dokumentów w firmie

Archiwizowanie dokumentów w komputerze i w wersji papierowej

Przygotowywanie dokumentacji księgowej dla biura rachunkowego

Przygotowywanie raportów sprzedaży dla Prezesa Zarządu i handlowców

Ewidencja zamówień

Dbanie o czystość i estetykę biura

Dbanie o stan urządzeń technicznych, w tym komputerów i telefonów

 

Oczywiście, że każdy z punktów można dodatkowo dzielić, rozpisywać na mniejsze zadania włącznie ze szczegółowymi instrukcjami. Jeżeli masz ochotę, to bardzo proszę.

 

  1. Kiedy mamy rozpisane zadania można się zastanowić nad celami dla takiego pracownika. Z czego będzie rozliczany, jaki jest cel jego pracy. Wiem, że w przypadku handlowca określenie celów jest bardzo proste – wystarczy podanie wysokości sprzedaży, ewentualnie marży i poniesionych kosztów. W naszym przykładzie sekretarki administracyjnej może to być trudniejsze i pokrywać się z zadaniami. Cele powinny opisywać stan, jaki chciałbyś aby został osiągnięty, efekt jaki ma przynieść pracownik, to z czego będziesz mógł go rozliczyć.

 

cele Prawidłowy obieg i archiwizowanie dokumentów

Prawidłowe i płynne funkcjonowanie biura

Przygotowywanie dokumentacji księgowej zgodnie z przepisami prawa
i wymaganiami biura rachunkowego

Estetyczny, schludny wygląd biura

Terminowe wysyłanie korespondencji, w tym ofert handlowych

Prawidłowość ofert handlowych

 

  1. Teraz czas zastanowić się nad odpowiedzialnością. Za co dany pracownik ma być odpowiedzialny w Twojej firmie. Jaki obszar będzie jego „podwórkiem”. Wiem, że to czasami się pokrywa z celami ale nie tylko.

 

Odpowiedzialność Prawidłowe funkcjonowanie biura

Reprezentacyjny wygląd biura

Prawidłowość wysyłanych ofert handlowych

Archiwizacja dokumentów

Prawidłowe przygotowanie dokumentów dla biura rachunkowego

Właściwa postawa w stosunku do klientów

 

  1. Jako ostatni punkt należy dodać kompetencje. Kiedy mamy rozpisane zadania, działania, obszary działań i odpowiedzialności, kiedy znamy cele jakie ma osiągnąć dany pracownik, to określenie potrzebnych kompetencji będzie już łatwe. Jeżeli nasza sekretarka ma być odpowiedzialna za prawidłowe przygotowanie dokumentacji dla biura rachunkowego, to musi mieć podstawową wiedzę z zakresu rachunkowości, zasad sprawozdawczości i być może również ustaw podatkowych, tak aby umiała właściwie opisać, posegregować i przygotować dokumenty dla biura. Sprawdź na ile pewne rzeczy są ważne. Gdzie ewentualnie można daną osobę przeszkolić. W zakresie znajomości produktów twojej firmy z pewnością będzie potrzebowała informacji i wiedzy od Ciebie. Ale pozostałą wiedzę powinna już mieć. Tylko może być trudne znalezienie takiego kandydata. Zastanów się co jest kluczowe na tym stanowisku. Jakie umiejętności, jakie doświadczenie, jaka wiedza. Czy ważniejsza będzie dla Ciebie u takiej osoby znajomość aspektów rachunkowo- podatkowych, czy raczej doświadczenie w obsłudze klienta? Staraj się nadać priorytety kompetencjom. Pewnych rzeczy można pracownika przyuczyć, z innymi powinien przyjść aby móc w pełni efektywnie wykonywać swoją pracę.

 

Kompetencje Znajomość oprogramowania Office

Podstawowa znajomość w zakresie rachunkowości, sprawozdawczości finansowej i ustaw

Doświadczenie w obsłudze klienta

Znajomość oferty produktowej firmy

Zmysł estetyczny i umiejętność zachowania czystości w miejscu pracy

Miła aparycja

Komunikatywność

Podstawowa znajomość zasad przyjmowania reklamacji i prawa konsumenckiego

Skrupulatność, dokładność, rzetelność

 

 

Teraz wystarczy zrobić z tego jedną wspólna tabelę.

 

Mając tak przygotowany opis stanowiska łatwo jest stworzyć ogłoszenie rekrutacyjne, wystarczy wymienić podstawowe zadania oraz wymagane kompetencje. Wtedy możemy mieć pewność, że duża część kandydatów jacy się zgłoszą, będzie w większym lub mniejszym stopniu oscylować w okolicach Twoich oczekiwań co do tego kogo powinieneś zatrudnić.

 

Ogłoszenie wysłane, kandydaci się zgłosili. Na biurku piętrzy się stos aplikacji. Listy motywacyjne i cv. Jak z nich wybrać tych najlepszych? Jak czytać cv?

Będę szczera, jak do tej pory była ta łatwiejsza część rekrutacji. Teraz zaczynają się schody.

 

Czym jest cv? Czy jest to wiarygodny dokument? W moim odczuciu nie. Cv jest zbiorem wydarzeń, nie do końca faktów, z życia kandydata ale nie wszystkich. Jest pewną wypadkową tego czym on chce się pochwalić (bo przecież nikt na cv nie pisze o porażkach), tego czego, według niego Ty szukasz, jego wyobrażeń na temat swojej osoby i swoich umiejętności. Istnieje wiele poradników jak pisać cv. Są ludzie, którzy zawodowo zajmują się pisaniem cv dla kandydatów do pracy. Konstruuje się ten sam dokument na wiele różne sposoby. Niby te same fakty, jednak wystarczy odwrócenie lub zmiana kolejności, zmiana proporcji, zastosowanie półprawdy aby „dostosować” cv do danego ogłoszenia rekrutacyjnego. Na cv najczęściej znajdziesz to czego szukasz, bo są przygotowywane specjalnie pod Twoje oczekiwania, a raczej pod wyobrażenie na temat Twoich oczekiwań.

 

Więc czytać cv czy nie czytać?

Czytać, jak najbardziej czytać. To jest pierwsze sito, przez które „przesiejesz” kandydatów. Większość cv odpowiadających Twoim wymaganiom przejdzie przez sito, będą i takie, które zostaną odrzucone.

 

Proponuję odrzucać cv, gdzie:

  • kandydat nie dostosował go do Twojego ogłoszenia – sorry ale jeżeli nie wykonał minimum wysiłku, nie usiadł na chwilę, nie przeredagował dokumentu to albo mu nie zależy, albo jest niefrasobliwy albo zbyt pewny siebie. To oznacza kandydata niewartego zachodu;
  • pojawiają się niewypełnione luki w zatrudnieniu – czyli na przykład mamy zatrudnienie w jednej firmie do stycznia 2013 roku, a potem w kolejnej firmie od grudnia 2014 roku. O ile jest kobietą to można zaryzykować i przyjąć, że urodziła dziecko lub dzieci, może warto zapytać na rozmowie, ale jeżeli taka luka pojawia się u mężczyzny, to nie wygląda dobrze;
  • brak wieku, adresu zamieszkania, zdjęcia, stanu cywilnego – mówię tu o wszystkich na raz, brak zdjęcia można przeżyć. Osobiście nie lubię, kiedy ktoś nie podaje wieku i muszę orientować się ile ma lat po tym kiedy kończył szkołę.
  • brak oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych – takie cv najlepiej zniszczyć w niszczarce wraz ze wszystkimi kopiami.
  • Brakuje ewidentnie kompetencji na jakich Ci zależy lub poprzednie stanowiska zupełnie nie mają nic wspólnego z Twoim opisem stanowiska (na przykład dla kierowcy brak prawa jazdy jest ewidentnym brakiem kompetencji).
  • Bardzo częste zmiany pracy. Nie zawsze mogą eliminować kandydata, natomiast powinny stanowić duży znak zapytania. Ktoś, kto nigdzie dłużej nie zagrzał miejsca prawdopodobnie u Ciebie też nie zagrzeje.

 

Chętnie zapraszam na rozmowę osoby, których cv spełnia oczekiwania jakie sobie założyłam w stosunku do takiego pracownika. Pokrywa mi się doświadczenie, umiejętności, zakresy wykonywanych zadań. Lubię też kiedy cv jest oryginalne, czymś się wyróżnia, przyciąga uwagę grafiką, sformatowaniem, innym ułożeniem, podaniem informacji innych niż na pozostałych aplikacjach. Wydaje mi się, że ktoś taki jest kreatywny, że wykazuje się pomysłowością, postarał się. I mam pełną świadomość, że jest to zrobione „na pokaz”, właśnie po to aby zwrócić moją uwagę. Ale nie to jest ważne, tylko to, że się postarał, pogłówkował lub wysilił się.

 

Kolejnym dokumentem jaki dostajemy jest list motywacyjny. Spotykam się z tym coraz rzadziej i to dobrze. Na szczęście kandydaci rezygnują z listów motywacyjnych bo jest to dokument w jeszcze większym stopniu zmanipulowany niż cv. Podobnie jest niestety z referencjami. Często są pisane „na odwal”, wręcz podpisywane bez czytania lub, jeszcze gorzej, pisane dla pracownika którego się właśnie zwolniło bo niewłaściwie wykonywał obowiązki i jego przełożony zmniejszając sobie poczucie winy wystawia mu świetne referencje, „żeby chłopina robotę łatwiej znalazł”. Oczywiście, ktoś mógłby powiedzieć, że zawsze można zdzwonić i sprawdzić referencje. Uważam, że to strata czasu. Jeżeli ktoś wystawił referencje z powodu wyrzutów sumienia to i tak mi się nie przyzna, obcej babie i potwierdzi te bzdury co w liście podpisał. Z założenia. A ja z założenia nie uwierzę w referencje. Szkoda czasu. Lepiej zabrać się za przeprowadzanie rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami, których cv przetrwało pierwsze sito.

 

Ale o tym jak to jest z rozmowami kwalifikacyjnymi napiszę kolejnym razem.

 

Zapraszam za tydzień.

Kasia

 

 

  • Dobre formułowanie wmagań to jedno. Natomiast faktem jest, że z setek napływających CV często nie można wyłonić nawet jednego sensownego kandydata.

    • Prawda, czasami nie ma się ochoty czytać tych wszystkich aplikacji, jednak warto, bo może się znaleźć jakaś perełka, a one są wyjątkowe.

  • Dobre formułowanie wmagań to jedno. Natomiast faktem jest, że z setek napływających CV często nie można wyłonić nawet jednego sensownego kandydata.

    • Prawda, czasami nie ma się ochoty czytać tych wszystkich aplikacji, jednak warto, bo może się znaleźć jakaś perełka, a one są wyjątkowe.

  • Swego czasu pracowałam przy rekrutacji. Najbardziej uderzał mnie fakt, jak niedbale ludzie piszą swoje aplikacje. Np. zdjęcia z rodzinnych uroczystości zamiast profesjonalnej fotografii są na porządku dziennym.

  • Swego czasu pracowałam przy rekrutacji. Najbardziej uderzał mnie fakt, jak niedbale ludzie piszą swoje aplikacje. Np. zdjęcia z rodzinnych uroczystości zamiast profesjonalnej fotografii są na porządku dziennym.