Otoczenie małej firmy

21144876_sCzym jest otoczenie firmy?

Na co zwracać uwagę w otoczeniu?

 

 

Twoja firma funkcjonuje w pewnej rzeczywistości, w przestrzeni i czasie. Wszystko to co się dzieje i co się znajduje na zewnątrz firmy jest jej otoczeniem i w mniejszym lub większym stopniu ma na nią wpływ.

 

 

 

 

 

 

Co nie jest otoczeniem firmy, tylko nią samą? Pytanie wydaje się być oczywiste ale tak nie jest. Integralną częścią firmy są:

  • produkty,
  • pracownicy i ich kompetencje,
  • marka,
  • wartości,
  • misja i wizja,
  • Ty, Twoje wartości i kompetencje,
  • standardy i procedury,
  • zasoby rzeczowe, informatyczne, finansowe,
  • i…uwaga…klienci.

Tak, tak, klienci są częścią Twojej firmy.

Cała reszta to otoczenie.

 

Otoczenie firmy dzieli się na otoczenie bliższe i dalsze. Otoczenie bliższe ma na nią większy wpływ niż dalsze.

 

Co jest otoczeniem bliższym firmy?

  1. Kontrahenci – czyli dostawcy towarów, usług, wszyscy, którzy z nami współpracują, w tym m.in. kurierzy, dostawcy usług telekomunikacyjnych, doradcy, jak prawnicy, eksperci, biegli, administratorzy domen, dostawcy materiałów, półproduktów, itp. Każdy z nich ma pewien udział w naszym sukcesie czy porażce. Ostatnio nawalił nasz dostawca usług telefonicznych. Przez dwa dni mieliśmy odcięte faxy i telefony stacjonarne. Możesz Sobie tylko wyobrazić co się działo w firmie w ciągu tych dwóch i kolejnych kilku dni. Nie dochodziły do nas faxy z zamówieniami, klienci nie mogli się dodzwonić. Całe szczęście, że mamy też w biurze telefony komórkowe. To pozwalało na jako, takie funkcjonowanie.
  2. Konkurencja firmy – element otoczenia i to najbliższego. Nie wiem czy istnieją obecnie firmy pozbawione konkurencji. Jeżeli tak, to zazdroszczę i jednocześnie ubolewam. Jakże nudno musi być bez konkurencji! To konkurencja wymusza na nas rozwój, szukanie nowych możliwości, nowych rozwiązań. Konkurencja buduje również naszą markę. Zapraszam do lektury wpisu o konkurencji
  3. Uwarunkowania prawne i polityczne – wszelkie regulacje prawne odnoszące się bezpośrednio do zakresu działalności jakie prowadzi firma. W przypadku naszej firmy, to poza zapisami prawa ma jeszcze znaczenie na przykład to jak NFZ wycenia procedury medyczne i kiedy negocjuje ze szpitalami kolejne kontrakty. W przypadku firm sprzedających towary przez strony internetowe duży wpływ miały zmiany zapisów konsumenckich z grudnia ubiegłego roku. Pamiętajmy, że zmiany prawne mogą też być na dobre. Wiem, trudno w to uwierzyć, zwłaszcza w naszym kraju, ale zawsze należy mieć oczy otwarte. Pamiętasz co się wydarzyło na rynku kas fiskalnych kiedy nagle wprowadzono nakaz fiskalizacji handlu i usług dla konsumenta? Okazało się, że jest tylko paru dostawców takich urządzeń. Mieli wtedy żniwa. A jak wyglądałaby sytuacja takich firm jak moja jeżeli uwolnione by został rynek ubezpieczeń zdrowotnych i zamiast NFZ mielibyśmy kilku płatników za świadczenia medyczne? A jak zmieniła się sytuacja firm po wejściu do EU? Ja to pamiętam doskonale, bo dla nas zmieniło się wiele.
  4. Ekonomia – jak duży i bezpośredni wpływ na przedsiębiorstwo ma kurs złotówki wiedzą doskonale importerzy i eksporterzy. Wysokość stóp procentowych ustalonych przez banki centralne ma wpływ na działalność firm rynków finansowych. W mojej firmie istotne jest jak wygląda finansowanie procedur medycznych, czy samorządy planują restrukturyzację długów szpitalnych, jak wygląda budżet państwa i NFZ na kolejny rok i ściągalność składki od społeczeństwa. Jaki wpływ na firmy ma dostęp do funduszy unijnych? Jaki wpływ na działanie salonu piękności mają średnie dochody gospodarstw domowych z najbliższej okolicy?
  5. Otoczenie technologiczne – to wszystkie nowości, rozwiązania i innowacje, które mogą zmienić rynek. I tu uwaga bardzo ważna. Zdarza się, że nasz rynek umiera lub nasz produkt traci rację bytu z powodu rozwoju technologii na rynku odległym od naszego, który wydawałoby się, że nie ma wpływu na nas. Przykład? Bardzo proszę. Rozwój telefonii komórkowej zlikwidował rynek budzików. Jeszcze trzydzieści lat temu nie do pomyślenia. Co miał telefon do zegarka? Cyfrowa telewizja i internet zlikwidowały wypożyczalnie płyt DVD. Kiedy ostatnio brałeś do ręki encyklopedię? A widziałeś taką w księgarni? Może się też okazać, że technologia, która wydaje nam się odległa może być dla nas szansą.

 

Otoczenie dalsze przedsiębiorstwa ma mniejszy wpływ ale nadal istnieje. W zasadzie są to te same obszary co w otoczeniu bliższym.

  1. Kontrahenci naszych kontrahentów – skoro mają wpływ na naszych dostawców, to mogą mieć również w sposób pośredni na nas, na nasz produkt, usługę, serwis.
  2. Konkurencja w innym sektorze – podobnie jak w technologiach, może okazać się, że mamy konkurenta tam, gdzie się nie spodziewaliśmy. Innowacyjny, nowatorski produkt z innej bajki może narobić nam kłopotów.
  3. Otoczenie prawne i polityczne – dalszym otoczeniem prawnym mogą być regulacje dotyczące przepisów prawnych, konstytucji, uregulowań dotyczących handlu międzynarodowego, itd. Praktycznie większość decyzji naszych ustawodawców, czy w Warszawie, czy w Brukseli ma na nas wpływ. Mało tego, parlamenty innych krajów też mają na to wpływ. Do niedawna uważalibyśmy, że działania W. Putina raczej kwalifikują się do bardzo dalszego otoczenia naszych firm, w chwili obecnej okazuje się, że stały nam się bliskie.
  4. Otoczenie ekonomiczne – wydawałoby się, że kwestia rosnącego PKB może mieć mały wpływ na taką firmę jak moja. Okazuje się, że nic bardziej błędnego. Większy wzrost gospodarczy, to więcej miejsc pracy, wyższe zarobki dla ludzi, to oznacza wyższe płacone składki zdrowotne, a to powiększa budżet NFZ, który może wprowadzać do katalogu nowe procedury.
  5. Społeczeństwo – tutaj mam na myśli trendy społeczne i demograficzne. Co podoba się ludziom, jakie są ich potrzeby, jakie oczekiwania. Nie tylko Twojego bezpośredniego klienta. Trendy społeczne mogą wpływać na Twojego klienta i tym samym na Twoje przedsiębiorstwo. Podobnie z trendami demograficznymi. Jeżeli twój produkt przeznaczony jest dla małych dzieci, to warto wiedzieć, czy tych dzieci rodzi się więcej czy mniej.
  6. Środowisko naturalne – brak wody pitnej może być istotny dla producenta napojów ale i również dla producenta dóbr luksusowych. Przy braku wody to ona stanie się podstawową potrzebą. Również ocieplenie klimatu wpłynie na producenta odzieży zimowej, prawdopodobnie przyjdzie się przebranżowić na odzież obniżającą temperaturę przy skórze. Takie przykłady można by mnożyć.

 

Ostatnią ale chyba najważniejszą kwestią dotyczącą otoczenia jest to, że zmienia się ono w sposób bardzo szybki. W obecnych czasach, tak zwanej „nowej rzeczywistości” zmiana jest jedyną stałą rzeczą. Chyba nie muszę tego udowadniać czy szerzej opisywać. Każdy z nas widzi co się dzieje wokół.

 

Jaki nasuwa się wniosek kiedy czytamy lub myślimy o otoczeniu firmy?

Nasuwa się ich kilka:

 

  1. Pierwszy to taki: „O cholera! Jakim cudem udaje się przetrwać?”. Bardzo dużo osób, czynników, zdarzeń, zmiennych ma wpływ pośredni lub bezpośredni na Twoją firmę. Za to Ty nie masz na nie żadnego lub bardzo ograniczony.
  1. Nie jesteś w stanie przewidzieć jak zmieniać się będzie otoczenie firmy i który z czynników będzie za chwilę miał mniejsze lub większe znaczenie. Gdybyś był, zarabiałbyś jako wróż lub jasnowidz. Powiem więcej, ci tak zwani eksperci też nie potrafią przewidzieć. Zobacz przykład franka szwajcarskiego, najwięksi guru od ekonomii nie przewidzieli tego, że szwajcarski bank centralny uwolni kurs waluty. A co się dzieje z ceną ropy naftowej? Przykłady można mnożyć. Nie przewidzisz co się może wydarzyć w otoczeniu ani jak szybko.
  1. Po trzecie gdyby otoczenie zewnętrzne tak mocno wpływało na firmy, to żadna by nie przetrwała, a jednak wielu się to udaje.
  1. W otoczeniu firmy znajdują się nie tylko zagrożenia dla firmy ale i szanse.
  1. To nie w otoczeniu tkwi sedno tylko w samej firmie.

 

Otoczenie wpływa na firmę na tyle na ile firma mu na to pozwala!

 

Mała firma jest podatna na wpływ otoczenia. Na etapie radosnej działalności gospodarczej czy specjalizacji byle co może zachwiać firmą i stanowić dla niej olbrzymie zagrożenie. Na szczęście na tych etapach rozwoju przedsiębiorstwo ma tak dużą zwinność i elastyczność operacyjną, że szybko i skutecznie wprowadza zmiany adaptacyjne. W dalszych etapach rozwoju firmy przed zagrożeniami z otoczenia chronią ją procedury i spore zasoby. Na przykład taka firma posiada zasoby finansowe, które pozwolą jej przetrwać chwilowe wahania kursu walut lub może posiadać narzędzia do zmniejszania ryzyka walutowego, takie jak opcje walutowe lub forwardingi.

To nie w otoczeniu tkwi rozwiązanie, tylko w samej firmie. W tym jak jest zabezpieczona na dane ryzyko, w przypadku większych firm, czy też jak szybko zareaguje odpowiednią zmianą w małych firmach. Najlepszą metodą jest połączenie obydwu, zwinności i oporności, co jest możliwe w małych firmach, a praktycznie niemożliwe w olbrzymich korporacjach, które są tylko oporne. Dlatego też niepewne otoczenie zewnętrzne jest dużą szansą dla małych firm.

 

I znowu wrócę do punktu widzenia. Są ludzie, dla których szklanka jest do połowy pusta, i są tacy, dla których jest do połowy pełna. Niektórzy w turbulencjach otaczających firmę widzą jedynie zagrożenia przed którymi trzeba się bronić, inni widzą nowe szanse i możliwości. Biorąc pod uwagę to, że jako mały przedsiębiorca masz dużą zwinność, a małą oporność, to wzmacnianie jej na siłę raczej Ci się nie uda. Nie masz na to wystarczających zasobów i czasu, bo pewne procedury trzeba wypracować latami, a zasoby też same się nie znajdą. W takiej sytuacji lepiej wyglądać szans jakie pojawiają się niż unikać zagrożeń. Kwestia punktu widzenia i „focusu”.

Oczywiście nie namawiam do ignorowania ewidentnych zagrożeń, czy pakowania firmy w kłopoty. Mówię jedynie o tym jaką wybrać drogę, czy unikania, czy parcia do przodu. Ja polecam parcie do przodu, szukanie nowych szans i możliwości.

 

Nie masz wpływu na otaczającą Cię rzeczywistość. Moja firma nie ma wpływu na wycenę procedur przez NFZ i nic z tym nie zrobimy. Za to widząc możliwości jakie niesie dla nas „starzejące się” społeczeństwo możemy szukać nowych rozwiązań na schorzenia charakterystyczne dla ludzi w podeszłym wieku.

 

Podam przykład jak otoczenie wpływa na firmę nawet dużą i chroniącą się przed ryzykiem. Jednym z naszych dostawców jest firma japońska. Mają fabrykę w Japonii, a że jest to kraj, gdzie często zdarzają się trzęsienia ziemi, to zabezpieczyli się na tę okoliczność solidnie. Chwalili się jaki to inteligentny mają budynek, jak poustawiane są maszyny i jakie. Byli doskonale przygotowani na każde trzęsienie ziemi. I pewnego dnia w 2011 roku przyszło tsunami. Zalało ich do wysokości połowy pierwszego piętra. Wszystkie maszyny, cała hala produkcyjna znalazła się pod wodą na tygodnie. Czy myślisz, że nie robili analizy otoczenia? Robili! I to nie raz. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego. To co jesteśmy w stanie zrobić, to jedynie utrzymać firmę na takim poziomie zwinności i oporności aby przetrwać. Jesteśmy w stanie mądrze zarządzać zmianą i uczyć się na własnych błędach, a przede wszystkim to co jesteśmy w stanie zrobić, to realizować swoją misję, wizję i wartości. Wierz mi, że można to robić zawsze, bez względu na okoliczności. Nawet jeżeli one na chwilę nas zatrzymają, to nie znaczy, że mamy zapomnieć po co tu jesteśmy. Kiedyś musimy wrócić na właściwą drogę. Jak się skończyła historia z tsunami dla naszych Japończyków? W końcu woda zeszła. Wysuszyli halę, naprawili co się dało i zaczęli znowu produkować. Na wszelki wypadek połowę produkcji przenieśli do innej fabryki w Wietnamie. Tam ryzyko trzęsień ziemi i powodzi jest znacznie niższe. Trudności trwały ponad pół roku. Udało im się odzyskać wolumen produkcji i poprzednią jakość dopiero po 9 miesiącach. Ale teraz idą jak burza i zwiększają swoje udziały w rynku z miesiąca na miesiąc, a jakość produktów jest nawet lepsza niż przed powodzią. Mając dwie różne fabryki mają zabezpieczenia, że jeżeli z jedną coś się stanie, to druga może „pociągnąć” całość produkcji.

 

Ja robię analizę otoczenia od czasu do czasu. Zachęcam i Ciebie do zrobienia takiej analizy. Najlepiej z pracownikami. We wpisie o konkurencji wymieniam powody dla których dobrze jest zrobić takie ćwiczenie z pracownikami, wszystkimi lub przedstawicielami działów. Pozwolę sobie je tu powtórzyć:

  1. pozyskasz wiedzę, której mogłeś nie mieć na temat otoczenia firmy i jej samej;
  2. zintegrujesz zespół i osoby na co dzień nie współpracujące ze sobą;
  3. zwiększysz motywację w całym zespole, to co przedstawiciele działów usłyszą, zobaczą, poczują na takim spotkaniu „poniosą” ze sobą na swoje stanowiska i do swoich najbliższych współpracowników; ludzie poczują, że mają na coś wpływ w firmie, zacznie im bardziej zależeć, zrozumieją mechanizmy i konieczność pewnych czynności czy zmian, będą się bardziej starać, wspólny wróg (czytaj otoczenie) jednoczy do działania;
  4. zwiększysz świadomość pracowników co do ich ról w przedsiębiorstwie i ich wzajemny szacunek do samych siebie i do Ciebie jako szefa.

 

Jak to zrobić? To bardzo proste.

 

Krok 1: opis otoczenia

 

Weźcie kartkę papieru i punkt po punkcie, tak jak to jest wymienione na górze, zróbcie analizę otoczenia Twojej firmy. Rozpiszcie wszystkie czynniki, jakie mają lub mogą mieć na nią wpływ. Wszystko co przyjdzie Wam do głowy. Na środku kartki możecie zapisać nazwę swojej firmy, potem w jej pobliżu opiszcie kontrahentów i tak dalej, jak na schemacie poniżej. Ja na schemacie używam jedynie ogólnych nazw, Wy rozpiszcie je w szczegółach, wedle Swojej najlepszej wiedzy i intuicji. To nie jest egzamin ani obrona pracy doktorskiej, przyłóżcie się do tego ale nie musicie mieć pełnych danych o ekonomii kraju aby to zrobić. Wymieńcie każdego kontrahenta, jakie znaczenie ma on dla Waszej firmy. Jego słabości i jego mocne strony. Jakie regulacje prawne są Wam pomocne, a jakie przeszkadzają? Jakie akty prawne regulują działalność firmy, czy to jest Kodeks cywilny, czy może również Prawo zamówień publicznych, czy Ustawa o wychowaniu w trzeźwości? Może wiecie, że coś ma się zmienić w tym zakresie? Jak wygląda Wasza sytuacja przy obecnym kursie złotówki? Czy starzejące się społeczeństwo ma wpływ na firmę? Możesz grupę pracującą nad zadaniem podzielić na podgrupy, każda zajmuje się innym aspektem albo każda podgrupa robi wszystko, a potem wnioski każdej z grup sumujecie na jedną, końcową analizę.

 

wykres

 

 

Krok 2: identyfikacja szans i zagrożeń

 

Potem zaznaczcie kolorami te o dużym znaczeniu i te o minimalnym. Na czerwono niech będą zagrożenia, na zielono szanse dla Waszej firmy. Sprawdź czy o niczym nie zapomnieliście. Stymuluj ludzi, zachęcaj do wysiłku. Jeżeli rozboli Was od tego głowa, to dobrze, ma boleć. Jeżeli macie mroczki przed oczami, to jeszcze lepiej.

 

Krok 3: ocena ryzyka

 

Popatrzcie na to co wypracowaliście. Gdzie są największe zagrożenia? Spróbujcie ocenić jakie jest ryzyko ich wystąpienia. Jakie będą ich konsekwencje? Co może wydarzyć się najgorszego? Niech ktoś zabawi się w złego policjanta a kto inny w dobrego. Zastanówcie się co wtedy zrobicie? Jakie działania będą najlepsze w danej sytuacji?

 

Krok 4: ocena szans

 

Teraz czas na szanse. Co może się wydarzyć najlepszego? Jakie szanse mogą się pojawić w otoczeniu Waszej firmy? Jak je wykorzystacie? Jakie działania podejmiecie? Jaką nagrodę za to dostaniecie?

 

Krok 5:

 

Schowaj analizę otoczenia do szuflady.

 

I już po całej analizie otoczenia firmy. To jest aż tak proste. Być może zapytasz po co to robić? Już odpowiadam – dla Twojej świadomości, żebyś wiedział gdzie są najbardziej wrażliwe punkty, co może zdarzyć się najtrudniejszego i najlepszego dla Twojej firmy, żebyś mógł, przynajmniej w Swoich wyobrażeniach, zmierzyć się z tym. Być może nigdy ten najczarniejszy scenariusz się nie wydarzy, prawdopodobnie rzeczywistość nie będzie nigdy aż tak przychylna. Tym nie mniej warto się chwilę nad tym pochylić. Poza tym zobaczysz na co masz zwracać uwagę, w którą stronę patrzeć od czasu do czasu.

To co wypracujesz takim ćwiczeniem zostanie już z Tobą, otworzy Ci oczy i nastawi radary w odpowiednim kierunku. I jeszcze korzyści wynikające ze wspólnej pracy z pracownikami – bezcenne! Po to robiłeś to ćwiczenie.

 

Moje rekomendacje oprócz zrobienia powyższej analizy otoczenia?

  1. miej oczy i uszy otwarte,
  2. dbaj o elastyczność, zwinność i oporność firmy lub przynajmniej o jedno z nich,
  3. rób Swoje, realizuj misję firmy, Swoją wizję i Swoje wartości bez względu na to co los przyniesie a otoczenie będzie łaskawe nam dać.

 

Słowo wyjaśnienia co rozumiem jako zwinność i oporność.

Zwinność to umiejętność firmy do wynajdywania szans na rynku i w otoczeniu, do szybkiego wprowadzania zmian, to duże umiejętności adaptacyjne i przystosowawcze. Firmy zwinne w biznesie działają w sposób szybki, bystry i inteligentny.

Oporność to niepodatność firmy na zawirowania w otoczeniu i na rynku (niezatapialność giganta). Z opornością wiążą się duże zasoby, procedury, duże udziały w różnych rynkach, dywersyfikacja i dostaw i rynków, skostniałość struktur, przewidywalność, solidność biznesowa, zaufanie, mocna marka.

Jak widzisz dobrze jest mieć trochę tego i trochę tego. Z reguły małe firmy na początku działalności są niezwykle zwinne i mało oporne. Potem jak rośnie oporność maleje zwinność. Sztuka polega na tym aby mieć dużo zwinności i sporo oporności.

 

To tyle w temacie otoczenia przedsiębiorstwa. Jak widzisz nie jest to nic trudnego ani skomplikowanego.

 

Życzę samych pomyślnych wiatrów, żeby nasi prawodawcy, rząd i inne organy, agencje i urzędy dostarczały nam, przedsiębiorcom samych szans. Niech otoczenie nam sprzyja,

[email protected]