Nowoczesna mała firma

nf1Jak powinna wyglądać nowoczesna mała firma?

 

Większość małych przedsiębiorstw w naszej rzeczywistości działa w sposób, nazwijmy to, tradycyjny. Łatwo możemy sobie wyobrazić typowe polskie małe przedsiębiorstwo i typowego przedsiębiorcę. Trudno jest nam się oderwać od tego standardu, wrósł tak mocno w naszą rzeczywistość, że czasami wydaje się niemożliwym aby firma w Polsce mogła funkcjonować inaczej. Aby mogła być nowoczesna, etyczna, odpowiedzialna i trwać długie lata.

 

Chciałabym w tym blogu zachęcić Was do innego prowadzenia firmy niż sposób „tradycyjny”. Chciałabym pokazać, że można i nawet należy inaczej, że trzeba patrzeć dalej, szerzej, że trzeba działać etycznie, uczciwie, w sposób ustandaryzowany i planowany.

 

 

Co mam na myśli mówiąc o tradycyjnej i nowoczesnej małej firmie?

Wytłumaczę to w tabelce na konkretnych obszarach działalności firmy.

 

Firma tradycyjna Firma nowoczesna
Polityka kadrowa · Zatrudnianie krewnych, znajomych, kolegów z poprzedniej firmy, z polecenia.

· Brak możliwości szkoleń dla pracowników.

· Pracownicy czerpią wiedzę z kompetencji i doświadczeń nabytych w poprzednich miejscach zatrudnienia

· Proces rekrutacyjny mający na celu zatrudnianie specjalistów.· Szkolenia i programy rozwojowe dla pracowników.· Rozwijanie i zachęcanie do rozwoju kompetencji pracowników.
Formy zatrudnienia · Umowy śmieciowe.· Zatrudnianie „na szaro”, dorywczo, zlecenia. · Umowy o pracę na czas nieokreślony jako standardowa forma zatrudniania.
Wynagrodzenia · Wynagrodzenia niskie lub minimalne możliwe.· Duże dysproporcja wynagrodzeń pomiędzy pracownikami nawet na tych samych stanowiskach (kto wynegocjuje więcej dostaje więcej).· Brak jasnych zasad wynagradzania dla poszczególnych stanowisk, czy szczebli organizacyjnych

· Opóźnianie wypłat wynagrodzeń.

· Wynagrodzenie adekwatne do wykonywanej pracy i zakresu odpowiedzialności.· Widełki płacowe dla stanowisk o podobnymi charakterze.· Systemy premiowania i nagradzania.

· Terminowe wypłacanie pensji i świadczeń pracowniczych.

HR · Regulamin pracy i wynagradzania o ile są to jedynie „na papierze”.· Braki w dokumentacji, braki formalne (np. ewidencji czasu pracy, urlopów).· Brak standardów zatrudniania (np.: brak szkoleń BHP, badań lekarskich itp.) i zwalniania pracowników.

· Brak jasnych opisów stanowisk i obszarów odpowiedzialności brak struktury.

· Naruszanie praw pracownika.

· Dokumenty, takie jak umowy o pracę, czy regulamin pracy przygotowywane na ściągniętych z internetu szablonach.

· Brak należytej staranności przy kompletowaniu i przechowywaniu teczek pracowniczych (często ich zupełny brak) lub danych osobowych.

· Duża rotacja zatrudnionych.

· Przestrzeganie zapisów prawa pracy, regulaminów pracy i wynagradzania.· Dbałość o stan i prawidłowość dokumentacji.· Zatrudnianie i zwalnianie pracowników zgodne z procedurą lub wypracowanym w firmie standardem, kierującym się poszanowaniem praw pracownika i przepisami prawa.

· Dokumenty kadrowe przygotowywane i prowadzone zgodnie z kodeksem pracy.

· Raz na jakiś czas (rok/dwa lata) audyt spraw kadrowych przez zewnętrznego eksperta w celu uzupełnienia braków formalnych czy prawnych.

· Poszanowanie praw pracowniczych, takich jak urlopy, fundusz socjalny, czy wczasowy.

· Jasny dla pracowników system premiowania.

· Opisy stanowisk regulujące zakres zadań, działań, odpowiedzialności i cele na danym stanowisku.

· Dbałość o właściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

· Wieloletnie okresy zatrudnienia

Podejście pracownika do firmy · Brak poczucia wspólnego celu.· Brak motywacji.· Poczucie wykorzystywania.

· Sukces i porażka firmy jest jedynie sukcesem i porażką jej właściciela.

· Regularne spotkania właściciela z pracownikami w celu zapoznania ich z sytuacją w firmie, z planami na przyszłość, ze strategią, z wizją.

· Pracownicy znający wizję firmy i utożsamiający się z jej misją.

· Duża motywacja, poczucie przynależności i wpływu na los firmy.

· Współuczestniczenie w sukcesie i porażce firmy.

Kwestie prawne · Wiedza prawna ściągana „od kolegi” lub z internetu.· Brak współpracy z prawnikiem.

· Wzory umów i dokumentów zapożyczone.

· Współpraca z innymi podmiotami, czy osobami fizycznymi bez stosownych umów.

· Sięganie po poradę specjalisty głównie w zakresie jak ominąć prawo, jaką furtkę prawną zastosować, jak „wykiwać” kontrahenta

· Współpraca z prawnikiem w zakresie wzorów umów.· Szkolenie z podstaw prawa cywilnego, handlowego itd dla właściciela.

· Znajomość przez właściciela podstawowych zagadnień prawnych dotyczących zasadniczego biznesu firmy.

· Stosowanie wzorów umów przygotowanych dla firmy z uwzględnieniem jej specyfiki.

· Weryfikacja umów z prawnikiem, przynajmniej na początku działalności firmy, do momentu, kiedy firma sama nabierze wiedzy i doświadczenia jakie zapisy umowne są dla niej do przyjęcia, a jakie nie i jakie na pewno muszą się w każdej umowie znaleźć.

· Dbałość o równorzędność umów, czyli umowa powinna być korzystna dla obu stron i chronić interesy obu podmiotów.

Kontrahenci i dostawcy · Traktowani podmiotowo· Próby „oskubania”, wykorzystania, wykiwania.· Współpraca jednostronna.

· Odwlekanie płatności lub wręcz odmawianie zapłaty faktur.

· Brak poszanowania i niedotrzymywanie obietnic, terminów.

· Unikanie kontaktu w sytuacjach trudnych.

· Kontrahent traktowany jak klient.· Wieloletnia współpraca oparta na zaufaniu i obopólnym zysku.· Szczerość i otwartość w kontaktach.· Dotrzymywanie wszystkich obietnic.

· Postępowanie wedle najlepszych standardów

Biznes zasadniczy · Częste zmiany biznesu, produktów, branż.· Chwytanie się każdej okazji.

· Polityka „złotych strzałów”, „jesteśmy tam, gdzie jest biznes”, „nie ma pustych przelotów”, „żaden pieniądz nie śmierdzi” itp.

· Brak spójności działań i idei.

· Brak dbałości o zadowolenie klienta, podejście przedmiotowe do klienta i kontrahentów.

· Unikanie odpowiedzialności wobec klienta i kontrahentów, nastawienie na szybki i duży zarobek niskim kosztem.

· Prowadzenie biznesu w oparciu o misję i strategię.

· Działania spójne i przemyślane w oparciu o misję, wizję i wartości firmy.

· Postawa odpowiedzialności, trwałości i długofalowości, myślenie i o teraźniejszości i o przyszłości.

· Szeroka perspektywa, reagowanie na zmiany na rynku i elastyczne dostosowywanie się do nich bez utraty misji i wartości.

· Znajomość realiów rynku.

· Dbałość o klienta i długoterminową współpracę.

· Świadomość konieczności ponoszeni inwestycji.

· Inwestowanie na miarę możliwości w przemyślany i zaplanowany sposób.

· Ponoszenie uzasadnionych kosztów.

· Znajomość struktury kosztów firmy, kontrola nad nimi w sposób systemowy.

Księgowość · Na zewnątrz firmy i tanim kosztem.

· Prowadzona przez koleżankę, znajomą.

· W zakresie koniecznego minimum.

· Właściciel firmy nie ma bieżącego wglądu w kontroling finansowy.

· Właściciel nie posiada wiedzy finansowej, nie zna struktury kosztów, nie planuje działań finansowych.

· Polityka odwlekania płatności jak długo się da.

· Brak kontroli i planowania płynności finansowej.

· Unikanie podatków i innych zobowiązań.

· Księgowa na etacie lub księgowość prowadzona w dobrym biurze rachunkowym.

· Właściciel ma stały wgląd w system księgowy i kontrolę nad finansami.

· Właściciel posiada wiedzę podstawową w zakresie finansów firmy i rachunkowości.

· Właściciel posiada wiedzę jak również stosuje się do zapisów ordynacji podatkowej, systemu ubezpieczeń społecznych i świadczeń pracowniczych.

· Dbałość o właściwe regulowanie zobowiązań wobec urzędów, instytucji i kontrahentów.

· Budowanie marki poprzez wiarygodność finansową.

· Właściciel firmy gromadzi dane finansowe w systemie IT, w tym raporty sprzedaży, koszty, stany magazynowe itp., potrafi generować proste raporty, odczytywać je i analizować.

Systemy IT · Konieczne minimum, w zasadzie praca jedynie na Wordzie i Excelu.

· Brak baz danych, a jeżeli już gromadzone to na darmowych programach.

· Brak system magazynowo – księgowo – fakturowych, system IT ogranicza się do wystawiania faktur w Excelu.

· Wykorzystywanie systemów IT do codziennej pracy, w tym produkcji, dystrybucji, administracji, planowania, marketingu, sprzedaży itd.

· Gromadzenie danych dotyczących sprzedaży, produkcji, rynku, własnych finansów, klientów, procesów w firmie.· Dbanie o bezpieczeństwo danych.

· Stała współpraca ze specjalistą IT, wykorzystywanie nowych możliwości IT w zarządzaniu firmą i procesami.

Nowoczesne technologie · Działanie w konserwatywny sposób, brak wykorzystywania nowoczesnych technologii lub w minimalnym stopniu. · Nowoczesne technologie wykorzystywane w codziennej pracy, w marketingu, produkcji, logistyce, itp.
Marketing · Nieuświadomiony, chaotyczne działania promocyjne na zasadzie „a może się uda”.

· Bazowanie na poleceniach lub tak zwanych „stałych klientach”, „znajomościach”, „układach”.

· Brak planowania działań marketingowych.

· Brak budżetu i środków finansowych na marketing.· Brak świadomej strategii budowania marki.

· Marka nieuświadomiona.

· Zaplanowane działania promocyjne.· Świadome i spójne strategie marketingowe i sprzedażowe oparte na realnym budżecie.

· Rozkładanie działań w czasie, w sposób dostosowany do rynku, sezonów, itd., umiejętność dostosowywania marketingu do sytuacji, umiejętność oceniania rynku, wyciągania wniosków i nauki również na własnych błędach.

· Świadome dbanie o wizerunek i markę.

Sprzedaż · Każdemu kto chce kupić.

· Za najwyższą możliwą cenę, lub wręcz przeciwnie, za każdą cenę, byle tylko sprzedać.

· Brak polityki cenowej lub sprzedawanie ceną, czyli jak najtaniej.· Brak świadomości swojej przewagi.

· Wykorzystywanie tylko jednego lub dwóch kanałów sprzedaży.

· Opracowana strategia sprzedażowa· Cena adekwatna do otrzymywanych przez klienta korzyści.

· Jedna cena dla wszystkich lub stosowanie widełek cenowych w zależności od warunków dodatkowych (więcej dostajesz za wyższą cenę).

· Wykorzystywanie różnych kanałów sprzedaży (handlowiec, telemarketing, strona www, pośrednicy, stoisko firmowe itp.).

 

 

Już słyszę ten krzyk: Skąd na to wszystko brać pieniądze?! Przecież to wszystko kosztuje!!

 

To co znalazło się w kolumnie po prawej stronie tabeli, to pewien drogowskaz. Wizja. Do takiego stanu my, jako przedsiębiorcy nowocześni i etyczni powinniśmy dążyć. Taką firmą chcemy się stać. Na początku działalności firmy będziemy bliżej lewej strony skali. W mniejszym lub większym stopniu. Do pewnych działań nie będę zachęcać, wręcz odradzam unikania zobowiązań do urzędów czy kontrahentów, zniechęcam do niewłaściwego traktowania pracowników i wszelkich działań nieprawnych czy nieetycznych. Jednak na etapie radosnej działalności gospodarczej wiele rzeczy w firmie dzieje się nieświadomie lub z potrzeby chwili. Nie ma siły, zdarzy nam się skusić na wspaniały „złoty strzał”, który nie do końca jest zgodny z naszym głównym nurtem działalności ale da nam zastrzyk gotówki. Nie zawsze nas będzie stać na wysokie standardy czy wysokie pensje dla pracowników. Takie jest życie początkującego przedsiębiorcy. Chodzi o to, żeby każdego dnia zbliżać się do tej prawej kolumny tabeli. Każdego dnia stawać się odrobinę bardziej nowoczesną firmę. Ulepszać, poprawiać i dążyć do ideału.

 

Jak zauważyłeś tabela zawiera tylko niektóre podstawowe obszary działalności firmy, bez względu na specyfikę rynku, produktu, czy branży. Na podstawie własnej wiedzy możesz powiększyć tę tabelę i stworzyć własną definicję nowoczesnej firmy. Proszę jedynie o to aby to była firma etyczna, odpowiedzialna, działająca uczciwie i długofalowo.

 

 

Dlaczego? Zapytasz, dlaczego warto do tego dążyć? Z jakiego powodu mamy stać się nowoczesną firmą?

 

Ponieważ:

  1. nowoczesna firma zdobywa łatwiej klientów i są dłużej lojalni,
  2. nowoczesna firma posiada stabilny i zyskowny biznes, który przynosi zysk przez lata,
  3. nowoczesna firma jest przewidywalna w dobrym tego słowa znaczeniu, dla każdego, również dla klienta, kontrahenta, urzędu i właściciela, który nie musi się martwić, że jutro jak przyjdzie do pracy to nie zastanie nic lub tylko gruzy,
  4. nowoczesna firma zapewnia dostatni i spokojny sen właścicielowi, nawet jeżeli następnego dnia ma przyjść kontrola,
  5. nowoczesna firma ma mocną, rozpoznawalną markę na rynku,
  6. taka firma szybko odnajdzie się w zmiennym otoczeniu i nieprzewidywalnej rzeczywistości biznesowej dzięki stabilnej strukturze wewnętrznej (jest w niej moc),
  7. dobrzy specjaliści chętnie będą chcieli pracować dla takiej firmy nawet za mniejsze pieniądze,
  8. dobrzy dostawcy chętniej będą współpracować z takim przedsiębiorstwem i łatwiej zaoferują korzystne warunki współpracy,
  9. W sytuacji kryzysowej każdy, po prostu każdy, i klient, i pracownicy i kontrahenci i nawet miejscowy urząd skarbowy chętnie pomogą takiej firmie i ułatwią jej przetrwanie trudności lub wesprą z własnych zasobów,
  10. taka firma przetrwa długie lata ku radości i dumie właściciela.

 

Życzę Tobie i sobie również jak najwięcej nowoczesnych małych firm w naszej polskiej rzeczywistości. Niech nasze firmy, nasi kontrahenci i konkurenci działają w taki właśnie sposób. Wtedy nam, przedsiębiorcom w Polsce będzie o wiele łatwiej. Nie oszukujmy się, w dużej mierze to my tworzymy naszą biznesową rzeczywistość i żaden rząd, parlament, minister ani prezydent nie zrobią za nas naszej części roboty. Oczywiście, że byłoby miło gdyby nam pomogli, zamiast wyciskać z nas ostatnie soki, jednak tym razem nie chciałbym o tym pisać. Mamy własne firmy i duży wpływ na to co robimy w naszych przedsiębiorstwach, jak je prowadzimy i na jakie standardy stawiamy. Od początku istnienia mojej firmy postawiłam na nowoczesność i Ciebie też do tego zachęcam. U mnie się sprawdziło w 100%! To się naprawdę opłaca!

 

Pozdrawiam serdecznie i życzę udanego, długiego weekendu,

Kasia

 

 

 

 

 

 

  • Bardzo interesujący wpis. Takie porównanie dobrze obrazuje jak są tworzone niektóre firmy a jak powinny działać. Tak jak wspomniałaś dbanie o klienta i długoterminowa współpraca to podstawa. Dobrze czasem zbadać zadowolenie klientów z świadczonych usług. Pomoże to poprawić prowadzone działania. Ponadto jeżeli zatrudniamy specjalistów to też warto zadbać o nich aby pracowali z ochotą. Kierownik powinien wychodzić na przeciw oczekiwaniom podwładnych. Zaowocuje to lepszym rozwojem placówki. Ciekawy blog.

    • dzięki za ten komentarz i słuszną uwagę odnośnie dbania o dobrych pracowników. Dla szefa dobry pracownik powinien być równie cenny jak dobry klient. Zapraszam częściej 🙂

  • Magdalena Kozłowska

    Witam,
    bardzo dziekuję Ci za ten blog. O niektóre rzeczy wstydziłam się pytać księgową, a mąż przewracał oczami, gdy po raz kolejny słyszał ” czym się różni przychód od zysku?” Długo wpisywałam w wyszukiwarkę hasła typu ” zarzadzanie małą firmą” zwykle natrafiając na nieaktywne już blogi lub kłótliwe fora. Tutaj znalazłam najbardziej interesujące mnie zagadnienia, i to napisane w bardzo uporządkowany, a do tego, fascynujący(?)sposób. Bo czytam każdy wpis z wypiekami i uczuciem napięcia w żołądku. Czy moja wizja firmy choć trochę przypomina tę opisaną? Czy i ja dam radę? Dopiero zaczynam. Ruszam w październiku .
    Pozdrawiam serdecznie
    Magda

    • Dziękuję bardzo za ten komentarz. Po to właśnie prowadzę ten blog, aby pomagać, wyjaśniać i zachęcać. Jeżeli są jakieś tematy, o których chciałabyś tu przeczytać, to proszę o propozycje w komentarzu lub e-meilu. Powodzenia i trzymam kciuki. Pozdrawiam

  • Darek

    Witam – bardzo trafne spostrzeżenia , szkoda , że szefowie tych firm opisanych w pierwszej kolumnie tabeli , nie czytają Pani boga 🙂 Niestety przyszło mi pracować w kilku takich dziwnych tworach ale nie są one rzadkością w naszej polskiej rzeczywistości . Brawo Pani Kasiu za tak wnikliwe podejście do tematu – szkoda , że tak późno trafiłem na Pani blog .