Na czym polega zarządzanie finansami w małej firmie?

k2

Wiele osób pyta, szuka, dowiaduje się jak zdobyć finansowanie na założenie firmy lub jej działalność. Skąd brać pieniądze? Jak zdobyć kasę? Mało kto pyta jak gospodarować zdobytymi środkami. Niestety.

 

Pieniądze są zasobem. Jednym z wielu jakie mamy w firmie. Jednak bardzo ważnym zasobem, bowiem zawsze potrzebnym i trudno odnawialnym. Ten zasób może nam łatwo uzupełnić barki innych zasobów i o jego stan należy dbać w sposób szczególny. Nieustannie.

Zarządzanie przedsiębiorstwem ma na celu generowanie zysków w celu realizacji jego misji, wizji. Zarządzanie finansami na zapewnić finansowanie działalności firmy. Stałe i długofalowe.

 

 

 

 

Spotkałam wiele firm w swoim życiu i wielu przedsiębiorców, którzy zdobyli finansowanie, czyli pewną pulę pieniędzy, które dość szybko wyparowały. Potem niestety równie szybko wyparowywała firma. Był świetny pomysł na biznes, był rewelacyjny biznes plan, dobry, innowacyjny produkt i nie wyszło. Zabrakło kasy, a raczej myślenia o tym jak finansować kolejne miesiące czy lata bez dopływu gotówki z zewnątrz. Cóż z tego, że dostaniemy raz finansowanie? Chodzi o to aby przedsiębiorstwo finansowało się samo.

Jak zrządzać finansami w firmie? Jak zapewnić dostatek zasobów finansowych? Sprowadza się to do świadomego planowania, organizowania, podejmowanie decyzji i kontrolowania.

Zarządzać świadomie to znaczy prowadzić finanse w firmie w sposób zorganizowany, planowany i celowy. Spośród tych czterech podstawowych czynności składających się na zarządzanie w przypadku finansów najważniejszym jest planowanie. Nie wyobrażam sobie prowadzenia przedsiębiorstwa czy firmy bez planowania przychodów i kosztów, wpływów i wydatków. Za planowaniem już w sposób samoistny pójdzie decydowanie i organizowanie. Firma, w której właściwe zarządza się finansami wiele strategii (w tym sprzedażowe, czy marketingowe) uzależnia się od sytuacji finansowej, a nie odwrotnie. W małym przedsiębiorstwie często trzeba sobie zadać pytanie czy nas stać na obsługę tak wysokiej sprzedaży, czy utrzymanie wysokiej produkcji. Być może to co piszę brzmi przewrotnie ale małe przedsiębiorstwa często popełniają ten błąd, że próbują generować wysoką sprzedaż każdym kosztem lub działają po omacku w kwestiach finansowych. Kiedy już mamy zaplanowane kwestie finansowe w firmie i stosownie do tego zakres działań i strategie, wtedy nie pozostaje nic innego jak kontrolować, analizować, wyciągać wnioski, modyfikować i uczyć się na przyszłość.

 

Co to oznacza w praktyce? Co robić?

 

  1. Dokumentować. Każde wydarzenie gospodarcze musi być zarchiwizowane, zaksięgowane, udokumentowane. Banał! Zakrzykniesz. Przecież to oczywiste! Czyżby? A ile rzeczy dzieje się „bez fakturki”, „bez formalności”, na zasadzie „wyjątkowo” i „po cichu”. Wszystko po to aby obejść podatek lub inne zobowiązanie, ewentualnie pozornie ułatwić sobie życie bez zbędnych formalności. Osobiście odradzam. Wszelkie tego typu sytuacje poza tym, że są niezgodne z prawem to uniemożliwiają właściwe zarządzanie finansami. Wprowadzają zamieszanie i chaos. A w chaosie łatwo stracić ogląd sytuacji. Każde wydarzenie gospodarcze musi być udokumentowane z rachunkowego, finansowego i zarządczego punktu widzenia. To się bardziej opłaca. Na każdą czynność związaną z pieniędzmi lub majątkiem firmy musi być dokument. Faktura, paragon, WZ-tak, KP, oświadczenie czy cokolwiek innego. Od tej reguły nie ma odstępstw. Nie możesz zarządzać świadomie finansami firmy jeżeli nie dokumentujesz wydarzeń.

 

  1. Archiwizować. Nie wystarczy mieć wszystkie wydarzenia gospodarcze udokumentowane i zamknięte w szafie w segregatorze. Ważny jest sposób w jaki są archiwizowane i jak opisane. Każdy dokument powinien mieć przypisaną kategorię i być opisany. Jeżeli wydaje Ci się, że będziesz za 11 miesięcy pamiętał, że ta faktura za usługę gastronomiczną była związana z realizowanym projektem X to się głęboko mylisz. Każdy dokument powinien być przypisany do jakiegoś działu, projektu, klienta lub innej kategorii. Chodzi o to, żeby móc potem czerpać informację potrzebną do analizowania danych finansowych. Nie możesz ich właściwie analizować jeżeli nie masz przypisanych kategorii. Jeżeli stworzysz w firmie katalogi, czy główne ośrodki kosztów/przychodów, to potem księgowa wprowadzające je do systemu (komputera, na serwer, do ksiąg) zapisze dany dokument od razu w odpowiedniej kategorii. Będziesz łatwo umiał odnaleźć dane i sprawdzić, na przykład rentowność danego kontraktu.

 

W mojej firmie każda faktura kosztowa jest przypisywana do danego działu firmy. Jeżeli jest to dodatkowo koszt związany z danym klientem (na przykład reklamacja, próbka do przetargu) wtedy przypisywany jest do konkretnego klienta. Łatwo jest wtedy sprawdzić ile na danym kontrakcie zarabiamy lub jaka jest rentowność poszczególnych działów. Poza działami handlowymi mamy oddzielne koszty administracji i zarządu, bo trudno jest przypisać koszt mojego samochodu do konkretnego klienta czy projektu (ale koszty mojej podróży do danego klienta już łatwiej).

 

Kolejną ważną rzeczą dotyczącą archiwizacji jest kwestia opisów dokumentów. Każda faktura kosztowa, paragon, czy jakikolwiek inny dokument powinien być opisany. Może to być adnotacja na odwrocie „papierka”, notatka elektroniczna, czy adnotacja w systemie. Chodzi o to, że pamięć ludzka jest krótka i zawodna, a kiedy ktoś nagle zada nam pytanie lub sami sobie zadamy pytanie, co to za koszt jest na danej fakturze? Co kryje się pod dana pozycją? Za co zapłaciliśmy jakąś tam kwotę? Po roku, dwóch czy trzech od wydarzenia nie będziemy w stanie sobie tego przypomnieć.

 

Nie opieraj się w tych kwestiach tylko na Swojej księgowej. To Ty zarządzasz Swoją firmą i masz prawo archiwizować i opisywać dane czy też segregować je i kategoryzować w sposób jak najbardziej użyteczny dla Ciebie. Jeżeli nie pokrywa się to z zasadami rachunkowość (myślę, że może tak się zdarzyć w nielicznych przypadkach), no to trudno. To oznacza, że księgowa musi to zrobić na dwa sposoby. Programy księgowe to umożliwiają.

Tylko uważaj co piszesz w opisach. Taką notkę może zobaczyć każdy, w tym kontrolerzy Izby Skarbowej. Więc radziłabym pisać prawdę, w sposób jasny, prosty i czytelny bez osobistych opinii, skrótów myślowych, słów potocznych itp.

 

Opisywanie dokumentów ma jeszcze jeden zasadniczy plus. Podczas takiej czynności łatwo o refleksję czy na pewno poniesienie takiego kosztu było przydatne i czy jest uzasadnione. Pozwoli również mieć wgląd w to co się w firmie dzieje i na co wydawane są pieniądze. Kiedyś sama opisywałam każdy dokument. W chwili obecnej tego nie robię ale każdy dokument kosztowy musi mieć moja parafkę. Oczywiście oznacza to, że dużo czasu spędzam na parafowaniu faktur, z czego większość to są drobiazgi jednak dzięki temu mam wiedzę na temat tego gdzie i jak są wydawane pieniądze firmy. Mogę „wyłapać” pewne rzeczy. Pomimo tego, że i tak dostaję równe raporty i sprawozdania to jednak zobaczenie naoczne faktur daje pewien pogląd.

Podam ciekawy przykład. W raportach i sprawozdaniach finansowych mam taką pozycję jak wyposażenie biura. I tam widzę jaki jest poziom wydatków z tym związany. Powiedzmy, że jest to kwota 3 tysięcy złotych miesięcznie. Wydawałoby się niedużo. Jednak kiedy wpadły mi w ręce faktury w wysokości 2 tysięcy złotych na kawę i ciasteczka do biura, to zapaliła się czerwona lampka czy na pewno jest to koszt uzasadniony.

 

  1. Analizować. Nie wystarczy, że księgowa wyśle odpowiednie raporty i sprawozdania do urzędów. Ty musisz wiedzieć co się dzieje w firmie, rozumieć sprawozdania księgowe, umieć czytać raporty finansowe i wiedzieć jakie raporty są Ci w danym momencie potrzebne i jakie wnioski możesz z nich wyciągnąć. Poza tym, że warto znać chociaż podstawy dotyczące kwestii finansowych (możesz o nich poczytać na tym blogu) to warto również zainwestować w oprogramowanie księgowe typu ERP. Takie programy są powszechnie dostępne w różnych wersjach skomplikowania i ceny. W obecnych czasach nie wyobrażam sobie przedsiębiorstwa nie posiadającego takiego software’u, bez względu na typ działalności i wysokości obrotu. Wiem, że niektóre biura rachunkowe „dostarczają” takie oprogramowania swoim klientom w ramach prowadzenia księgowości. Nawet w wersji z aplikacją mobilną. Programy tego typu nie tylko umożliwiają łatwe generowanie wszelkich dokumentów, współpracują z księgowością ale przede wszystkim umożliwiają bieżącą kontrolę nad finansami, poprzez raporty i analizy, jak również organizowanie a nawet planowanie. Znam firmy, gdzie szefowie posługują się w tym celu Excelem. Nie jest to narzędzie stworzone do tego typu zadań, chociaż lepsze to niż nic.

Sama bardzo lubię pracować na różnych raportach. Dostaję je w Excelu ( a owszem!), który bardzo dobrze się sprawdza do obróbki raportów i sprawozdań (niekoniecznie do archiwizowania i księgowania!). Program ten umożliwia mi przeglądanie raportów na różne sposoby przy pomocy tabel przestawnych.

Jakie raporty analizować? Warto przyglądać się sprzedaży. Jaką ma wysokość, w jakim okresie czasu. Jaką ma dynamikę. Czy są wzrosty czy spadki? Jak wygląda sprzedaż u poszczególnych klientów czy dla konkretnych projektów. Jak sprzedają handlowcy, jak się sprzedają poszczególne produkty. Warto również kontrolować produkcję. Jej tempo, wydajność, jakość. Jeżeli masz magazyny to też przydałoby się im przyjrzeć. Jakie są stany, jak rotują, jak to się zmienia. Nie zapominajmy o rentowności. Programy ERP, właściwa archiwizacja dokumentów umożliwią analizowanie rentowności na wszelkie sposoby. Rentowność poszczególnych projektów, rentowność kontraktu, handlowca, całej spółki lub poszczególnych działów.

 

  1. Planować, czy inaczej budżetować. Robić plany i zestawienia. Najczęściej w firmach funkcjonują plany roczne, gdzie umieszcza się spodziewane wartości przychodów i kosztów, gdzie można ocenić na ile firma będzie rentowna, jak można tę rentowność poprawić, jakie decyzje strategiczne podjąć. Na takim budżecie można zobaczyć, czy należy zwiększać sprzedaż, czy może podnieść ceny, a może ograniczyć koszty lub przesunąć zasoby i wysiłki na inna grupę produktów lub towarów, które mogą wygenerować na przykład większy zysk niższym kosztem. Na budżecie widać, czy będzie to dobry rok czy też nie, można dużo wcześniej podjąć decyzje, które uchronią firmę przed kłopotami lub zwiększą jej sukces.

W naszej firmie co roku tworzymy budżet na rok kolejny i potem co miesiąc sprawdzamy jego realizację. W jednym z kolejnych wpisów zajmę się tematem budżetowania i pokażę jak to można zrobić na prostym pliku excelowskim.

 

  1. Dbać o płynność finansową. Firma, która nie dba o płynność finansową, nie płaci swoich zobowiązań lub realizuje je w sposób chaotyczny i nieprzewidywalny sama prosi się o kłopoty. Temu tematowi już obiecałam poświęcić oddzielny wpis.

 

  1. Dbać o dyscyplinę finansową. Kiedy mamy już wszystko zaplanowane, zorganizowane i w każdej chwili każde dane są dostępne do wglądu nie pozostaje nic innego jak robić to stale. Sprawdzać, kontrolować, dostosowywać, budżetować i weryfikować te budżety. Nie wystarczy zrobić budżet i już. Odłożyć go do szafy lub zapisać na serwerze i zapomnieć. Co miesiąc, co kwartał, co pół roku trzeba sprawdzać gdzie jesteśmy z naszymi finansami. Budżet umożliwi stawianie Sobie i pracownikom ram, granic w jakich można się poruszać w obrębie finansów tak aby generować zysk.

I najważniejsze – patrzeć w przyszłość. Jak już pisałam w poprzenim wpisie zakończony rok finansowy nie przechodzi w niebyt. Z pierwszym stycznia nic nie zaczyna się od nowa. Decyzje finansowe podjęte w 2015 roku mogą mieć swoje konsekwencje w 2016 lub 2017.

 

Wydaje się to wszystko być proste i jest proste.. Nie potrzeba ukończyć ekonomii, żeby poradzić sobie z finansami w małym przedsiębiorstwie. Wystarczy tylko dokumentować, archiwizować, analizować, planować, dbać o płynność finansową i być konsekwentnym i systematycznym.

 

Tak jak wspominałam powyżej w kolejnych wpisach zaproponuję konkretne rozwiązania jak tworzyć budżet i jak dbać o płynność finansową.

Tymczasem pozdrawiam,

Kasi@

  • Dla mnie najważniejsza jest dbałość o płynność finansową. Nie wyobrażam sobie sytuacji, w której moi pracownicy albo dostawcy zostają bez swojego wynagrodzenia. Poza tym zawsze staram się płacić gotówką. Bardzo rzadko za coś płacę przelewem, choć spora część dostawców tego ode mnie zaczyna oczekiwać. Jestem chronicznym zapominaczem przelewowym. Ale w XXIw. powinnam chyba bardziej przykładać się do technologii 😉

    • Takie podejście do kwestii płatności do dostawców i pracowników jest godne naśladowania. Zachęcam do zaprzyjaźnienia się z technologiami, wszelkimi, są po to aby ułatwiać nam życie