Firma „prywatna”

Każdy młody przedsiębiorca zakładający własną firmę powinien przyjąć zasadę:

„Oddajcie Bogu co boskie, a cesarzowi co cesarskie”.

Niestety my, właściciele małych firm, mamy kłopot z rozróżnieniem tego co prywatne a co firmowe. Począwszy od czasu, mieszkania, samochodu, rachunków i kończąc na pieniądzach.

Posiadanie własnej firmy wydaje się nierozerwalnie połączone z mieszaniem tego co należy i powinno należeć się firmie z tym co prywatne, czy wręcz osobiste jego właściciela. W końcu to firma prywatna. Niestety najczęściej nie wychodzi to nikomu na dobre, ani firmie ani jej właścicielowi.

Mieszanie prywatnego z firmowym jest naturalnym mechanizmem, w który łatwo wpaść, i któremu warto przyjrzeć się bliżej. Jeżeli mamy już to robić to chociaż świadomie, znając konsekwencję i sposoby ich unikania.

Najczęściej mieszamy prywatne z firmowym: czas, ludzie i pieniądze.
 

1. Czas

Kiedy zakładamy własną firmę nie ma już czasu „w pracy” i czasu „poza pracą”. Nikt nie kontroluje, czy jesteśmy w biurze i co robimy, i w zasadzie możemy pracować, kiedy chcemy. Wiele osób właśnie z tego powodu decyduje się na założenie własnej firmy. Dla swobody i nieuregulowanego czasu pracy. Załatwiamy sprawy prywatne w godzinach pracy. Odbieramy telefony i załatwiamy sprawy firmowe przy objedzie z rodziną, na wakacjach, czy na bieżni w siłowni. Mamy ku temu całkowite uzasadnienie. Przecież to jest nasza firma, więc musimy odebrać telefon od klienta czy księgowego. Z tego żyjemy.

 

Konsekwencje mieszania czasu firmowego z prywatnym:

a. Niska efektywność. Ani nie załatwimy, jak należy spraw służbowych na siłowni ani nie zadbamy właściwie o relacje z bliskimi odbierając telefony służbowe w trakcie rodzinnej uroczystości. Nie ma odpoczynku od firmy. Każdy, klienci, pracownicy, kontrahenci szybko uczą się, że można dzwonić zawsze i o każdej porze, więc to robią. Sprawy są załatwiane nieefektywnie i dochodzi do przeładowania i przemęczenia właściciela firmy.

b. Demotywowanie pracowników i rujnowanie relacji biznesowych. Właściciel, który miesza czas firmowy z prywatnym robi to samo w stosunku do swoich pracowników. Dzwoni podczas weekendów, po godzinach pracy, oczekuje odbierania telefonów i załatwiania spraw firmowych podczas urlopu. Tego typu działania są bardzo źle postrzegane, mogą obniżyć motywację i zaangażowanie naszych ludzi i być odbierane jako brak szacunku ze strony szefa. Z czasem dochodzi do ignorowania takich prób kontaktu ze strony szefa i kiedy naprawdę dzieje się coś trudnego, wtedy nikt nie odbierze telefonu.

c. Pogorszenie relacji z najbliższymi. Oczywiście, że zawsze można użyć argumentu w dyskusji z najbliższymi, że nie mają wyjścia i muszą słuchać firmowych rozmów o każdej porze dnia i weekendu, bo przecież z tego żyjemy. Z tego płacimy rachunki, kredyt, drogie ciuchy i wypasione wakacje. I racja, tylko, że argument taki jest po prostu słaby.

d. Wizerunek zupełnego braku profesjonalizmu. Gość jadący na wyciągu narciarskim z paroma innymi osobami i głośno załatwiający przez telefon sprawy służbowe nie wygląda na kogoś zapracowanego, zajętego i super przedsiębiorcę. Poza tym nie zawsze takie rozmowy powinny być słuchane przez osoby postronne. Szef wydzwaniający do asystentki o 20:00 z pytaniem, gdzie jest jakiś dokument nie jest profesjonalnym szefem.

 

Rozwiązania:

  • Nałożyć sobie samemu ramy czasowe, kiedy zajmujemy się sprawami firmowymi i poinformować o tym pracowników. Na przykład: pracuję i jestem dla was dostępny codziennie w tym w weekendy od 9:00 do 20:00. Oczywiście jeżeli naprawdę tego chcę. Ludzie muszą wiedzieć, kiedy szef jest w pracy, a kiedy nie.
  • Jeżeli koniecznie będziemy się upierać, że pracujemy po 17:00, w weekendy, czy na urlopie i tego samego oczekujemy od pracowników powinni o tym być poinformowani podczas rozmowy kwalifikacyjnej i wyrazić na to zgodę. Najlepiej pisemną. Nie tyle ze względów prawnych co psychologicznych. Po podpisaniu takiej zgody pracownik może mieć pretensje tylko do siebie.
  • Szanować własny i cudzy czas prywatny, wakacje, urlopy, święta, weekendy.
  • Dzwonić w sprawach służbowych w czasie prywatnym jedynie w ważnych sytuacjach (np. trzęsienie ziemi i pożar). Naprawdę tak można. Im rzadziej szef dzwoni w prywatnym czasie pracowników, tym bardziej mu pomogą w sytuacjach awaryjnych.
  • Zdyscyplinowanie właściciela – jak to we własnej firmie – wszystko zaczyna się i kończy na nas.

 

W moim przypadku najlepiej zadziałała własna dyscyplina. Zostałam też tak wychowana, przez mojego pierwszego w życiu szefa – Szweda. Czas prywatny jest święty. I z własnego doświadczenia powiem, że naprawdę warto stosować się do tej prostej reguły.
 

2. Ludzie

Prowadząc własną firmę bardzo często wiążemy ją w taki czy inny sposób z osobami ze sfery prywatnej. Koledze damy zlecenie. Przyjaciel poprowadzi księgowość. Kuzynka nie ma pracy, a tutaj potrzebna jest asystentka. To dlaczego zatrudniać obcego, a nie pomóc rodzinie? Komu innemu dać zarobić jak nie koledze? Tym bardziej, że kolega sprawdzony z poprzedniej pracy i z niejednego wyjścia na piwo. Wydaje się to sensowne i jak najbardziej wytłumaczalne czy uzasadnione etycznie i towarzysko.

 

Konsekwencje są tego bardzo poważne (niby wszyscy o nich wiedzą, ale mało kto naprawdę bierze je pod uwagę):

a. Nieporozumienia i kłótnie w rodzinie.

b. Utrata przyjaciela.

c. Utrata dobrego pracownika.

d. Niezdrowa atmosfera w zespole – współpracownicy nigdy nie wiedzą w jaki sposób mają traktować osobę, która jest w taki czy inny sposób związana z właścicielem. Mogą ją lub jego wręcz odrzucać, szykanować. Mogą być nieufni, czuć pewnego rodzaju zagrożenie, niepewność ról i pozycji w firmie. To z kolei w sposób wręcz wykładniczy osłabi efektywność całego zespołu.

 

Rozwiązania:

  • Zawsze, kiedy zatrudniamy kogoś, zlecamy robotę, podejmujemy współpracę należy przede wszystkim kierować się kompetencjami i przydatnością danej osoby dla firmy.
  • Zastanowić się dokładnie, skoro znamy tego kandydata do pracy (przyjaciela, kuzynkę, kolegę) jakie są plusy tej osoby i jakie minusy. Świadomie zdecyduj, że chcesz wziąć ryzyko firmowe i towarzyskie związane z ewentualnym fiaskiem takiej współpracy.
  • Przeprowadzić normalny proces rekrutacyjny, z składaniem przez tą osobę aplikacji oraz przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne. Oczywiście nie w celu poznania tej osoby. Celem takiego procesu rekrutacyjnego jest ustalenie stosunku służbowego. Jest wprowadzenie obu stron na poziom zależności służbowych, firmowych i symboliczne oderwanie od zależności prywatnych
  • Wspólne ustalenie zasad współpracy z kandydatem i konsekwentne trzymanie się tych reguł. Mam na myśli takie zasad jak, np.: w pracy nie poruszamy tematów prywatnych, nie ma forów dla pracownika zaprzyjaźnionego z właścicielem i jest on zatrudniony na tych samych warunkach co inni pracownicy, nie ma „donoszenia”, przepytywania takiej osoby o to co dzieje się w firmie, nie ma słuchania ploteczek biurowych w zakresie innym niż ma to miejsce w przypadku innych pracowników.
  • Równe traktowanie ludzi w firmie. W sposób świadomy i konsekwentny okazywanie innym pracownikom i kontrahentom, że osoby nam bliskie funkcjonują w firmie na takich samych zasadach jak inni (w tym wynagrodzenia, odpowiedzialności, przynależności służbowej) i nagradzani czy karani są wedle tych samych reguł.
  • W stosunku do osób naprawdę bliskich ważne jest postawienie ostrych, wyraźnych granic. Czasami pewnego rodzaju „oddalenie” prywatne, rozluźnienie kontaktów. Nie oszukujmy się. Kiedy zatrudniamy kogoś takiego w swojej firmie już nic nie będzie takie jak kiedyś.
  • Świadome pogodzenie się zawczasu z tym, że może się to źle skończyć. Jeżeli tak się nie stanie, to będzie to tylko z korzyścią dla wszystkich stron.

 

Rozwiązania, które proponuję powyżej wypracowałam przez kilkanaście lat własnych doświadczeń w zatrudnianiu osób mi bliskich czy znanych prywatnie. Uzdrowienie tego było dla mnie trudne i zajęło wiele lat. Próbowałam wielu metod i uczyłam się na zasadzie prób i błędów. Podane wyżej rozwiązania nie należą do najłatwiejszych, a nawet bywają bolesne. Wiem o tym i wiem również, że działają.
 

3. Rachunki/koszty

Kiedy jestem w sklepie i widzę jak ktoś bierze fakturę przy kasie na ubranka dla swojego dziecka to zastanawiam się jak on to rozlicza? W jaki sposób można uzasadnić taki zakup na potrzeby działalności gospodarczej? Uchodzę za dziwaka, skoro kupując obrus do domu nie biorę go na rachunek i nie „rozliczam z firmy”. Obrus będę kładła na swoim stole kuchennym, prywatnym, to dlaczego ma wchodzić w koszty firmy? Rachunek czy fakturę biorę na obrus, który ma być wykorzystany do działalności firmy, np.: na stoisku podczas wystaw. Ale wtedy to są dwa różne obrusy. Nie wiem skąd wziął się u nas ten zwyczaj. Ubranie dla dziecka, wyposażenie czy umeblowanie prywatnego domu, zaopatrzenie domowej lodówki nie są kosztami firmy. Stałe i ciągłe używanie samochodu należącego do firmy przez żonę do prywatnego użytku nie jest kosztem prowadzonej działalności. Tego rodzaju koszty nie powinny być w ten sposób traktowane. Branie faktur na wszystko i pozorne zarabianie na tym jest nieuczciwe, niezgodne z prawem i działa na niekorzyść tego kraju.

 

Konsekwencje:

  1. Kontrola skarbowa – wytłumaczenie sensowne tego typu kosztów często jest niemożliwe.
  2. Utrata wizerunku – wbrew pozorom tego typu „kombinacje” są coraz gorzej widziane przez profesjonalistów i ludzi uczciwych, a na opinii takich powinno nam zależeć.
  3. Brak pewności co jest moje a co firmy.
  4. Ciągłe kłopoty z księgową – a to nie zaksięgowała, a to rachunek wyrzuciła, a inny rachunek się zgubił, niespodziewany wynik na koniec miesiąca, kwartału, duże ryzyka karno-skarbowe.
  5. Trudności w budżetowaniu, planowaniu wydatków, profesjonalnym zarządzaniu finansami firmy.

 

Rozwiązania:

  • Samodyscyplina.
  • Zwolnić księgowego, który przyjmuje takie rachunki bez pytań i zatrudnić takiego, który stawia pytania i wymaga wyjaśnień, a większość takich rachunków odrzuca.
  • Opisywać każdy rachunek. Dlaczego ma on się znaleźć w kosztach firmy. Tak jakbyśmy mieli to wyjaśniać urzędnikowi z Izby Skarbowej.

 

4. Pieniądze

Najtrudniejszy temat i powszechny. Młodzi przedsiębiorcy posiadają cudowne, beztroskie podejście do rozdziału pieniądza firmowego od prywatnego i całkowity brak świadomości, że pieniądze firmy nie są pieniędzmi właściciela i vice versa. Powszechne jest dokładanie z kasy firmowej, bo na naszym koncie zabrakło. Dokładanie z konta prywatnego, bo zabrakło w firmie na wykupienie towaru z cła albo podatek. Bez żadnych dokumentów, bez zastanowienia. Taki właściciel firmy nie wie, ile on zarabia, ile zarabia firma. Nie wie, ile wydał na firmę a ile do niej dołożył. Ciągle ma poczucie, że dokłada, że mu brak. Pomieszanie z poplątaniem. Często w takich przypadkach właściciel firmy nie ma stałej pensji, bierze z firmy, kiedy są pieniądze. Trudno jest zaplanować wydatki, budżet, płatności. To wszystko z kolei może prowadzić do frustracji, braku profesjonalizmu, braku panowania nad własnymi pieniędzmi i własną firmą.

 

Konsekwencje:

  1. Brak płynności finansowej
  2. Poczucie klęski, nieudacznictwa, ciągłego dokładania do firmy, co w rzeczywistości wcale nie musi być prawdą.
  3. Kłopoty w rozliczeniach z księgowością, niezgodności sald, brak rachunków.
  4. Chaos zarówno w finansach prywatnych jak i służbowych.
  5. Wizerunek braku profesjonalizmu.

 

Rozwiązania:

  • Samodyscyplina.
  • Oddzielne konta, najlepiej w różnych bankach, oddzielne karty kredytowe, itd.
  • Budżetowanie i świadome, profesjonalne zarządzanie finansami firmy.
  • Wypłacanie sobie jako właścicielowi, szefowi, dyrektorowi uczciwego, stałego wynagrodzenia, takiego, żeby można było prywatnie żyć na zadowalającym nas poziomie.
  • Notowanie, dokumentowanie każdej pożyczki dla firmy i każdej kwoty pożyczonej z kasy firmowej na cele prywatne. Rozliczanie takich transakcji, zwracanie z konta na konto.

 

Wiem, wiem, że nie zawsze firmę stać na wypłatę wynagrodzenia dla właściciela, nie zawsze możemy przewidzieć wszystkich wydatków. A co jak zabraknie na zakup towaru pod ważny kontrakt, a co jak zabraknie na wakacje. itd. znam te wszystkie wytłumaczenia. Nie raz je słyszałam. I konsekwentnie powiem: nie. Nie, nie ma takiej potrzeby, żeby mieszać prywatne z firmowym. Unikajmy tego jak ognia i na ile tylko się da, poprawi to jasność, przejrzystość reguł w firmie, wzmocni wizerunek profesjonalisty, poprawi poczucie panowania na firmą i sferą prywatną.

Posiadanie własnej firmy ma swoje plusy i minusy, możliwość łączenia, mieszania tego co prywatne z tym co firmowe ta niestety minus.

 

Pozdrawiam serdecznie,

Kasia