Finanse we własnym biznesie – podstawy

mony1

Wiele osób pyta o to jak założyć własną firmę. O to skąd brać pomysły na biznes, lub jak znaleźć finansowanie. Pytają o dofinansowania, o dotacje unijne, programy wsparcia regionalnego i tym podobne. Mało kto pyta o to czym są i jak zarządzać finansami w małej firmie lub na działalności gospodarczej. Jednym z najczęstszych zaniedbań powodujących upadek początkujących firm jest nieprzywiązywanie wagi do finansów, niedbałe podejście do nich, lub chaotyczne działania pojawiąjące się w sytuacjach kryzysowych.

Oto kilka fałszywych przekonań siedzących w głowach młodych przedsiębiorców a dotyczących finansów:

  • „finanse” są tożsame z księgowością,
  • „finanse” ograniczają się do sposobów znalezienia finansowania (czyli jak znaleźć pieniądze na własny biznes),
  • szef małej firmy, czy ktoś prowadzący działalność gospodarczą nie muszą znać się na „finansach”,
  • „finanse” i księgowość w firmie są głównie dla urzędu skarbowego.

 

Są to absolutnie fałszywe przekonania. Nic bardziej błędnego. Takie myślenie może szybko doprowadzić Twój biznes do upadku.

 

 

Zacznę od podstawowego równania:

 

Finanse w małej firmie Księgowość

 

Finanse – określenie to dotyczy środków pieniężnych, majątku firmy i jej wyniku finansowego. Kiedy myślimy o zarządzaniu finansami to właśnie to mamy na myśli: zarządzanie majątkiem firmy, który ma jakąś wartość określoną i wycenioną w pieniądzu oraz wynikiem finansowym. Tylko nie ma to nic wspólnego z księgowością czy rachunkowością.

 

Zacznijmy od rachunkowości. Z pewnością spotkałeś się z tym określeniem, które tyle znaczy dla większości ludzi co kwant. Każdy słyszał i mało kto wie co to takiego.

Spróbuję wytłumaczyć najprościej jak się da.

 

Rachunkowość to cały system ewidencji gospodarczej. W naszym kraju zasady ewidencji wydarzeń gospodarczych, sprawozdawczości oraz sposoby prowadzenia usług rachunkowych czy badań przez biegłych reguluje Ustawa o Rachunkowości. Jest to podstawowy akt prawny w tym zakresie. Bardzo trudny i nudny do czytania, tym nie mniej warto do niego zajrzeć, a przynajmniej wiedzieć, że taki jest.

 

Na rachunkowość firmy składają się:

  • rachunkowość finansowa,
  • rachunkowość podatkowa,
  • rachunkowość kadrowa,
  • rachunkowość zarządcza.

 

Rachunkowość finansowa to dekretowanie, rejestrowanie wydarzeń gospodarczych mających wpływ na majątek firmy. To rejestrowanie i dokumentowanie wszelkich rozliczeń firmy oraz stanu jej majątku. Istotną częścią rachunkowości finansowej jest również sprawozdawczość, czyli przygotowywanie sprawozdań i raportów finansowych informujących o stanie firmy i jej majątku. Rachunkowość prowadzi się w księgach rachunkowych. O typach rachunkowości, czy też księgowości i o niej samej będę pisała szerzej w innym wpisie.

 

Rachunkowość podatkowa ma na celu dokumentowanie i ewidencję wydarzeń zgodnie z zasadami prawa podatkowego. Jako przedsiębiorcy podlegamy prawu podatkowemu czy chcemy tego czy nie. Listę oraz ujednolicone teksty ustaw podatkowych dla przedsiębiorców możesz znaleźć na stronie INFOR (Osobiście polecam ten portal, bowiem jest to świetne kompendium wiedzy prawnej jaka nam, przedsiębiorcom jest potrzebna).

 

Rachunkowość kadrowa to ewidencja, dokumentacja i rozliczenia związane z zatrudnianiem pracowników, w tym wypłata i naliczanie wynagrodzeń, świadczeń pracowniczych, dodatków, podatków i ubezpieczeń społecznych.

 

Rachunkowość zarządcza, to jak sama nazwa wskazuje prowadzenie ewidencji, gromadzenie i przekazywanie informacji, jak również sprawozdawczość na potrzeby zarządu, czyli Twoje. Rachunkowość zarządcza dostarcza Tobie informacji potrzebnych do właściwego zarządzania finansami i przedsiębiorstwem.

 

Ogólnie rzecz ujmując rachunkowość jest tym co potocznie nazywamy księgowością i zajmują się nią księgowe i księgowi.

 

Z powyższego jasno wynika, że rachunkowość, czy też księgowość nie ma nic wspólnego z zarządzaniem finansami. Tutaj nie ma miejsca na żadne zarządzanie. To tylko ewidencja, obrabianie danych, przygotowywanie sprawozdań. Nie ma mowy o planowaniu zdarzeń gospodarczych, wydatków, dysponowaniu majątkiem firmy. Księgowa ani księgowy nie zarządzają finansami firmy, nie mają wpływu na przychody ani wydatki.

 

Księgowość ewidencjuje to co się wydarzyło. Kiedy zaczyna się dziać inaczej, to bardzo zły objaw. Kiedy zarządzanie finansami odbywa się na poziomie księgowości, to oznacza fałszowanie rzeczywistości. Kiedy w księgach firmy pojawiają się zapisy niezgodne z rzeczywistością to oznacza spore kłopoty i działania niezgodne z prawem.

 

Jak myślisz, dlaczego jest tak, że w dużych firmach dział finansowy to co innego niż księgowość, a dyrektor finansowy to nie główny księgowy i odwrotnie? Dlaczego księgowość wynosi się z firmy „na zewnątrz”, a działy finansowe zostają? To czym one się zajmują? Raczej nie księgowością. Pamiętasz aferę Arthur Andersen’a? W chwili obecnej oddziela się księgowość od zarządzania finansami jak tylko można. Właśnie po to, żeby nie powtórzyć sytuacji firmy Enron, gdzie pod wpływem zarządu i doradców Andersena księgowość zafałszowała sprawozdania finansowe. Zarządzanie finansami nie może odbywać się na poziomie księgowości.

 

Mam nadzieję, że po tym dość nudnym wywodzie różnica pomiędzy zarządzaniem finansami a księgowością jest jasna.

 

To bierzmy się za drugie fałszywe przekonanie na temat finansów firmy.

 

Finanse firmy finansowanie

Znalezienie finansowania, w taki czy inny sposób (o czym więcej znowu możesz znaleźć na portalu INFOR ) to tylko początek Twojej przygody z finansami. Okej, od tego możesz zacząć ale na pewno nie skończyć. Przez cały czas prowadzenia firmy zarządzasz jej majątkiem, w sposób świadomy czy nie. Decydujesz o tym jaką maszynę, czy jaki samochód kupić. Decydujesz o pensji asystentki i każdego innego pracownika, o podniesieniu cen produktu, czy zmianie dostawcy na tańszego. Każda z tych decyzji jest zarządzaniem finansami, bo ma wpływ na majątek i wynik finansowy firmy. Na to co posiada przedsiębiorstwo, jakie aktywa, jakie środki pieniężne, ile jest zadłużone lub ile inni są winni. Swoimi decyzjami wpływasz na to, czy zysk firmy jest większy czy mniejszy. Czy firma jest wypłacalna czy też nie. Przez cały czas istnienia firmy zarządzasz jej finansami.

 

Obalmy kolejny mit, że nie musisz się znać na finansach aby prowadzić własny biznes. Nic bardziej mylnego.

 

Właściciel własnej firmy jest jej dyrektorem finansowym

Stwierdzenie, że „ja nie znam się na finansach i nie jest mi to do niczego podobne” w ustach prowadzącego biznes, to tak jakby kierowca taksówki powiedział, że nie zna przepisów ruchu drogowego i do niczego mu nie są potrzebne.

Przepraszam bardzo ale to są Twoje finanse, Twój majątek, to dlaczego uważasz, że Ty nim nie zarządzasz? Że nie musisz się na nich znać? Okej, nie musisz, twój wybór, tylko z takim podejściem daleko nie zajedziesz. Kto ma podejmować decyzję odnośnie finansów Twojej firmy jak nie Ty? Już wiemy, że księgowa ich nie podejmie. Jeżeli Ty nie weźmiesz odpowiedzialności na Siebie, to zrobi to ktoś inny. Los, rynek, kontrahenci, klienci. To oni będą zarządzać Twoimi finansami. To samo dotyczy prowadzących działalność gospodarczą. Dlaczego uważasz, że Twoje ciężko zarobione pieniądze, Twój majątek nie zasługuje na dyrektora finansowego? Na zadbanie, na pomnażanie, na rozsądne zarządzanie?

Jeżeli właściciel firmy lub jej zarząd nie przywiązuje wagi do zarządzania finansami i uważa, że nie ma wpływu na jej wynik finansowy to lepiej go zmienić. I zarząd i właściciela. Jeżeli to Ty jesteś właścicielem, to też go zmień na takiego, który zacznie w sposób świadomy zarządzać finansami firmy i świadomie wpływać na jej majątek i wynik. Jeszcze raz powtórzę, jeżeli Ty tego nie zrobisz, to Twoimi finansami zarządzać będą klienci, konkurenci, kontrahenci, pracownicy, ślepy los i inni. Na pewno tego chcesz? Oddać im władzę nad Swoimi pieniędzmi?

 

Czy nadal uważasz, że nie masz potrzeby znać się na finansach? A może uważasz, że to całe gadanie o finansach i ta cała księgowość jest tylko dla urzędu skarbowego i Ty Sobie świetnie dasz radę bez tego?

 

Księgowość nie pracuje na rzecz Urzędu Skarbowego.

Oczywiście, że prawo nakłada na nas prowadzenie księgowości w odpowiedni sposób, z jasnymi wytycznymi. Dodatkowo podlegamy opodatkowaniu i naliczanie podatków odbywa się na podstawie rejestrów księgowych. Jednak równie ważną rolą księgowości, czy też całej rachunkowości jest dostarczanie informacji dla celów zarządczych. Jeżeli ograniczysz rolę Swojej księgowej do płacenia na czas podatków, ZUS’ów itp. to znaczy, że nie wiesz co się naprawdę dzieje z finansami w Twojej firmie. Z Twoimi finansami. I tu nie ma znaczenia, czy jesteś małą, średnią firmą, czy też jednoosobową działalnością gospodarczą. Czytając, przeglądając sprawozdania finansowe i analizując ich treść możesz uzyskać bardzo dużo wiedzy na temat własnej firmy. Nawet nie wiesz ile niespodzianek może Cię spotkać, pomimo tego, że przecież wszystko masz we własnej głowie. Piszę o tym, bo sama tak miałam, wydawało mi się, że przecież o wszystkim wiem. I nagle firma znalazła się w duży kłopotach finansowych, bowiem nie kontrolowałam zupełnie płynności finansowej. Byliśmy na etapie radosnej działalności gospodarczej i szliśmy na żywioł. Mieliśmy wysoką sprzedaż, coraz więcej zamówień i nagle, nieoczekiwanie firma znalazła się na granicy upadku. Wydawało mi się, że wszystko mam w głowie, o wszystkim wiem. Zamawialiśmy towar i sprzedawali. Tylko niestety to za mało. Nagle okazało się, że nie jesteśmy wypłacalni, że nie stać nas na sprzedaż za każdą cenę i na każdych warunkach. Trzeba było przestawić zarządzanie do góry nogami. Wcześniej prowadziłam firmę tak aby była jak najwyższa sprzedaż i to na długo wystarczało, potem jednak trzeba było „wyjść” od finansów, czyli tak prowadzić firmę, żeby zarabiała pieniądze, pomnażała majątek i posiadała płynność finansową. Nagle ważne stało się pytanie, którego nigdy dotąd nie zadawaliśmy sobie: czy nas stać na taką sprzedaż? Jakie muszą być spełnione warunki aby móc zrealizować dane zamówienie? Jak kalkulować cenę? Pamiętasz ten wpis o cenie? Zachęcam do lektury, jest tam namiastka tego czym powinno być zarządzanie biznesem i finansami jednocześnie.

 

Skoro księgowość prowadzi ewidencję wszystkich wydarzeń gospodarczych jakie dotyczyły Twojej firmy, to ma szczegółowe dane na temat każdej transakcji, stanu majątku, zasobów i tak dalej i jest najlepszym i najbardziej wiarygodnym źródło informacji dla Ciebie. To w księgowości znajdziesz odpowiedź na pytanie czy dany produkt przynosi firmie zysk czy stratę? Czy na tej transakcji zarobiłeś, czy straciłeś? Czy będziesz mieć środki na zapłacenie pensji w przyszłym miesiącu? Nie opieraj się na własnej głowie, szkoda ją przeciążać, zarządzaj finansami w firmie wykorzystując dane jakie posiada księgowa lub księgowy. Ty tu jesteś szefem, a oni przygotują Ci taki raport, czy takie sprawozdanie jakie tylko w danej chwili potrzebujesz. Opierając zarządzanie firmą na danych z księgowości nie działasz w ciemno, na czuja, czy na podstawie tego co Ci się wydaje. Pracujesz opierając się na rzetelnych danych. W księgach jest wszystko, wystarczy tylko te dane wydostać i zanalizować.

 

Jeżeli masz wrażenie, że Twoja księgowa bardziej dba o zadowolenie Urzędu Skarbowego i ZUS’u niż Ciebie i jest świętsza od nich, to powinieneś wystawić jej pomnik. To oznacza, że prawdopodobnie masz porządek w papierach i jak przyjdzie kontrola skarbowa czy inna, to nie będzie dużych niespodzianek.

 

Cała sztuka w prowadzeniu własnego biznesu polega na tym, żeby zarządzać biznesem, czyli podstawową działalnością firmy i jej finansami jednocześnie. Jedno nie może dziać się bez drugiego.

Jak to zrobić? To jest pytanie na które będziemy szukać odpowiedzi przez parę kolejnych tygodni. Niektóre rzeczy będą się powtarzać z wpisów o budżecie w Początkach, niektóre będą nowe.

 

Zapraszam do lektury kolejnych wpisów na temat finansów.

Kasi@