Finanse – podstawowe pojęcia

calculator3Nie musisz być księgowym aby zostać dyrektorem finansowym we własnym biznesie.

 

Czy pojęcia takie jak aktywa, dyskonto, amortyzacja, rentowność są dla Ciebie jak z innego języka? Jeżeli tak to mieścisz się w zdecydowanej normie początkujących przedsiębiorców. Wydaje nam się, że wystarczy jak mamy dobry pomysł na biznes i wiemy jak go zrobić. Finanse zostawiamy księgowym. Ja też tak miałam. Do czasu. Potem musiałam się nauczyć podstaw aby móc rozwijać firmę. Zdefiniuję i wytłumaczę Ci podstawowe pojęcia z zakresu zarządzania finansami w małej firmie. Rozbroimy takie bomby jak: dźwignia finansowa, marża a narzut, próg rentowności.

 

Zacznę od tego, że wszelkie definicje i zasady trochę komplikuje mi podatek VAT. To przez niego niektóre z nich nie będą jednoznaczne.

 

Obrót – to jest wartość sprzedaży towarów, produktów czy usług uzyskana w danym okresie czasu. Oczywiste, powiesz.

Jeżeli mówimy o tym, że biznes zrobił 100 tysięcy obrotu w 2014 roku, to oznacza, że sprzedaż produktów lub usług związanych z tym biznesem wyniosła 100 tysięcy złotych netto. Tyle zostało zafakturowane lub w inny sposób udokumentowane. Pamiętajmy, że mówimy tutaj o kwotach pomniejszonych o podatek VAT. Jeżeli dana działalność jest zwolniona z podatku VAT wtedy jako obrót uważa się całość sprzedaży wynikająca z wystawionych faktur. Ogólnie rzecz ujmując kwoty przypadające na VAT nie wliczają się do obrotu firmy. Tak na obrót będzie patrzeć Urząd Skarbowy czy księgowa.

 

Dla płatników VAT: Obrót = sprzedaż netto

Dla zwolnionych / niepłacących VAT: obrót = sprzedaż brutto

 

W przypadku rachunków bankowych obrót oznacza ruch na rachunku firmowym, czyli wpływy na rachunek z tytułu sprzedaży, a one są już brutto, bowiem klient płaci nam całość kwoty należnej z faktury wraz z podatkiem VAT.

 

Dla banku: obrót = wpływy na rachunek równe wartości sprzedaży brutto

 

Przychody – często stosuje się zamiennie z obrotem, chociaż nie jest to równoznaczne. Sprzedaż jest podstawowym źródłem przychodów dla firmy. Jednak pojęcie przychodów jest szersze niż obrót wynikający ze sprzedaży towarów, produktów czy usług. Istnieją w firmie przychody nie związane ze sprzedażą. Na przykład dotacje, darowizny, odsetki za środki zgormadzone na lokatach. W zarządzaniu przedsiębiorstwem przychody pozostałe niż ze sprzedaży stanowią niewielki odsetek przychodów ogółem. Podobnie jak w przypadku obrotu jako przychód traktujemy kwoty netto, pomniejszone o podatek VAT w przypadku płatników tego podatku. Jeżeli nie jesteś płatnikiem VAT to Twoim przychodem jest kwota brutto. Z jednym zastrzeżeniem, odsetki i dotacje pieniężne nie są obciążone VAT. Darowizny rzeczowe obciążają VATem darczyńcę.

 

Dla płatników VAT: Przychody = sprzedaż netto + przychody pozostałe netto + przychody finansowe

Dla zwolnionych z VAT: Przychody = sprzedaż brutto + przychody pozostałe + przychody finansowe

 

Faktura lub paragon to podstawowe dokumenty sprzedażowe. Podstawa rozliczeń pomiędzy firmami (faktura) i firmami a konsumentami (paragon). Jeżeli prowadzisz sprzedaż dla klientów indywidualnych (konsumentów, czyli tych, którzy nabywają dane dobro lub usługę na potrzeby własne lub swojej rodziny) prawdopodobnie będziesz wydawał paragony częściej niż faktury. W naszym kraju istnieje obowiązek wydawania paragonów konsumentom, a co za tym idzie ewidencjonowanie sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej. Niektóre typy działalności są zwolnione z tego obowiązku i warto to sprawdzić w obowiązujących przepisach czy to dotyczy Twojej firmy.

 

Cena – wydawałoby się, że prosta sprawa. I owszem o ile nie „wchodzi” nam w paradę podatek VAT. Moja firma jest płatnikiem VAT, dla nas ważna jest cena netto i kiedy coś sprzedajemy i kiedy coś kupujemy. To o niej mówimy w rozmowach i negocjacjach.

Dla konsumenta, nie będącego płatnikiem VAT istotna jest cena brutto, bo to jest dla niego ceną do zapłacenia. Konsument nie odliczy sobie VAT’u.

Naszym klientem są szpitale publiczne, które również nie odliczają VAT’u. W takim przypadku musimy uważać podczas negocjacji z kupującym. Ja mogę mówić, że coś kosztuje 100 złotych, a tak naprawdę dla mojego klienta ta cena wyniesie 123 złote. Jeżeli nie uwzględnimy podatku VAT w negocjacjach w takim przypadku, to klient będzie oczekiwał 100 złotych brutto, czyli ja miałbym sprzedać za 81 złotych zamiast za 100 złotych. Jest to bardzo duża różnica.

W chwili obecnej sama znalazłam się w takiej sytuacji, kiedy z deweloperem negocjowałam zakup dwóch lokali. Jeden z nich ja jako Kołczewska Katarzyna, a drugi ja jako Kołczewska jednoosobowa działalność gospodarcza. Tylko nijak nie weszło mi do głowy, że cena za jeden lokal jest ceną brutto (ten dla Kołczewskiej Katarzyny), a druga jest tylko ceną netto. Jakże byłam zdziwiona, kiedy okazało się, że to co uznałam za cudowną okazję nią nie jest jeżeli należy doliczyć 23% VAT. Oczywiście, że podatek VAT można odliczyć, tym nie mniej na zapłacenie trzeba mieć zanim otrzymam zwrot z Urzędu Skarbowego.

 

Koszty – jak sama nazwa wskazuje to kwota kosztów jaką poniesiono w firmie w danym okresie czasu. Tu mam jedną ważną uwagę. Nie zawsze koszty oznaczają wydatki! Nie każdy koszt jest wydatkiem i nie każdy wydatek w firmie jest kosztem. Przykład? Bardzo proszę: amortyzacja. Kolejny termin do rozszyfrowania. Amortyzacja to obniżenie wartości środka trwałego. Polega to na tym, że dobro, zasób lub majątek o znacznej wartości traci tę wartość z biegiem czasu. Inna jest wartość nowego samochodu a inna dwuletniego. Każdy składnik majątku firmy o znacznej wartości ulega amortyzacji. W praktyce oznacza to, że jeżeli kupujesz maszynę za 10 tysięcy złotych w styczniu, to nie jest to dla Ciebie jednorazowy koszt rachunkowy. Taka maszyna „wchodzi” w składniki majątku trwałego firmy, a koszt księgowy wynika jedynie z tego jaką część maszyny umarzamy, czyli odpisujemy w koszty w danym okresie czasu. Wartość amortyzacji danego środka trwałego jest tak zwanym umorzeniem.

 

Oto przykład: maszyna kosztowała 10 tysięcy złotych i będę ją amortyzować przez kolejne 3 lata. W takim razie koszt miesięczny amortyzacji tej maszyny to 277,7 złotych (10 tysięcy podzielone przez 36 miesięcy). To oznacza, że jej wartość w księgach, w majątku będzie o taką kwotę malała każdego miesiąca i tyle też pojawi się w kosztach miesięcznych. Z podanego przykładu wynika, że w styczniu kupiłam maszynę za 10 tysięcy złotych, poniosłam wydatek 10 tysięcy złotych ale maksymalnie tylko 277,7 złotych znajdzie się w kosztach miesięcznych. Nie każdy koszt jest wydatkiem i nie każdy wydatek jest kosztem.

 

Środek trwały (skoro już o nim mowa)– składnik majątku przedsiębiorstwa o znacznej wartości, który użytkowany będzie dłużej niż 1 rok, jest przedmiotem i jego wykorzystanie jest bezpośrednio powiązane z działalnością przedsiębiorstwa. W świetle obecnie obowiązujących przepisów każdy przedmiot, budynek, grunt i tym podobne o wartości powyżej 3500 złotych należy traktować jako środek trwały i podlegał będzie odpisom amortyzacyjnym a nie jednorazowemu odpisowi w kosztach.

Jeżeli chcesz więcej przeczytać o sposobach amortyzacji środków trwałych, to zapraszam na INFOR.PL.

 

Koszty dzielimy według rodzaju, czyli są koszty związane bezpośrednio z wykonywaną działalnością (koszty operacyjne), takie jak koszty transportu, usług, wynagrodzenia i inne. Operacyjnymi są również koszty zakupu sprzedanych towarów, czy wyprodukowania sprzedanych produktów. Koszty pozostałe, nie związane z działalnością operacyjną, to na przykład ujemne różnice kursowe wywołane wahaniami kursów walut, utrata składnika majątku, uszkodzenie maszyny, którego nie da się naprawić, wypłata odszkodowania i inne tym podobne. Taki podział kosztów narzucają nam zasady rachunkowości, przy czym na potrzeby zarządu możesz Sobie ustanowić Swój własny podział kosztów, taki jaki najbardziej odpowiada specyfice Twojego biznesu, i księgowa będzie Ci dostarczać odpowiednie sprawozdania.

 

Koszty:

  • zakupu sprzedanych towarów,
  • wyprodukowania sprzedanych produktów,
  • koszty operacyjne:
    • amortyzacja,
    • wynagrodzenia,
    • usługi,
    • transport,
    • zużycie materiałów i energii,
    • inne,
  • koszty pozostałe,
  • koszty finansowe

 

Jak wspominałam we wpisach na temat etapów działalności gospodarczej w małych firmach koszty często dzieli się na koszty stałe i zmienne. Koszty stałe to takie, które są niezmienne, nie ulegają wahaniom w zależności od uzyskanego obrotu czy intensywności sprzedaży lub produkcji. Najlepiej to wytłumaczyć na przykładzie. Jeżeli mam firmę produkcyjną, to mam jakąś halę, na której wytwarzam produkty oraz kupuję materiały potrzebne do produkcji. Koszt wynajęcia hali jest stały, bez względu na to ile wyprodukuję w ciągu miesiąca, zawsze czynsz płacę ten sam. Natomiast koszt użytych materiałów do produkcji jest zmienny. Im większa produkcja, tym większy. Nie ma produkcji, nie ma tych kosztów. Koszty zmienne są uzależnione od wysokości sprzedaży lub produkcji i ulegają zmianom w kolejnych okresach czasu.

 

Niezwykle ważnym kosztem są koszty zakupu sprzedanych towarów, czyli wartość za jaką nabyliśmy sprzedane w danym okresie czasu towary oraz koszty wyprodukowania sprzedanych produktów. Te drugie dotyczą firm produkcyjnych. To jakiego typu koszty firma produkcyjna będzie „wkładała” do kosztów wyprodukowania sprzedanych produktów zależy od tego jaki system przyjmie w swojej księgowości. Większość małych firm jako ten koszt traktuje koszty użytych do produkcji materiałów. W innych firmach oprócz materiałów przelicza się każdą roboczogodzinę pracowników, zużycie energii elektrycznej, amortyzację hali, maszyn itp. W drugim przypadku uzyskuje się bardziej rzetelne dane dotyczące opłacalności produkcji pojedynczych produktów. W pierwszym przypadku również można pokusić się o takie przeliczenia, przy czym będą one obarczone dużą ilością błędu i jedynie pośrednie. Na tyle na ile to możliwe proponowałabym gromadzenie jak najdokładniejszych danych dotyczące kosztów wyprodukowania sprzedanych produktów. Umożliwi to lepsze zarządzanie produktem.

 

Zysk jest tym co zarobisz na przychodach po odliczeniu kosztów.

 

Zysk = przychody – koszty.

 

Zysk brutto to ten przed opodatkowaniem, zysk netto otrzymujemy po odjęciu podatku dochodowego.

 

Zysk brutto = przychody – koszty.

Zysk netto= zysk brutto – podatek.

 

Jak widzisz zysk netto jest tym co „zostaje” w firmie.

 

Jeżeli po odjęciu kosztów od przychodów otrzymujemy wartość ujemną (czyli wartość kosztów przewyższa wartość przychodów) to mówimy o stracie. Nie rozróżniamy starty netto ani brutto, bowiem jeżeli firma nie wykazuje zysku to z założenia nie nalicza podatku dochodowego. Jednak jest od tego wyjątek. Pewne koszty mogą nie wejść w podatkowe koszty uzyskania przychodu i wtedy od nich naliczany jest podatek dochodowy. Czyli może zaistnieć sytuacja kiedy firma nie generuje zysku a jednak płaci podatek dochodowy.

 

Z powyższego wynika, że dochód firmy jest tożsamy z jej zyskiem. Często jest on mylony z obrotami ale jest to niewłaściwe. Dochód to zysk. Od tego płacimy podatek dochodowy.

 

Zysk = dochód

 

Rentowność jest podstawowym wskaźnikiem finansowym mówiącym o kondycji przedsiębiorstwa. Mówi o tym jaką częścią obrotu jest zysk w procentach.

 

Rentowność = Zysk netto / przychody ze sprzedaży x 100%

 

Poniżej przykład:

Przychody ze sprzedaży = 100 000,00

Zysk = 1000,00

Rentowność = 1%

 

Przychody ze sprzedaży = 250 000,00

Zysk = 30 000,00

Rentowność = 12%

 

Istnieją rożne rodzaje wskaźników rentowności. Powyżej pokazany jest najprostszym i najczęściej stosowanym. Jeżeli ktoś mówi o rentowności firmy i nie używa żadnego innego określenia to ma na myśli właśnie powyższe wyliczenie.

 

Firmy wykazujące stratę będą miały ujemną rentowność lub powie się o nich, że są nierentowne.

 

Próg rentowności – to poziom sprzedaży równy co do wartości sumie kosztów w danym okresie czasu. W momencie kiedy firma osiąga próg rentowności jej zysk jest równy zero.

 

Mianem produkt określa się potocznie wszystko czym handluje firma, jest to bardzo pojemne określenie. Również na tym blogu stosuję go nagminnie i zamiennie.

W zasadzie, z punktu widzenia rachunkowości produktem jest to co firma fizycznie wyprodukowała.

Towar to to czym firma handluje. Najpierw towar jest kupowany i ten sam, niezmieniony sprzedawany dalej.

Usługa jest również nazywana produktem i słusznie, bowiem ze sprzedażowego czy marketingowe punktu widzenia rządzi się tymi samymi zasadami co produkt i towar. Z księgowego punktu widzenia czym innym jest sprzedaż towarów, czym innym usług a czym innym sprzedaż produktów. Również inaczej będą naliczane i kalkulowane koszty wytworzenia produktów i koszty zakupu sprzedanych towarów. W wielu firmach przychody ze sprzedaży są przychodami ze sprzedaży i produktów, i towarów i usług. W mojej firmie, chociaż jesteśmy firmą czysto handlową zdarza nam się sprzedaż usług (na przykład serwis urządzeń). Firmy produkcyjne czasami sprzedają gotowe towary, które zostały zakupione a nie wyprodukowane.

 

Kolejną definicją błędnie rozumianą jest marża, która często jest mylona z narzutem.

 

Marżę wyliczmy wychodząc z ceny sprzedaży i jest ona różnicą pomiędzy uzyskaną ceną sprzedaży towaru a ceną po jakiej go kupiliśmy wyrażoną procentowo.

Towar A sprzedaliśmy za 100 złotych, kupiliśmy go od dostawcy w cenie 75 złotych. Marża na nim wyniosła 25%.

 

Marża = (cena sprzedaży-cena zakupu)/cena sprzedaży x 100%

 

Marża na produkcie A = (100-75)/100 x 100% = 25%

 

Narzut jest tym co „narzucamy” na cenę po której kupiliśmy dany towar. W przypadku produktu A narzut na nim wyniesie 33,3%

 

Narzut = (cena sprzedaży – cena zakupu)/cena zakupu x 100%

 

Narzut na produkcie A = (100-75)/75 x100% = 33%

 

Jak widać wartości procentowe marży i narzutu są inne, chociaż te same ceny dla obu produktów i ta sama wartość i narzutu i marży w pieniądzu (25 złotych). Narzut zawsze ma wyższą wartość procentową niż marża.

Często ludzie celowo lub nieświadomie mylą marżę z narzutem, zwłaszcza podczas negocjacji cenowych b2b. Należy na to uważać i dopytać co nasz kontrahent uważa jako „marża”.

 

Narzut jest stosowany w firmach produkcyjnych, kiedy mówimy o produkcie w sensie rachunkowym, dla towarów częściej stosowana jest marża.

 

Należności – to jest to co ktoś jest winien nam. Należności w biznesie wynikają z niezapłaconych faktur w kwotach brutto.

Należności:

  • wymagalne, czyli takie, których termin płatności już minął,
  • niewymagalne, czyli nasz klient ma jeszcze czas z zapłatą,
  • krótkoterminowe, czyli takie, które staną się wymagalne w ciągu 12 miesięcy,
  • długoterminowe, czyli takie, które są dłuższe niż 12 miesięcy.

 

Jak łatwo się domyślać, mój kredyt, który będę spłacać do 2032 roku w dużym stopniu jest dla banku należnością długoterminową, bowiem w ciągu najbliższych 12 miesięcy spłacę jedynie niewielką część kapitału i należne za ten czas odsetki.

 

Zobowiązania – to jest to co my jesteśmy winni innym z tytułu dostaw, wykonanych dla nas usług i tym podobnych. Zobowiązaniem rachunkowym jest wartość niezapłaconych faktur brutto (z uwzględnieniem podatku VAT). Podatki, składki do ZUS, cła są również zobowiązaniem. Podobnie jak należności możemy mieć zobowiązania krótkoterminowe i długoterminowe.

 

Wierzyciel – to ten któremu dłużnik jest coś winien. Czeka na spłatę.

Dłużnik – to ten, który powinien oddać kasę.

 

 

Aktywa firmy – jest to jej majątek rzeczywisty.

Aktywa:

  • materialne – maszyny, budynki, grunty, zapasy (towary, surowce, wyprodukowane produkty), gotówka na koncie, należności,
  • niematerialne i prawne, takie jak prawa autorskie, patenty, prawo użytkowania wieczystego gruntu i wiele innych.

 

Pasywa – są to kapitały pozostające w dyspozycji firmy. Pasywa mówią nam o tym jak firma sfinansowała swoje aktywa, czyli skąd brała na nie kasę.

Pasywa:

  • kapitały własne firmy,
  • kapitały rezerwowe,
  • fundusze zapasowe,
  • zobowiązania,
  • pożyczki, kredyty (te ostatnie stanowią kapitały obce w firmie).

 

Kapitały własne firmy to wkład jej wspólników oraz wypracowane i kumulowane zyski w celach inwestycyjnych.

 

Leasing – o leasingu mówimy wtedy kiedy właściciel pewnego dobra (samochodu, maszyny, budynku) przekazuje innej firmie pełne prawo do użytkowania za co otrzymuje ratalne opłaty, przy czym suma tych opłat nie może być niższa niż cena po jakiej dobro zostało nabyte.

 

Faktoring – ma miejsce wtedy kiedy dana firma zbywa prawa do nienależnych jeszcze należności innej firmie lub instytucji finansowej. Firma faktoringowa ściąga należność wynikającą z wystawionych faktur od nabywcy w imieniu sprzedającego. Urok faktoringu głównie polega na tym, że firma korzystająca z usług faktora (ściągającego należność) otrzymuje swoje pieniądze wcześniej i może finansować swoją działalność.

 

Forfaiting – jest to finasowanie rozliczeń długoterminowych w handlu międzynarodowym polegające na akredytywach lub wekslach gwarantowanych przez bank i skupywanych przez bank o wartości pomniejszonej o stopę dyskontową i realizowane od razu. Jeżeli jesteś importerem lub eksporterem to może spotkałeś się z takim sposobem rozliczeń, zwłaszcza w przypadku handlu z krajami spoza unii i krajami tak zwanego wysokiego ryzyka.

 

Dyskonto – to zmiana wartości. Na przykład w przypadku faktoringu faktorant, czyli firma sprzedażowa odsprzedaje swoje należności i otrzymuje swoje pieniądze ale w kwocie pomniejszonej, zdyskontowanej o opłatę za usługę faktoringu. Dyskontem również jest zwiększenie wartości zobowiązania przeterminowanego o wartość odsetek ustawowych lub umownych. I tak dalej, przykłady można by mnożyć.

 

Dźwignia finansowa – mówimy o dźwigni finansowej kiedy firma uzyskuje zwiększenie zysku, czyli poprawę rentowności, na skutek finansowania z obcych źródeł. Kiedy dostajemy dofinansowanie z zewnątrz i w związku z tym generujemy wyższy zysk, to zadziałała u nas dźwignia finansowa.

 

Płynność finansowa – to zdolność przedsiębiorstwa do terminowego płacenia zobowiązań. O braku płynności mówimy kiedy firma nie jest w stanie płacić swoich zobowiązań w terminie.

Moim zdaniem jednorazowa utrata płynności finansowej firmy utrzymująca się przez parę tygodni nie jest jeszcze zagrożeniem jej istnienia. Jednak utrzymująca się długo (ponad trzy miesiące) utrata płynności finansowej może być poważnym zagrożeniem dla jej istnienia. Jak sobie radzić w takiej sytuacji, kiedy tracimy płynność finansową? Jak z tego wyjść? O tym napiszę w jednym z kolejnych wpisów.

 

Systemy ERP (enterprise resourse planning)– systemy informatyczne wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Jest to zintegrowany system zawierający moduły takie jak: księgowość, magazynowanie, zarządzanie zapasami, sprzedażą, kontroling, logistyka, kadry i płace, zarządzanie zasobami ludzkimi, bazy danych klientów, produkcja, budżetowanie i wiele, wiele innych.

Cudowne w tych systemach jest to, że można je dopasowywać w sposób idealny i ciągły do własnej firmy i własnych potrzeb. Radziłabym jak najszybciej zapoznać się z ideą systemów ERP i wdrożyć je we własnej firmie. Nawet zacząć od małego, skromnego systemu, ale takiego, który można z czasem rozbudowywać stosownie do rosnących potrzeb firmy. Nie wyobrażam sobie w obecnych czasach prowadzenia firmy i jej codziennego funkcjonowania bez systemu ERP.

 

Analizy BI (business intelligence) to raporty i analizy potrzebne do celów zarządczych uzyskiwane na bazie informacji wprowadzonych do systemów ERP. Możliwości obecnie dostępnych na rynku oprogramowani są tak duże, że analizy BI możesz mieć nawet na swojej komórce w wersji mobilnej, lub generowane automatycznie w równych okresach czasu.

Co tydzień, w sobotę rano dostaję mejlem raporty dotyczące sprzedaży, nasi handlowcy otrzymują parę razy w tygodniu raporty dotyczące ich klientów, ilości zamówień, stanu realizacji zamówień, stanu realizacji kontraktów itp. Menadżerowie otrzymują jeszcze inne raporty, a dyrektor finansowy inne. Pozy tymi „ustawionymi” na stałe analizami generowanymi z systemu automatycznie zawsze można „ręcznie” uzyskać taki raport jaki tylko się człowiekowi zamarzy. Powtórzę się: nie wyobrażam sobie zarządzania firmą bez tych analiz i bez dobrze funkcjonującego systemu ERP.

 

To by było na tyle jeżeli chodzi o podstawowe pojęcia z zakresu finansów firmy.

Kolejnym razem zajmę się sprawozdaniami finansowymi. Wytłumaczę czym są i jak je czytać, jakie informacje dla nas są w nich ważne i jak je rozumieć. Będzie dużo przykładów i wszystko w bardzo przystępnej formie. Pokażę na jakich raportach sprzedaży pracować, jak analizować rentowność a przede wszystkim „sprzedam” mój sposób na kontrolowanie płynności finansowej.

 

Zapraszam, będzie ciekawie.

Kasi@