Budżetowanie w małej firmie – koszty

W poprzednim wpisie o budżetowaniu pisałam, że planowanie finansów, przychodów i kosztów, ustalanie przyszłorocznego budżetu, robienie założeń i forecastów dotyczących sprzedaży, inwestycji, kosztów to jedno z podstawowych obowiązków menadżera.

 

I każdy menadżer pracujący dla dużej firmy to wie. Zasada ta dotyczy również prywatnych przedsiębiorców. Przy czym w odróżnieniu od dużych firm nikt za nas tego nie zrobi. Jak mówi stare przysłowie,: „Jak sobie pościelesz, tak się wyśpisz”. Jaki zrobisz Sobie przedsiębiorco budżet, tak będzie Ci się wiodło w przyszłym roku.

Nie zrobisz budżetu? Pewnie firma się od tego nie zawali. Jednak zapłacisz cenę za chaos, za stracony czas, za marnowanie energii na niewłaściwe działania. Czy nie lepiej usiąść pod koniec roku i poświęcić ten dzień na planowanie? Moim zdaniem zdecydowanie lepiej.

 

W poprzednim wpisie o budżetowaniu zaproponowałam jak można zaplanować sprzedaż i związane z nią koszty wytworzenia/zakupu sprzedanych produktów/towarów. Teraz czas na stronę kosztową budżetu

 

Planując koszty należy:

  • opierać się na dotychczasowej historii firmy i zgromadzonych danych,
  • pamiętać o inwestycjach,
  • dokładnie znać strukturę kosztów firmy,
  • uwzględniać koszty stałe i koszty zmienne,
  • uwzględniać działania promocyjne, reklamowe, sprzedażowe,
  • uwzględniać wszelkie nowe koszty, takie jak nowi pracownicy, nowe maszyny, samochody, itp…
  • uwzględniać sezonowość produkcji, dostaw itp.

 

Koszty można budżetować zasadniczo na dwa sposoby. Oba są równie dobre, chociaż mają swoje plusy i minusy:

  1. podział kosztów na stałe i zmienne
  2. podział kosztów według rodzaju.

 

Ad1)

Podział kosztów na stałe i zmienne daje nam jako zarządzającym przedsiębiorstwem dokładną informację jaka część kosztów jest kwotą stałą, do wydania co miesiąc, bez względu na wysokość sprzedaży, czy produkcji. Koszty stałe musimy ponieść i już. Niektórzy lubią tak dzielić koszty, bo wtedy łatwo im wyliczyć jaką muszą mieć wartość przychodów w miesiącu aby mieć na pokrycie kosztów stałych. Pozostałe koszty, tak zwane zmienne można łatwo zmniejszyć lub wręcz ograniczyć do zera bez konieczności „zamykania” firmy. Jak łatwo się domyśleć takie podejście jest dość ryzykowne. Nie uwzględnia zupełnie inwestycji w firmę ani jej rozwoju. Nie uwzględnia konieczności poniesienia pewnych kosztów związanych ze sprzedażą, która odbędzie się w innym okresie czasu. Ograniczenie swojego patrzenia na koszty do kosztów stałych może powodować nieświadome „duszenie” sprzedaży w przyszłości.

Typowymi kosztami stałymi są: czynsz za biuro lub halę, wynagrodzenia pracowników, leasingi maszyn lub samochodów. Co miesiąc są to podobne kwoty. Chociaż zdarzają się koszty stałe, które nie są ponoszone co miesiąc lecz raz w roku, raz na kwartał i tym podobne. Takimi kosztami mogą być na przykład ubezpieczenia budynków, czy firmy od odpowiedzialności cywilnej.

Typowymi kosztami zmiennymi są: prowizje od sprzedaży, koszt transportu do klienta, koszt materiałów, podwykonawcy (o ile nie zostali uwzględnieni w kosztach wytworzenia produktów).

Kosztami, które często są uznawane za zmienne a tak naprawdę trudno jest je zakwalifikować do jednej z tych dwóch kategorii to reklama, promocja, marketing, podnoszenie kwalifikacji pracowników. Trudno sobie bez nich wyobrazić przyszłą sprzedaż, a są pierwszymi jakie się „tnie” w firmie, bo one nie są „stałe”.

 

W kosztach stałych ani w kosztach zmiennych nie uwzględniamy kosztów, które zostały zawarte w kosztach wytworzenia/zakupu sprzedanych produktów/towarów. Czyli jeżeli w tamtych kosztach zostały zawarte obce usługi w postaci podwykonawcy, to ta kwota nie znajdzie się tutaj w kosztach zmiennych. Jeżeli wcześniej uwzględniliśmy wartość amortyzacji maszyny wykorzystywanej do produkcji, to ta sama amortyzacja nie znajdzie się w kosztach stałych.

 

W przypadku przykładowego budżetu, dla którego zrobiliśmy już plan sprzedaży koszty (plik excel do pobrania) w podziale na koszty zmienne i koszty stałe będą wyglądały następująco:

 

Q1 Q2 Q3 Q4
Koszty stałe
czynsz 1500 1500 1500 1500
wynagrodzenia 50000 51000 50000 51000
wyposażenie biura 400 400 400 400
leasingi 2400 2400 2400 2400
IT 250 250 250 250
ubezpieczenia 300
inne 600 800
razem 54850 56150 54550 56350 221900
Koszty zmienne
marketing 2500 1500 2500 1000
usługi obce 3000 2000
sprzedaż 25000 18000 18000 15000
transport 4500 3800 2300 5100
podróże służbowe 2800 1800 1800 1800
inne 800 500 800 900
razem 35600 28600 27400 23800 115400
90450 84750 81950 80150 337300

 

Osobiście jestem zwolenniczką drugiej metody, jako dającej więcej informacji na temat struktury kosztów.

 

 

Ad.2)

Koszty według rodzaju przedstawiamy w budżecie poukładane w grupy kosztów. Można je dzielić zgodnie z rachunkiem zysków i strat lub zastosować własny podział. Ważne jest to aby żadna grupa kosztów nie umknęła oraz, żeby najważniejsze w firmie grupy kosztów były wyodrębnione. Znacznie ułatwi to analizę kosztów i ewentualne wprowadzanie zmian lub aktualizacji do budżetu.

Tą część budżetu dobrze jest robić wraz z księgową.

 

Najczęściej największą grupą kosztów w firmach są wynagrodzenia. Planując koszty związane z wynagrodzeniami należy uwzględniać:

  • pełną kwotę wynagrodzeń (wraz z dodatkami i świadczeniami),
  • planowane podwyżki dla pracowników,
  • premie,
  • „prezenty” w postaci dodatków świątecznych, upominków, talonów itp.,
  • odejścia pracowników, redukcję etatów,
  • umowy zlecenia, umowy o dzieło itp. (również w pełnej wysokości kosztów jakie poniesie w związku z tym firma),
  • nowych pracowników:
    • ich wynagrodzenia,
    • koszty zatrudnienia nowego pracownika (mogą stanowić odrębną pozycję) takie jak: szkolenia bhp i inne, badania lekarskie, zakup komputera, biurka, samochodu itp.,
  • inne

 

Po wynagrodzeniach kolejną grupą kosztów są usługi obce, a w ich obrębie:

  • podwykonawcy,
  • usługi doradcze, prawne, specjalistyczne,
  • pracownicy zatrudnieni na tzw.: działalnościach,
  • agenci i pośrednicy,
  • księgowość
  • transport, poczta, kurierzy
  • usługi outsourcingu (HR, logistyka, IT),
  • szkolenia,
  • inne

 

Sporą grupą kosztów w firmach są koszty marketingu. Mogą one zawierać się w kosztach usług obcych lub stanowić oddzielną grupę:

  • reklama,
  • promocja,
  • materiały marketingowe (ulotki, foldery, banery),
  • wystawy, ekspozycje,
  • próbki, dema, testery itp.,
  • inne

 

Koszty sprzedaży pojawiają się w każdej firmie, takie jak:

  • wynagrodzenia dla handlowców (o ile nie znalazły się w punkcie Wynagrodzenia),
  • prowizje od sprzedaży,
  • agenci,
  • podróże służbowe, w tym paliwo, noclegi, diety, ryczałty i inne,
  • pokazy, prezentacje dla klientów,
  • koszty samochodów służbowych (leasing, serwis, ubezpieczenia, amortyzacja itp.),
  • wynajem powierzchni handlowych,
  • wyposażenie sklepu, stoiska, itp.,
  • transport do klienta,
  • inne

 

Skoro wyróżniamy koszty sprzedaży, to z drugiej strony warto uwzględnić koszty tzw.: administracji:

  • wynajem i koszty biura (wyposażenie, zaopatrzenie),
  • obsługa prawna (o ile nie znalazła się w usługach obcych),
  • księgowość (o ile nie znalazła się w usługach obcych, czy w wynagrodzeniach),
  • koszty zarządu (samochody członków zarządu, kolacje służbowe o ile takie są potrzebne, konsulting, doradztwo, podróże służbowe, szkolenia),
  • telefony i koszty IT (o ile nie zasługują na oddzielną grupę kosztów),
  • poczta i kurierzy,
  • inne

 

Koszty IT mogą stanowić istotny aspekt w firmach wymagających specjalnych oprogramowani, dużych serwerów, ciągłej obsługi IT itp.:

  • komputery,
  • inny sprzęt IT (hardware),
  • oprogramowania (software),
  • licencje,
  • utrzymanie strony www,
  • serwery,
  • serwis,
  • inne

 

Cudowną i niezbędną pozycją budżetu jest pozycja Inne. Jeżeli nie wiesz gdzie przypisać dany koszt, to wrzuć go w Inne.

 

Jaki podział, jakie grupy kosztów rodzajowych wyróżnisz u Siebie w firmie jest to Twój wybór. To wszystko zależy od specyfiki firmy, branży, Twoich upodobań i schematu jaki przyjęła księgowa. Ważne jest tylko, żeby pilnować, aby jeden koszt nie znalazł się w dwóch miejscach (na przykład i w Wynagrodzeniach i w kosztach Administracji) oraz, żeby o wszystkich kosztach pamiętać. Najtrudniej jest robić budżet pierwszy raz. Potem, przy kolejnych budżetach będzie łatwiej, bo będzie już pewna historia a ewentualne zmiany będą tylko miały na celu usprawnienie budżetu i ulepszenie.

 

W naszym przykładzie koszty według rodzaju wyglądają następująco:

 

Q1 Q2 Q3 Q4
Wynagrodzenia
zarząd 30000 30000 30000 30000
pracownicy 15000 15000 15000 15000
umowy zlecenia 5000 5000 5000 5000
premie 1000 1000
razem 50000 51000 50000 51000
Sprzedaż
prowizje 11245 11245 13000 13412,5
stoisko opłaty 5000 5000
podróże 2800 1800 1800 1800
samochody 2400 3400 2400 3400
transport 4500 3800 2300 5100
inne 3555 1555 800 387,5
razem 29500 21800 25300 24100
Marketing
materiały mark. 500 500
reklama 2000 2000
demo 1000 1000
inne 500
razem 2500 1500 2500 1000
Administracja
czynsz 1500 1500 1500 1500
wyposażenie biura 400 400 400 400
IT 250 250 250 250
ubezpieczenia 300
usługi obce 3000 2000
inne 600 800
razem 2450 5750 4150 2950
Inne 6000 4700 1100
90450 84750 81950 80150 337300

 

Jak widać z obu tabel całościowe koszty rodzajowe lub stałe i zmienne firmy w ciągu roku powinny zamknąć się w kwocie 337300 złotych.

 

I jeszcze jedna przestroga dla małych przedsiębiorców: planując budżet i koszty nigdy nie zapominaj o Swoim wynagrodzeniu. Nie traktuj Siebie jak ostatniego, który ma dostać pieniądze za swoją pracę, żadnego „wezmę z zysku jak uda się zarobić”. Zdecydowanie zniechęcam do takiej postawy. Masz tak planować zysk w firmie, aby było również na Twoją pensję. Pracujesz w tej firmie kilka a nawet kilkanaście godzin dziennie. Musisz zarabiać. Inaczej wpadniesz w długi, w problemy w domu, we frustrację. Twoje wynagrodzenie powinno znaleźć się w budżecie.

 

Podział kosztów tak jak to pokazałam wyżej jest jedynie propozycją. Każda firma jest inna i struktura kosztów też jest inna.

 

W załaczonym pliku w kolejnych zakładkach znajdziesz najpierw plany sprzedaży zgodnie z poprzednim wpisem o budżetowaniu, a potem plany kosztów w kolejnych kwartałach.

 

Poza podstawowymi, zasadniczymi przychodami i kosztami w firmie wynikającymi z jej podstawowej działalności, są jeszcze przychody i koszty, tak zwane, pozostałe operacyjne i finansowe. Czyli takie, które nie są bezpośrednio związane z podstawową działalnością firmy. Więcej o nich znajdziesz we wpisie o sprawozdaniach finansowych.

Część z nich trudno jest przewidzieć, czy zaplanować. Zawierają się w nich przychody ze sprzedaży środka trwałego lub na przykład odsetki ze zgromadzonych środków na lokatach bankowych i te jest łatwo przewidzieć o ile wiemy, że mamy lub mieć będziemy takie inwestycje. Podobnie z kosztami kredytu bankowego, można je zabudżetować. Księgowa powinno z tym pomóc i określić czy wysokość przychodów i kosztów pozaoperacyjnych będzie na tyle wysoka aby wpływać w znaczącym stopniu na wynik finansowy w kolejnym roku. Jeżeli tak, to zachęcam aby je uwzględniać w budżecie.

 

Mamy już zaplanowaną sprzedaż, mamy koszty. Większa część roboty już zrobiona.

Teraz nie pozostaje nic innego jak nałożyć na siebie przychody i koszty i policzyć jaka wychodzi zyskowność. Ile firma powinna zarobić w kolejnym roku.

Kiedy mamy przygotowane plany sprzedaży i również budżet kosztowy, to zrobienie końcowej tabelki, czy to w wersji z kosztami stałymi i zmiennymi, czy też kosztów rodzajowych, jest prosty.

 

Oto jak wyglądają „nałożone” na siebie przychody i koszty podzielone na stałe i zmienne (wersja I budżetu):

Q1 Q2 Q3 Q4 razem
Przychody ze sprzedaży 224900 224900 260000 268250 978050
Koszt wytworzenia/zakupu 134600 134600 161000 165500 595700
Marża/narzut PLN 90300 90300 99000 102750 382350
Koszty stałe 54850 56150 54550 56350 221900
Koszty zmienne 35600 28600 27400 23800 115400
Przychody pozostałe 1100 0 2000 100 3200
Koszty pozostałe 750 0 250 1000
Zysk 950 4800 19050 22450 47250
Rentowność 0,42% 2,13% 7,33% 8,37% 4,83%

 

 

Wersja II zawiera zebrane w jedną pozycję koszty rodzajowe:

 

Q1 Q2 Q3 Q4 razem
Przychody ze sprzedaży 224900 224900 260000 268250 978050
Koszt wytworzenia/zakupu 134600 134600 161000 165500 595700
Marża/narzut PLN 90300 90300 99000 102750 382350
Koszty rodzajowe 90450 84750 81950 80150 337300
Przychody pozostałe 1100 0 2000 100 3200
Koszty pozostałe 750 0 250 1000
Zysk 950 4800 19050 22450 47250
Rentowność 0,42% 2,13% 7,33% 8,37% 4,83%

 

W naszym przykładzie wyszło nam, że firma będzie w kolejnym roku rentowna, przy czym rentowność i zysk będą rosły z kwartału na kwartał wraz ze wzrostem sprzedaży.

 

A co zrobić jeżeli okazuje się, że nam brakuje do zysku? Budżet kończy się na stracie? Na minusie? Co wtedy?

 

Zaproponowane przeze mnie tabele mają ten plus, że można dowolnie „szafować” danymi. Można weryfikować każdą pozycję. „Szukać” większej sprzedaży, lub większej marży. Można przyjrzeć się, które koszty możemy „obciąć” bez wpływu na wynik sprzedaży. Możemy również obliczyć jaką musimy mieć wysokość sprzedaży aby wynik się nam dopiął kwota dodatnią. Wystarczy podstawić inne liczby do tabel i szybko otrzymujemy informację. Oczywiście, że w takim budżecie możemy wszystko wpisać, zmienić, podstawić. Ważne jest aby potem to zweryfikować z rzeczywistością. Czy możliwe jest zaplanowane przez nas obniżenie kosztów? Czy jesteśmy w stanie sprzedać taką ilość produktów? Czy utrzymamy zabudżetowane ceny? Wszystkie te pytania trzeba sobie zadać.

Więcej o tym jak zwiększać zysk w firmie znajdziesz we wpisie o 12 zasadach zarządzania finansami.

 

Ostatni kwartał roku to bardzo dobry moment aby zrobić budżet na kolejny rok kalendarzowy. Mamy już dużo informacji na ten temat jak wygląda obecny rok, są już konkretne plany na rok następny.

Nadmienię, że są na rynku gotowe narzędzia do budżetowania, jest oprogramowanie współpracujące z systemami ERP, często łączące w sobie elementy controllingu i budżetowania. Są różne metody i techniki. Zaproponowana przeze mnie jest dość prostą metodą, za to skuteczną. U mnie sprawdza się od lat, jednak Ty możesz Sobie wypracować własną. W zasadzie nie ma znaczenia jakie narzędzie, jaki program czy jaką technikę zastosujesz. Ważne jest to, że przepracujesz budżet, zastanowisz się nad finansami w własnej firmie, przyjrzysz się źródłom przychodów i kosztów, zrozumiesz mechanizmy wpływające na wynik finansowy własnej firmy. To jest w tym wszystkim najważniejsze.

 

 

Życzę dobrej zabawy przy tworzeniu budżetu na 2016 rok,

Kasia